آغاز کانبان – بخش اول: کانبان چیست؟

۱) مقدمه

کانبان روش ناب شناخته شده‌ای برای تعریف، مدیریت و بهبود خدماتی است که توسط دانش‌کاران ارایه می‌شود. کانبان به تصویرسازی کارها، حداکثر کردن اثربخشی و بهبود مستمر کمک می‌کند. کار بر روی تابلوی کانبان ارایه می‌شود و به شما امکان تحویل بهینه کار در چندین تیم را می‌دهد و این امکان را فراهم می‌کند که پیچیده‌ترین پروژه‌ها را نیز در یک محیط واحد انجام دهید.

با وجود آن‌که منشا کانبان تولید است، بعدها به قلمرو مورد ادعای تیم‌های چابک نرم‌افزار تبدیل شد و در حال حاضر نیز به کارگیری آن در واحدهای کسب و کاری صنایع مختلف توسعه یافت.

با شنیدن بیشتر در مورد کانبان، پرسش‌های متنوعی، از جمله موارد زیر مطرح می‌شود:

• کانبان دقیقا چیست؟
• اصول و روش‌های کانبان کدام‌اند؟
• منافع به‌کارگیری کانبان کدام‌اند؟

۲) تعریف و معرفی اجمالی کانبان

۱-۲) تعریف کانبان

واژه ژاپنی کانبان به معنای تابلوی تصویری یا علامت، از دهه ۱۹۵۰ میلادی برای تعریف فرآیند به کار گرفته شده است. این روش ابتدا در تویوتا به عنوان یک ابزار برنامه ریزی برای تولید JIT (Just-In-Time) به کار گرفته شده است. از سوی دیگر، اصطلاح کانبان (با حروف بزرگ شناخته می‌شود)، با پیدایش روش کانبان که در سال ۲۰۰۷ تعریف شد، توسعه پیدا کرد.

۲-۲) پیدایش کانبان

کانبان در ابتدا به عنوان یک سیستم برنامه‌ریزی برای تولید ناب که از دل سیستم تولید تویوتا (TPS) متولد شده بود، پدید آمد. در اواخر دهه ۱۹۴۰ میلادی، تویوتا تولید JIT را مطرح کرد که مبتنی بر سیستم کششی بود. این رویکرد بدین معنا بود که تولید براساس نیاز مشتری انجام می‌شود و نه رویکردهای متعارف و استانداردی که محصول تولید شده را به بازار عرضه (تزریق) می‌کند.

سیستم منحصر به فرد تویوتا پایه و اساس «تولید ناب» یا به طور خلاصه «ناب» را پایه‌ریزی کرد. محور اصلی «ناب»، کمینه کردن ضایعات بدون خدشه به تولید بود و هدف نهایی آن نیز خلق ارزش برای مشتری بدون افزایش در هزینه‌ها است.

۳-۲) روش کانبان

در اوایل قرن ۲۱ام میلادی، بازیگران کلیدی صنعت نرم‌افزار به سرعت دریافتند که کانبان می‌تواند نحوه تحویل کالا و خدمات تولیدی (و در نهایت ارزش) را در مسیر و جهتی مثبت تغییر و بهبود دهد.

با افزایش تمرکز بر کارایی و پیشرفت در بهره‌برداری از فناوری‌های محاسباتی، کانبان قلمرو خود را از صنعت اتومبیل ترک و به طور موفق در سایر بخش‌های پیچیده تجاری از جمله فناوری اطلاعات، توسعه نرم‌افزار، تحقیق و توسعه و مانند آنها به کار گرفته بود.

در واقع آنچه که امروز به عنوان روش کانبان می‌شناسیم، در ابتدای سال ۲۰۰۷ متولد شد، که نتیجه سال‌ها آزمون، تلاش و تجربه مشترک چهره‌های برجسته جوامع ناب و چابک از جمله دیوید اندرسون و سایرین بود.

شما می‌توانید سیستم کانبان را با راه‌اندازی سر راست‌ترین تابلوی ممکن برای کانبان، متشکل از سه ستون «درخواست شده»، «در جریان» و «انجام شده»، آغاز کنید. در صورتی که سیستم کانبان، به درستی ایجاد و مدیریت شود و در عین حال به درستی به کار گرفته شود، به عنوان یک مخزن اطلاعات در لحظه و به هنگام عمل می‌کند که تنگناهای درون سیستم  و هر مورد دیگری را که ممکن است عملکرد روان را مختل کند، برجسته و مشهود می‌کند.

۳) شش اصل محوری کانبان

کانبان بر شش پایه مدیریت تغییر و تحویل خدمات پایه‌گذاری شده‌است.

