اتاق جنگ در مدیریت پروژه

همه ما در فیلم‌ها اتاق‌هایی را دیده‌ایم که در آنها ماکتی از صحنه جنگ قرار گرفته و فرماندهان و افراد بلندپایه برنامه‌های جنگی خود را در آن اتاق طرح‌ریزی و شبیه‌سازی می‌کنند و اتفاق‌های کلیدی روی همان ماکت رصد می‌کنند.

از این اتاق معمولا تحت عنوان اتاق جنگ یاد می‌شود.

این مفهوم در مدیریت پروژه نیز توسعه یافته‌است.

بدین معنی که اتاق جنگ در مدیریت پروژه فضایی متمرکز و اختصاصی برای تیم پروژه و ذی‌نفعان اصلی به حساب می‌آید که می‌توانند رو در رو با هم ارتباط برقرار کرده، به صورت بصری اطلاعات حیاتی پروژه را ملاحظه و مبادله کنند.

به طور معمول این اطلاعات به صورت لحظه‌ای (ساعتی) به روز می‌شود و از دیوارهای این اتاق برای انتشار اطلاعات مهم و به‌روز استفاده می‌شود.

جلسه‌های اصلی پروژه در این فضا برگزار می‌شود.

وجود ازاطلاعات اصلی پروژه به صورت متمرکز و معمولا بصری (گرافیکی / جدول / تصویر) باعث می‌شود در هنگام تصمیم‌گیری تمامی ملاحظات ضروری مورد توجه تیم پروژه قرار گیرد.

در سال‌های اخیر پرتال‌ها جای دیوارها و داشبردهای الکترونیک جای ماکت را گرفته‌اند، اما هنوز هیچ ابزاری نتوانسته جای ارتباط‌های نزدیک و رودررو را پر‌کند.

شرایط فیزیکی اتاق جنگ پروژه‌ها

با توجه به اهمیت شرایط فیزیک تسهیلات موجود در اتاق جنگ، پیشنهاد می‌شود موارد زیر در این فضاها مورد توجه قرار گیرد:

• وجود یک میز اصلی بزرگ با صندلی‌های راحت
• پیش‌بینی فضاهای شبه خصوصی کوچک
• وجود فضاهای کوچک برای جمع شدن و گفتگو (غیر رسمی)
• مهیا کردن ابزارهای الکترونیک ضروری مانند کامپیوتر، لپ‌تاپ، صفحه نمایش، دوربین دیجیتال، پرینتر، ارتباطات بی‌سیم و نظایر آن
• مهیا کردن ابزارهای ضروری مانند وایت‌برد، مارکر، ماژیک، قلم و کاغذ، کاغذهای یادداشت چسب‌دار، تجهیزات اداری و نظایر آن
• وجود دیوارهای فراوان که بتوان بر آنها گزارش‌ها، نقشه‌ها، تصاویر و نظایر آن را نصب کرد.
• وجود سایر امکانات پشتیبانی مانند دستگاه قهوه‌سازی و چای‌سازی، کمی خوراکی و تنقلات.

طراحی اتاق جنگ پروژه‌ها

برای طراحی اتاق‌های جنگ پیشنهاد می‌شود به موارد زیر توجه کنید:

• اعضای تیم را در این فضا مستقر کنید – در مواردی ممکن است استقرار فیزیکی با رابطه مجازی جایگزین شود.
• برای اتاق جنگ و حضور در آن قواعد مشخصی تعیین کنید (در نوشته‌های بعدی در مورد قواعد بنیادی تیم‌ها خواهم نوشت).
• فضایی را برای حضور موقت آن دسته از ذی‌نفعانی که در اتاق جنگ حضور دایم ندارند، پیش‌بینی کنید
• روش‌هایی برای کاهش حواس پرتی در نظر بگیرید.
• مولفه‌های بصری مانند جداول، تصاویر، گزارش‌ها و برنامه‌ها را دیوارها نصب کنید. نمونه‌های این موارد عبارتند از:
• اطلاعیه‌ها
• قواعد اتاق جنگ
• گزارش وضعیت پروژه
• برنامه زمانی پروژه
• بودجه پروژه
• فهرست ریسک‌ها و مسایل پروژه
• نمودارهای طراحی، نقشه‌های فرآیندی، نقشه‌ها، تصاویر و نظایر آن
• فضایی برای Parking lot
• فضایی برای مفاهیم جدید
• تنقلات و خوراکی‌های سالم را در دسترس حاضران قرار دهید.
• از مشارکت اعضای تیم برای طراحی فضای اتاق استفاده کنید.