آغاز کانبان – بخش دوم: کانبان در مقایسه با اسکرام

۱) مقدمه

کانبان و اسکرام دو چارچوب / متدولوژی شناخته شده چابک برای سازماندهی و مدیریت کارهای توسعه نرم‌افزار و سایر کارهای دانشی هستند. این دو، رویکردهای متفاوتی دارند و برای موقعیت‌های مختلف کاربرد دارند. در حالی که کانبان بر پایه جریان مستمر و محدودیت کار در جریان (WIP) پایه‌گذاری شده‌است، اسکرام از چرخه‌های تکرار شونده، تعهدات کوتاه مدت (در قالب اسپرینت‌ها)، برای توسعه و تحویل ارزش استفاده می‌کند.

۲) کانبان

کانبان روشی برای بهینه‌سازی و مدیریت جریان کارهاست که به شما امکان تصویر کردن فرآیندها بر روی تابلوی کانبان و پردازش مداوم مولفه‌های کاری را می‌دهد. محدودیت کار در جریان در هر مولفه به تیم اجازه استفاده از ظرفیت بهینه خود را می‌دهد. به بیان دیگر، کانبان به شما کمک می‌کند فرآیند فعلی خود را به کمک مجموعه‌ای از «اصول و روش‌های کانبان» بهینه کنید.

۱-۲) اصول کانبان

کانبان بر پایه دو دسته اصلی اصول مطابق تصویر زیر پایه‌گذاری شده‌است:

۲-۲) گام‌های (روش‌های) کانبان[۱]

۱) مصور کردن جریان کار

۲) محدود کردن کار در جریان

۳) مدیریت جریان

۴) تغییت شفاف سیاست‌های [مدیریت] خط‌مشی‌ها

۵) ایجاد چرخه‌های بهبود

۶) همکاری و مشارکت برای بهبود

۳) اسکرام

اسکرام در مقایسه با کانبان یک چارچوب کاملا تجویزی محسوب می‌شود. اسکرام به برنامه‌ریزی دقیق نیاز دارد و فرآیندها و نقش‌های از پیش تعریف شده دارد.

اسکرام بر پایه سه ستون، برنامه‌ریزی شده است:

• شفافیت
• بازرسی (بازبینی)
• تطبیق (پذیرش / سازگاری)

در چارچوب اسکرام، کارها به مولفه‌های کوچک‌تری که در چارچوب یک دوره زمانی از پیش‌ تعریف شده (اسپرینت) قابل انجام هستند، تجزیه می‌شوند. همچنین افزودن مولفه‌های جدید کاری در طول یک اسپرینت، محدود بسیار دارد.

برای شروع یک کار جدید باید تا آغاز اسپرینت بعدی منتظر ماند و این توانایی تیم در واکنش به تغییرات را کاهش می‌دهد.

۴) نکات و جنبه‌های مشترک کانبان و اسکرام

کانبان و اسکرام هر دو چارچوب / متدولوژی چابک هستند که در مدیریت پروژه‌ها به کار می‌روند و دارای شباهت‌های زیر هستند:

• تیم‌های اسکرام و کانبان «خود سامانده» و «چند بعدی» هستند.
• هر دو از جنبه‌های بصری استفاده می‌کنند و از تابلوها برای ردیابی، پیگیری و مدیریت کارها استفاده می‌کنند.
• هر دو پذیرای بازخوردهای درونی و بیرونی هستند و تیم‌ها می‌توانند به سرعت با تغییرات مورد نظر کارفرما یا الزامات کسب و کاری سازگار شوند.
• برای بهبود مستمر و حرکت در مسیر دستیابی به اهداف مشترک، کار شفاف و روشن را تشویق می‌کنند.
• کارها بر اساس نیاز مشتری و ارزش کسب و کاری، اولویت‌بندی و تحویل می‌شوند.

۵) تفاوت‌های اصلی میان کانبان و اسکرام

در ادامه با نگاهی عمیق‌تر به تفاوت‌های کانبان و اسکرام پرداخته شده‌است:

۱-۵) کانبان در مقایسه با اسکرام – نقش‌ها و مسوولیت‌ها

براساس چارچوب اسکرام، نقش‌های زیر تعریف و به اعضای تیم تخصیص می‌یابد:

• مالک محصول
• اسکرام‌مستر
• توسعه‌دهندگان

مالک محصول، مسوول بک‌لاگ محصول و تعیین جهت تیم است. اسکرام‌مستر چارچوب‌های زمانی را تعیین و توسعه‌دهندگان نیز کار مورد توافق در خلال برنامه‌ریزی اسپرینت را انجام می‌دهند.