(۱) آغاز با آنچه در حال حاضر انجام می‌شود. کانبان به بهبود مستمر مربوط می‌شود، اما با درک و شناخت فرآیندها، گردش‌ کارها و جریان فعلی فعالیت‌ها آغاز می‌شود.

(۲) پیگیری و دنبال کردن تغییرات تدریجی و افزایشی. کانبان به جای تلاش برای تغییرات در مقیاس بزرگ و یکباره، از تغییرات کوچک، تدریجی و افزایشی حمایت می‌کند که در طول زمان و بر روی یکدیگر بنیان گذاشته شده‌اند (در برخی منابع هیچ محدودیتی برای تغییرات بزرگ پیش‌بینی نشده‌است).

(۳) تشویق ایفای نقش رهبری در تمام سطوح. کانبان تنها به مدیران و راهبران تیم‌ها تعلق ندارد و متعلق به تمامی کسانی است که در کار مشارکت دارند. هر کس می‌تواند در هر سطح تاثیرگذاری خود، رهبری را بر عهده گرفته و براساس تجارب، شواهد و مشاهده‌های خود، بهبودهایی را پیشنهاد کند.

(۴) تمرکز بر نیازها و خواسته‌های مشتریان. کانبان با درک نیازها و انتظارهای مشتریان، کیفیت خدمات ارایه شده و ارزش تحویلی به ایشان را ارتقا می‌دهد.

(۵) مدیریت کار و نه افراد. کانبان به نقش‌ها و مسوولیت‌های فعلی اعضای تیم احترام گذاشته و افراد را در بهره‌گیری از خود مدیریتی با محوریت کار توانمند می‌کند.

(۶) مرور و بررسی منظم و مستمر شبکه خدمات. کانبان همکاری را تشویق و اعضای تیم‌ها را در قالب بررسی مرتب و منظم، به اشتراک مشاهده‌ها، ایده‌ها و بازخوردها برای بهبود در تمام شبکه خدمات ترغیب می‌کند.

۴) شیوه‌ها و گام‌های کانبان

برای به‌کارگیری کانبان، این روش بر ۶ گام ضروری تکیه دارد:

(۱) تصویرسازی جریان کار – خلق ارایه تصویری از جریان کارها به شناخت تنگناها، نمایش جریان کارها و شفاف شدن آنها کمک می‌کند.

(۲) محدود کردن کار در جریان – محدود کردن کار در جریان به جلوگیری از «چند وظیفگی» و بهبود تمرکز بر تکمیل یک کار در هر مقطع زمانی و در نهایت بهبود کارایی و کاهش زمان انتظار کمک می‌کند.

(۳) مدیریت جریان کار – هدف کانبان کمک به بهینه‌سازی جریان است که با پایش شاخص‌ها و معیارهای جریان، شناسایی و برطرف کردن تنگناها و بهبود مستمر جریان کار به دست می‌آید.

(۴) شفاف کردن سیاست‌های حاکم بر فرآیندها – تعریف و اطلاع‌رسانی شفاف سیاست‌های حاکم بر فرآیندها به اطمینان از درک روشن و شفاف همگان نسبت به چگونگی انجام کارها کمک می‌کند که نتیجه قطعی آن نیز کاهش اشتباه در برداشت‌ها و افزایش ثبات و پایداری خواهد بود.

(۵) ایجاد حلقه‌های بازخورد – کانبان بر اهمیت دریافت بازخورد از مشتریان، ذی‌نفعان و اعضای تیم‌ها برای شناسایی زمینه‌های بهبود تاکید دارد.

(۶) بهبود همکاری – کانبان فرآیندی برای بهبود مستمر است که همکاری و آزمون برای شناسایی و حل مسایل بهبود مستمر و تکامل فرآیندها برای دستیابی بهتر مشتریان به نیازهایشان را تشویق می‌کند.

۵) شش مزیت اصلی کانبان

براساس اولین شماره گزارش State-of-Kanban، دلایل اصلی به کارگیری کانبان «نیاز به شفافیت بیشتر کارها» و «بهبود مستمر» است. در ادامه برخی xf

(۱) افزایش شفافیت کارها – ایده اصلی کانبان تصویر کردن تمامی اجزای کار است، که منجر می‌شود تابلوی کانبان به قطب و هاب مرکزی اطلاعات تبدیل شود و همگان تصویری واحد و یکسان داشته باشند. تمام فعالیت‌ها مشهود و در معرض دید هستند و هیچ کدام گم نخواهد شد، که نتیجه قطعی آن نیز شفافیت در تمام فرآیند کاری است و هر یک از اعضای تیم می‌توانند به سرعت در مورد وضعیت پروژه و فعالیت‌های آن به روز شوند.

