بخشی از یک کتاب – به‌جای شروع کردن، تمامش‌کن (قانون پارکینسون)

آنچه در ادامه می‌آید بخشی از کتاب «به‌جای شروع کردن، تمامش‌ کن – چگونگی مدیریت کارهای نیمه به کمک کانبان» است، که توسط «مزدک عبایی و لیلا افشین» تدوین و نگارش شده و با حمایت «مهندسان مشاور زیستاب» و توسط «انتشارات دانش بنیاد» منتشر شده‌است.

قانون پارکینسون

احتمالا همه ما تعویق کارها تا دقیقه ۹۰، موکول کردن کارها به آینده یا داستان‌های شب امتحان آشنایی داریم یا آن‌را تجربه‌ کرده‌ایم (که معمولا هم با کاهش بهره‌وری و کیفیت و نیز استرس و اضطرار در انجام کار همراه می‌شود و در مواردی هم به دلیل گذر از مهلت مقرر، کار به نتیجه مورد نظر منجر نمی‌شود). حتی اگر درباره قانون پارکینسون چیزی ندانیم.

براساس قانون پارکینسون:

کارها آنقدر ادامه پیدا می‌کنند و تداوم می‌یابند (به عبارت دیگر تمام نمی‌شوند) تا تمام زمانی که به آنها اختصاص داده‌ایم در شرف خاتمه باشد و یا،

هر کار به‌اندازه‌ی زمانی که به آن تخصیص داده شده است طول می‌کشد و یا،

مهم‌ترین عاملی که مشخص می‌کند یک کار، چقدر زمان خواهد برد، زمانی است که برای آن در نظر گرفته‌ایم.

تغییرات سطح تلاش در انجام کار (تداوم کار تا آخرین لحظه)

به هر حال دوری از دام پارکینسون و مدیریت فشار، استرس و زمان، نتایج درخشان‌تری به دنبال خواهد داشت. اگر کاری را که به شما محول می‌شود بلافاصله بعد از شروع ضرب‌الاجل تعیین‌شده آغاز کنید، حین انجام آن آرامش بیشتری خواهید داشت؛ ضمن این‌که در وقت باقی‌مانده فرصت دارید کار را بررسی و نواقص احتمالی آن را رفع کنید.

بیش از شش دهه از زمانی که قانون پارکینسون در نشریه اکونومیست مطرح شد، می‌گذرد.

مطلبی درباره قانون پارکینسون می‌گوید که اگر بررسی و مشاهده‌ی دقیقی وجود داشته باشد، یک نفر می‌تواند برای یک کار، محدودیت زمانی خاصی را مشخص کند و آن کار به همان اندازه ساده باشد و در همان زمان تکمیل شود. اما قانون پارکینسون دقیقا همین است؛ یک مشاهده و نه جادو.

این قانون به این دلیل قابل پذیرش می‌شود که افراد به وظایف خود بیش از آن‌چه نیاز دارند، زمان اختصاص می‌دهند و این گاهی ناشی از نیاز به داشتن فضای بیشتر و استراحت است. اما معمولا این اتفاق ناشی از برداشت اغراق‌شده درباره مدت‌زمان انجام کار است. تا زمانی که افراد، مدت زمان انجام کارها را بررسی نکنند، نسبت به سرعت انجام برخی کارها ناآگاه باقی می‌مانند.

تسری قانون پارکینسون

قانون پارکینسون ابتدا فقط در مورد زمان به کار می‌رفت.

اما به سرعت در زمینه‌های دیگر هم مورد استفاده قرار گرفت. به‌ویژه وقتی نورث کوت پارکینسون، کتاب قانون پارکینسون [۱]را هم منتشر کرد و مثال‌ها و مصداق‌های متعدد دیگری از قانون پیشنهادی خود را مطرح کرد.

امروز قانون پارکینسون شکل عمومی‌تری یافته است:

اگر برای یک هدف یا یک فعالیت یا یک پروژه، منابعی بیش از حد مورد نیاز اختصاص دهید، آن منابع به هر حال مورد استفاده قرار خواهند گرفت!

با این تعریف کلی، می‌توان مصداق‌های زیادی از قانون پارکینسون را حتی در خارج از حوزه‌های مدیریت تصور کرد:

• زمان تعیین شده برای هر کار، در ضمنِ انجام کار تا به همان حدِ تعیین‌شده گسترش می‌یابد.
• بودجه‌ی تعیین‌شده برای استخدام در یک شرکت هرچقدر که باشد، مصرف می‌شود.
• گسترش شرکت‌ها بوروکراسی را به وجود می‌آورد و بوروکراسی، بهره‌وری پایین را به همراه دارد.
• در هر گروه کاری، بدون توجه به میزان فعالیتی که انجام می‌شود، تمایلِ به افزایش تعداد کارکنان وجود دارد.
• نسبت طول مدت زمان مکالمه‌ تلفنی با مؤثر بودن آن رابطه‌ معکوس دارد!
• بیشترین موضوعی که در طی یک جلسه‌ مذاکره، همه در مورد آن صحبت خواهند کرد؛ مشکلات کوچک‌تری هستند که همگان از آن مطلع هستند.
• میزان هزینه تا سطح درآمد افزایش می یابد.
• هرچه ارزش موضوع در دستور جلسه بیشتر باشد مدت زمان برای بررسی و تصویب آن کاهش می یابد.
• مهم نیست که حجم حافظه‌ای که برای کامپیوتر خود انتخاب می‌کنیم، چقدر است. به هر حال، دقیقاً همه‌ آن حجم پر خواهد شد.
• مهم‌ نیست زیر بنای دفتر ما چقدر است، در هر حال فضا کم خواهیم داشت.
• مهم نیست که سرعت و حافظه‌ی موبایل ما چقدر باشد، به هر حال پُر و کُند خواهد شد.
• مهم نیست که گنجایش کتابخانه ما چقدر باشد. به هر حال برای کتاب‌ها جا کم خواهیم آورد.
• به عنوان دانشجو یا دانش‌آموز، پروژه خود را در آخرین لحظه تحویل می‌دهید.
• به عنوان دانشجو یا دانش‌آموز، شب‌ امتحان تنها زمان برای مطالعه و آمادگی آزمون است.
• با این‌که می‌دانید جشن عروسی در پیش دارید، اما برنامه‌ای برای کم کردن وزن خود ندارید، و در ۴ هفته پایانی رژیم غذایی سنگینی می‌گیرید تا وزن خود را به ایده‌آل برسانید.

دلایل و چرایی تعویق‌کارها

حال بهتر است با جزییات بیشتری دلایل و چرایی اهمال کاری و تعویق کارها را بررسی کنیم. اهمال‌کاری، تعویق، انجام در دقیقه ۹۰ یا قانون پارکینسون، همه نشان‌دهنده یک واقعیت است: عدم انجام به موقع کارها. این واقعیت یا عادت، نتایج و دلایل مختلفی دارد. از جمله دلایل آن می‌توان به موارد مندرج در تصویر زیر اشاره کرد (تمامی این عوامل را می‌توان راهزنان زمان قلمداد کرد).

پیامدهای اهمال‌کاری

این واقعیت (عادت)، دلایل مختلفی دارد، از جمله موارد مندرج در تصویر زیر.

دلایل اهمال‌کاری

این واقعیت (عادت)، دلایل مختلفی دارد، از جمله موارد مندرج در تصویر زیر.

دلایل اهمال‌کاری

برای تهیه کتاب به لینک زیر مراجعه کنید.

zaya.io/yc09m

zaya.io/v357h