کانبان به شما اجازه می‌دهد ساختار خود را بدون تغییرات قابل ملاحظه حفظ کنید. با این‌حال دو نقش در کانبان تعریف شده است که بدون الزام و اجبار می‌تواند در تیم تعریف شود:

• مدیر تحویل خدمت
• مدیر درخواست خدمت

مدیر تحویل خدمت موظف است با بررسی تابلوی کانبان و کمک به اعضای تیم در حل مسایل، اطمینان بیابد که مولفه‌ها به صورت موثر در فرآیند حرکت می‌کنند، او در این نقش بهبود مستمر را تسهیل و ارایه پیشنهاد فعالیت‌هایی را برای بهبود بر عهده دارد.

مدیر درخواست خدمت، معمولا نقش ثانویه مدیریتی محسوب می‌شود. وی مسوول مدیریت خط‌مشی‌ها، ثبات فرآیندها، بهبود در حاکمیت شرکتی و کاهش ریسک‌های فردی است.

۲-۵) کانبان در مقایسه با اسکرام – برنامه‌ریزی

برنامه‌ریزی اسکرام به صورت تکرار شونده در ابتدای هر اسپرینت انجام می‌شود و یک جلسه اختصاصی آن را تسهیل می‌کند، که در قالب آن تیم اسکرام (شامل توسعه‌دهندگان، مالک محصول و اسکرام‌مستر) برای شکست روایت‌های کاربری به فعالیت‌ها، دور هم جمع می‌شوند.

سپس زمان لازم برای انجام کارهای فهرست شده، برآورد می‌شود. با دستیابی به توافق، تیم متعهد می‌شود که تمامی مولفه‌ها را در اسپرینت پیش رو تکمیل کند و کار آغاز می‌شود. در صورت تغییر در اولویت‌ها در میانه اسپرینت، لازم است اسپرینت جاری لغو و فرآیند برنامه‌ریزی مجددا انجام شود (لغو اسپرینت به ندرت رخ می‌دهد و تنها در اختیار مالک محصول است).

برنامه‌ریزی در کانبان بر رویکرد احتمالی در برنامه‌ریزی متکی است که بر اساس پیش‌بینی مبتنی بر داده‌های گذشته کردش کار، پایه‌گذاری شده‌است. این [برنامه‌ریزی] براساس نوع کار، ابعاد، دسته خدمت و سایر مولفه‌های مرتبط با کار و نه تیم مسوول انجام فرآیند، انجام می‌شود.

در کانبان جریان کار مستمر است. از همین‌رو در کانبان افزودن ستون‌های نقشه‌راه همانند «ماه‌جاری»، «ماه آینده» و مانند آنها برای تجسم کار برنامه‌ریزی شده، روشی مرسوم و معمول است.

در نتیجه این رویکرد کانبان، می‌توان یک سیستم کششی را پایه‌گذاری کرد، که در صورت ایجاد ظرفیت آزاد و در دسترس، ‌اعضای تیم‌ می‌توانند کار بر روی ماموریت جدید را براساس اولویت آغاز کنند. در نهایت و با اطلاع از میانگین زمان لازم برای تکمیل یک کار با نوع و ابعاد مشخص، تیم شما می‌تواند تاریخ شروع و پایان را برنامه‌ریزی کند.

۳-۵) کانبان در مقایسه با اسکرام – تعهد کار جدید

کانبان تعویق تعهد کار جدیدی را تا زمانی که ممکن است، توصیه می‌کند، تا ضمن اطمینان از چابکی، ارزش به صورت مکرر و در فواصل زمانی مناسب تحویل شود. از آنجایی‌که محدودیت WIP مانع چند وظیفگی اعضای تیم می‌شود، همه متعهد می‌شوند پیش از پذیرش و شروع کار جدید، کارهایی را که پیشتر شروع کرده‌اند، به پایان برسانند.