(۲) بهبود سرعت تحویل – کانبان گزینه‌ها و راه‌های متفاوتی را پیش روی مدیران پروژه قرار می‌دهد تا ضمن پایش از نزدیک، آگاهانه‌تر توزیع کارها را تجزیه و تحلیل کنند. با یک دید واضح نسبت به کارهای خاتمه یافته در یک دوره زمانی، مراحلی که زمانی طولانی به آنها اختصاص یافته و تنگناها به راحتی قابل شناسایی خواهند بود، که نتیجه نهایی آن توانایی تیم‌ها در مقابله با چالش‌ها برای بهبود جریان کار و در نهایت بهبود نرخ و سرعت تحویل خواهد بود.

(۳) همراستایی اهداف کسب و کاری و کارهای اجرایی – با ارتقا شفافیت، تشویق بازخورد و جلسه‌های منظم مرور (بازبینی)، کانبان همراستایی میان اهداف راهبردی سازمان و کارهای روزمره تیم‌ها را ممکن می‌‌کند. این همراستایی چابکی سازمان را در پی دارد و به تیم‌ها اجازه می‌دهد با تغییر اولویت‌ها و سازماندهی مجدد، با تغییرات در بازار یا نیازهای مشتریان سازگار شود.

(۴) بهبود پیش‌بینی‌پذیری – با ایجاد تابلوی کانبان و گردآوری کارها بر روی آن، می‌توانید فرآیندها و معیارها و شاخص‌های مرتبط را با عمق بیشتری درک کنید. تحلیل زمان صرف شده بر روی جریان کار (زمان چرخه)، به شما این امکان را می‌دهد تا پیش‌بینی کنید توان تحویل چه مقدار کار در آینده را خواهید داشت. درک نرخ تحویل پایدار (توان عملیاتی)، پیش‌بینی‌های شما را دقیق‌تر کرده و منجر به تصمیم‌گیری براساس داده‌های تاریخی می‌شود.

(۵) بهبود توان مدیریت مقیاس و وابستگی‌ها – بن‌مایه روش کانبان در تصویرسازی، در هنگام نگاشت و مدیریت وابستگی‌ها کاربرد و نمود می‌یابد. نقطه شروع کاری است که اکنون انجام می‌دهید، که تجسم وابستگی‌های فعلی و مدیریت جریان میان آنها منجر می‌شود. مدیریت وابستگی‌ها دیدی عمیق نسبت به وضعیت فعلی گردش کار و ایده‌هایی برای بهبود در آن منجر می‌شود. به بیان دیگر، کانبان به شما امکان می‌دهد تا شفافیت کاملی در مدیریت استراتژیک بر جریان کار و پیوند و وابستگی‌های موجود بین تیم‌ها دست پیدا کنید.

(۶) افزایش رضایت مشتری – خاستگاه روش کانبان (سیستم کششی)،‌ انجام کارها در هنگام نیاز بوده است. به بیان دیگر، کانبان شما را به سمتی هدایت می‌کند تا ضایعات را تنها با کار کردن بر روی مواردی که در حال حاضر ضروری هستند، کاهش دهید. علاوه بر این با به کارگیری تکنیک‌های تصویرسازی و محدودیت کار در جریان، اطمینان می‌یابید که نتیجه نهایی به خوبی براساس انتظارات مشتریان پیگیری شده‌است.

۶) کانبان در مقایسه با اسکرام

مهم‌ترین تفاوت میان کانبان را شاید بتوان «روش تلقی شدن کانبان» در مقابل «چارچوب بودن اسکرام» دانست. کانبان بر پایه مدل تحویل مستمر پایه‌ریزی شده‌است، که در چارچوب آن تیم‌ها عرضه را به محض آماده بودن محصول یا بخشی قابل استفاده‌ای از آن، انجام می‌دهند، در حالی که اسکرام بر پایه اسپرینت‌ها سازماندهی شده‌است.

استفاده از هر یک این دو به ماهیت کار و فرآیند شما باز می‌گردد. با این‌حال می‌توان گفت کانبان رویکرد سفارشی‌تری دارد، در حالی که در اسکرام بر پایه قواعد از پیش تعیین شده عمل می‌کند.

موارد پیش‌گفته تمام تفاوت‌های این دو نیست و برخی تفاوت‌های دیگر نیز در ادامه آمده‌است.

۷) به کار گیری کانبان در سطح سازمان برای چابکی سازمانی

کانبان به طور ذاتی روشی تطبیق‌پذیر است که می‌تواند در تمامی لایه‌های سازمانی به کار گرفته شود. می‌توان از تابلوهای کانبان مرتبط و وابسته به هم برای نگاشت مدیریت پورتفولیو و اتصال استراتژی به اجرای کارها استفاده کرد. با استفاده از مفهوم کانبان پورتفولیو،‌سازمان می‌تواند به منافع حاصل از به‌کارگیری اصول و روش‌های کانبان از طریق مدیریت در لایه‌های مختلف دست پیدا کرد.