در اسکرام، تعهد برای انجام کار در اسپرینت در قالب پیش‌بینی انجام می‌شود. هنگامی‌که تیم ظرفیت خود را به درستی پیش‌بینی نمی‌کند یا مشکلات و مسایل غیر منتظره‌ای پیش بیاید، یا اسپرینت شکست می‌خورد یا وجود قهرمان برای انجام به موقع کارها ضرورت پیدا می‌کند.

۴-۵) کانبان در مقایسه با اسکرام – شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs)

وقتی کانبان و اسکرام را مقایسه می‌کنید، نمی‌توان شاخص‌های کلیدی عملکرد را نادیده گرفت.

KPIها در اسکرام

اسکرام دو شاخص کلیدی عملکرد ویژه دارد که باید مورد توجه و تمرکز قرار گیرند:

• شتاب یا Velocity (ترجمه شتاب برای Velocity مطلقا مناسب نیست و شاید به‌کار بردن واژه اصلی بهتر باشد).
• ظرفیت برنامه‌ریزی شده

در چارچوب چابک، شتاب بر تعداد Story Pointهای کامل شده (به طور معمول و متوسط در اسپرینت‌های قبلی) مبتنی است و از آن برای انتخاب تعداد مولفه‌های بک‌لاگ محصول که باید برای اسپرینت‌های بعدی انتخاب می‌شوند، استفاده می‌شود.

ظرفیت، میزان در دسترس بودن در تیم برای کارهای یک اسپرینت را بیان می‌کند، که به طور مشخص به تعداد اعضای تیم، آنهایی که در مرخصی هستند، تعداد بیمارها و مانند آنها بستگی دارد. تیم با در نظر گرفتن ظرفیت در مورد مولفه‌هایی از بک‌لاگ محصول که باید برای یک اسپرینت برنامه‌ریزی و تعهد شوند، تصمیم‌گیری می‌کند. در صورتی‌که ظرفیت تیم کم‌تر از میزان مورد نظر برای یک اسپرینت باشد، تیم باید تعداد مولفه کم‌تری را از بک‌لاگ محصول انتخاب کند. بر عکس در صورتی‌ که اخیرا تعدادی عضو جدید به تیم ملحق شده باشند، تیم ممکن است تعداد بیشتری از مولفه‌های بک‌لاگ محصول را انتخاب کند.

برای حفظ کنترل بر این دو شاخص، تیم اسکرام ممکن است همزمان از دو نمودار زیر استفاده کند.

• نمودار Burndown
• نمودار Velocity

نمودار Burndown یک ارایه تصویری از میزان کار باقی‌مانده برای تکمیل در مقایسه با زمان باقی‌مانده اسپرینت است. در سوی دیگر، نمودار Velocity معمولا در قالب هیستوگرام‌ها، عملکرد گذشته تیم را نشان می‌دهند.

KPIها در کانبان

شاخص‌های مهم و اصلی در کانبان عبارتند از:

• زمان تدارک (انجام)
• زمان چرخه

به طور خلاصه زمان تدارک (انجام)، فاصله زمانی ظهور یک فعالیت در گردش کار تا زمان خروج آن از سیستم است. به بیان دیگر زمان چرخه از لحظه‌ای که متعهد به انجام کار بر روی یک فعالیت یا سفارش هستید، آغاز می‌شود.

از سوی دیگر، زمان چرخه از لحظه‌ای که یک مولفه جدید «کار در جریان» محسوب شود، آغاز می‌شود (فردی کار واقعی را روی مولفه آغاز می‌کند).

هدف شما کاهش هر دو شاخص در طول زمان و کارآمد نگهداشتن فرآیند خواهد بود (که معمولا برحسب روز محاسبه می‌شوند).

برای در نظر داشتن مستمر این دو شاخص می‌توان از دو نمودار زیر استفاده کرد:

• نمودار جریان تجمعی یا Cumulative flow diagram (CFD)
• هستوگرام زمان چرخه

CFD پایداری جریان را به شما نسان می‌دهد و کمک می‌کند بر قابلیت پیش‌بینی‌پذیری بیشتر فرآیند تمرکز کنیم و هیستوگرام زمان چرخه نیز کمک می‌کند تا عملکرد فرآیند در طول زمان پایش شود.

۵-۵) کانبان در مقایسه با اسکرام – جلسه‌ها و رویدادها

در کانبان، جلسه‌ها و رویدادها اختیاری هستند. با این حال در صورتی که تصمیم به برگزاری آنها بگیرید، می‌توانید از میان دو گروه جلسه‌های زیر انتخاب کنید (Kanban cadences): هم‌آهنگی‌های کانبان در سطح تیم و هماهنگی‌های مبتنی بر خدمات، که به شما کمک می‌کنند تیم را هم‌راستا و جریان کار را پایدار نگه‌دارید. این جلسه‌ها عبارتند از:

• جلسه‌های روزانه
• جلسه‌های Replenishment & Commitment
• جلسه‌های برنامه‌ریزی تحویل
• جلسه‌های مرور تحویل خدمت
• جلسه‌های مرور عملیات
• جلسه‌های ریسک
• جلسه‌های استراتژی

بررسی جزییات این جلسه‌ها خارج از حوصله و موضوع مطلب حاضر است. توجه داشته باشید ترکیب برخی یا حذف جلسه‌های غیر ضروری امکان‌پذیر است. به عنوان مثال می‌توان دو جلسه «مرور تحویل خدمت» و «Replenishment & Commitment» را همزمان و به صورت هفتگی برگزار کرد. مادامی که این رویکرد در تیم شما موثر است، برای بهبود آزادی عمل خواهید داشت.

در سوی دیگر، هر چرخه اسپرینت در اسکرام، ۴ نوع جلسه ضروری دارد (توضیح مهم – علاوه بر این چهار رویداد / جلسه، اسپرینت نیز رویداد پنجم اسکرام محسوب می‌شود):

• برنامه‌ریزی اسکرام
• اسکرام روزانه
• مرور اسپرینت
• بازاندیشی اسپرینت

توجه: پالایش بک‌لاگ محصول یک جلسه رسمی در اسکرام نیست، با این‌حال بسیاری از تیم‌های اسکرام در اواخر اسپرینت جاری، از آن برای اولویت‌بندی مجدد و اصلاح اندازه روایت‌های کاربری استفاده می‌کنند.

برنامه‌ریزی اسپرینت در ابتدای هر اسپرینت برگزار می‌شود و در اسپرینت‌های یک‌ماهه اختصاص ۸ ساعت به این جلسه چندان غیر معمول نیست. پس از تخصیص، ارجاع و تعهد در مورد تمام کارها، اعضای تیم هر روزه برای گفتگو در مورد پیشرفت و هر گونه مساله و مشکل پیش‌رو، در قالب اسکرام روزانه ملاقات می‌کنند. در انتهای هر اسپرینت، تیم و ذی‌نفعان مرتبط برای مرور آنچه محقق شده‌است، ملاقات می‌کنند و در نهایت نیز، بازاندیشی اسپرینت برای تحلیل آنچه در طول اسپرینت خوب کار کرده و هر آنچه در چرخه‌های بعدی نیازمند بهبود است، تشکیل می‌شود.

۶-۵) کانبان در مقایسه با اسکرام – جلسه‌ها و رویدادها

تابلوی مدیریت بصری، هم در کانبان و هم در اسکرام کاربرد دارد. با این‌حال برخی تفاوت‌های اساسی میان آنها وجود دارد.

تابلوی اسکرام، توسعه و بسط تابلوی کانبان است. با تعهد تیم به حجم مشخصی از کار، وظایف مورد تعهد به بک‌لاگ اسکرام افزوده می‌شود و تیم به تناسب آنها را در قالب کار در جریان پیگیری می‌کند. هدف تکمیل موارد در انتهای اسپرینت است.

به طور منطقی تابلو در انتهای اسپرینت، مجددا تنظیم می‌شود.

در سوی دیگر، تابلوی کانبان نقشه مستمر و همیشگی اقدام‌های تیم است. هنگام ایجاد تابلوی کانبان، هدف شما ایجاد یک سیستم پایدار مبتنی بر کانبان است که بتواند در گذر زمان موثر باشد. بر یک تابلوی مناسب کانبان، محدودیت کار در جریان به صورت بصری درج می‌شود، که هدف آن کنترل حجم کار ورودی و خروجی از فرآیند است، که در نهایت به بهبود سرعت تحویل منجر می‌شود.