رویکرد پورتفولیوی کانبان را می‌توان در چهار الگوی مختلف زیر عملیاتی کرد:

• کانبان پورتفولیو در سطح تیم
• کانبان پورتفولیو در سطح پروژه / محصول
• کانبان پورتفولیو در سطح طرح / برنامه‌
• کانبان پورتفولیو در سطح استراتژیک

۸) واژگان ضروری کانبان که باید بدانید

بن مایه کانبان یک روش کاری است که به شما کمک می‌کند جریان ارزش را از طریق جریان‌های کاری از ایده تا مشتری بهینه کنید. کانبان چیزی بیش از مصور کردن کارهاست. در مسیر استفاده از کانبان لازم است به جزییات توجه کنید و با واژگان پایه و مصنوعات کانبان آشنا باشد تا از به‌کارگیری آن منتفع شوید.

آنچه در ادامه می‌آید، واژه‌نامه مختصری از کانبان است که به عنوان نقطه شروع می‌تواند مناسب باشد.

تابلوی کانبان – Kanban board

تابلوی کانبان یکی از اجزا و مولفه‌های اصلی روش کانبان است که تمام مولفه‌های کار بر روی آن نگاشت و تصویر می‌شود. این تابلو به حداقل سه ستون تقسیم می‌شود:‌ «درخواست شده»، «کار در جریان – WIP» و «انجام شده» که نشان‌دهنده گام‌های مختلف انجام کار است.

کارت کانبان – Kanban Card

کارت‌های کانبان نشان‌دهنده کارهای متفاوتی است که در تابلوی کانبان حرکت می‌کند و شامل جزییات مهمی در مورد فعالیت‌ها مانند شرح، مهلت‌ها، ابعاد، تخصیص‌ها (ارجاع‌ها) و مانند آنهاست.

ستون‌ها – Columns

ستون‌ها تابلو کانبان را به صورت عمودی تقسیم می‌کنند و هر یک از آنها نشان‌دهنده گامی متفاوت در جریان کار است. هر تابلوی کانبان به صورت پیش فرض سه ستون دارد: «درخواست شده»، «کار در جریان – WIP» و «انجام شده». با توجه به پیچیدگی فرآیند کار، این سه ستون می‌تواند به زیر ستون‌های جزیی‌تر تقسیم شود.

مسیر حرکت (مسیر شنا) – Swimlanes

مسیرهای افقی هستند که تابلوی کانبان را به بخش‌های مختلف تقسیم می‌کنند. تیم‌ها از این مسیرها برای جداسازی کارهای مختلف بر روی یک تابلو، با هدف سازماندهی کارهای مشابه استفاده می‌کنند.

زمان چرخه – Cycle Time

زمان چرخه در لحظه ورود یک کار به مرحله «در حال انجام یا کار در جریان» آغاز می‌شود (شخصی کار روی آن مولفه کاری را آغاز می‌کند).

زمان تدارک (انتظار) – Lead Time

زمان انتظار در لحظه در خواست یک کار جدید آغاز می‌شود (خواه شخصی روی آن کار کند و خواه کسی مسوول آن نباشد) و با خروج کار از سیستم، خاتمه می‌یابد.

توان عملیاتی – Throughput

مقصود تعداد مولفه‌های کاری تکمیل شده در سیستم، در یک دوره زمانی است و نشان‌دهنده میزان مولد بودن تیم شما در طول زمان است.

کار در جریان (WIP) – Work In Progress

نشان‌دهنده تعداد مولفه‌های کاری است که در حال حاضر روی آنها کار می‌کنید و هنوز خاتمه نیافته‌اند.

محدودیت کار در جریان – WIP limits

محدود کردن کار در جریان با هدف محدود کردن تعداد کارهایی است که تیم می‌تواند به طور همزمان روی آنها کار کند تا از اضافه بار و تغییرات بافتار جلوگیری کند.

دسته خدمات – Classes of Services

مجموعه‌ای از خط‌مشی‌هاست که به تیم چابک در اولویت‌بندی مولفه‌های کاری و پروژه‌ها کمک می‌کند.

ریتم و هم‌آهنگی کانبان – Kanban Cadences

جلسه‌های دوره‌ای هستند که با هدف تغییر تدریجی در مسیر تکامل و ارایه خدمات متناسب با هدف، برگزار می‌شوند.

نرم‌افزار کانبان – Kanban software

مقصود سیستم‌های دیجیتالی است که امکان به‌کارگیری عملیاتی شیوه‌ها و اصول کانبان را برای تیم‌ها و سازمان‌ها در هر اندازه‌ای فراهم می‌کند.

این مطلب ترجمه و در مواردی برداشت آزاد از وب‌سایت https://kanbanize.com است.