۷-۵) کانبان در مقایسه با اسکرام – ردیابی و تحلیل کار در جریان

در ابزارهای نرم‌افزاری اسکرام، تمام فعالیت‌های اسپرینت‌های بعدی در بک‌لاگ درج می‌شود. برای حفظ سرعت کار در مسیر درست، ابزارهای نرم‌افزاری اسکرام به نمودارهای Burndown مجهز شده‌اند.

شاخص‌ پایه و بنیادی عملکرد در اسکرام، براساس کار باقی‌مانده برای تکمیل پایه‌گذاری شده‌است. به طور کلی نمودارهای Burndown برای ایجاد دیدی کلی و اجمالی از پیشرفت فعلی پروژه نسبت به برنامه کارایی دارند، اما اگر شکافی در روند پروژه وجود داشته باشد، امکان شناسایی آن از طریق این نمودارها اندک است. این نمودار خلاصه‌ای از روند کارها را به اعضای تیم ارایه می دهد و در صورت بروز مشکل، در کار تکمیل شده، افت مشاهده خواهد شد.

در سوی دیگر، در ابزارهای نرم‌افزاری کانبان، نمودار Burndown ندارند، چرا که زمان پیش فرضی برای اتمام کارهای بک‌لاگ تعریف نشده‌است. به جای آن، در این ابزارهای نرم‌افزاری، معمولا نمودار جریان تجمعی پیش‌بینی (Cumulative Flow Diagram) شده‌است، که به‌صورت خودکار دادهای مربوط به فعالیت‌های ورودی به جریان کار را گردآوری می‌کنند.

از این داده‌ها برای تحلیل زمان چرخه تمامی کارهای ارجاع شده، استفاده می‌شود. CFD می‌تواند هر دو مورد را به همراه زمانی که در هر یک از مراحل/گام‌های کاری صرف شده‌است، تصویر کند. این قابلیت به تیم اجازه می‌دهند موانعی را که در یک گام خاص باعث انسداد جریان کار می‌شود، به سرعت شناسایی کنند (هر چه کار بیشتر در یک مرحله خاص متوقف شود، آن بخش نمودار وسیع‌تر خواهد شد). این بدان معناست که بخش‌های مشکل‌ساز گردش کار به طور مستقیم شناسایی می‌شوند (به جای آن‌که تنها وجود یک مشکل بیان شود).

۸-۵) کانبان در مقایسه با اسکرام – برآورد کارها

در راه‌کارهای نرم‌افزاری اسکرام، برآورد بخش ضروری از فرآیند محسوب می‌شود و معمولا توسط تیم و در قالب پالایش بک‌لاگ محصول انجام می‌شود. آنها اطمینان می‌یابند که مولفه‌های کاری برای اسپرینت بعدی، متناسب و اولویت‌بندی شده‌اند. سپس تیم براساس ظرفیت خود در جریان برنامه‌ریزی اسپرینت، کارها را برنامه‌ریزی میکند.

هدف اصلی فرآیند برآورد در چابک، متناسب‌سازی ابعاد مولفه‌ها (معمولا با استفاده از سری فیبوناچی) و تعیین تعداد مولفه‌های کاری قابل انجام در طول دوره از پیش تعریف شده برای اسپرینت است. ابزارهای نرم‌افزاری اسکرام، به شما این امکان را می‌دهد که به هر روایت کاربری Story Point تخصیص دهید و آنها را تحت کنترل در بیاورید.

در کانبان پیشنهاد می‌شود فعالیت‌ها و کارهای بزرگ‌تر به بسته‌های کوچک‌تر تجزیه شوند. ایده اصلی بر این پایه است که فعالیت‌ها تا حدی که به ارزش قلم تحویلی نهایی لطمه نزنند، کوچک باشند. این ایده به انجام فعالیت‌ها و پشتیبانی از جریان پایدار که بسیار قابل اتکاتر از رویکردهای انفجاری است، کمک می‌کند.

به جای برآورد، کابنان گردآوری اطلاعات «زمان انجام / تدراک» و «زمان چرخه» و ظرفیت و توان عملیاتی را پیشنهاد می‌دهد.

بر خلاف ابزارهای اسکرام، نر‌م‌افزارهای کانبان براساس داده‌های تاریخی و نه براساس برآورد اعضای تیم، پیش‌بینی‌هایی را ارایه می‌کنند.

۶) نگاهی به روندها

این مطلب ترجمه و در مواردی برداشت آزاد از وب‌سایت https://kanbanize.com است.