برنامه‌ریزی پروژه (چرایی و اهمیت واقع‌بینی)

??دلایل معتددی برای برنامه‌ریزی پروژه‌ها مطرح می‌شود. اما شاید سه دلیل زیر را بتوان به عنوان مهم‌ترین این دلایل دانست:

✅ایجاد فهم و برداشت مشترک در تیم پروژه

برنامه ریزی فرصت منحصر به فردی است که باعث می‌شود اعضای تیم پروژه برداشت‌های خود از محدودیت‌ها، مفروضات و اهداف پروژه بیان و تعارض‌های احتمالی میان این برداشت‌ها را برطرف کنند. عدم استفاده از این فرصت باعث می‌شود در مراحل اجرایی پروژه، ‌تعارض‌ها به مانعی در برابر پیشرفت پروژه تبدیل شوند.

✅غافل‌گیر نشدن در جریان اجرای پروژه

برنامه‌ریزی پروژه و پرسش‌های مطرح در جریان آن باعث شناخت بهتر اجزای، زوایا و ناشناخته‌های پروژه می‌شود. هر چه این شناخت عمیق‌تر باشد، احتمال غافل‌گیری در جریان اجرا کم‌تر خواهد شد.

✅شبیه‌سازی واقعیت پروژه

برنامه‌ریزی فرصتی است برای شبیه‌سازی و مدل‌سازی واقعیت‌های پروژه. به عبارت دیگر در جریان برنامه‌ریزی می‌توان اتفاقات و رخدادهای واقعیت پروژه را مدل‌سازی و تا حد امکان بهینه و روان‌سازی نمود.

اهمیت واقع‌بینی در برنامه‌ریزی / تخمین‌ها و برنامه‌های خوش‌بینانه و غیر واقعی

بعضی وقت‌ها در برآورد و برنامه‌ریزی زمان و هزینه برآورد‌های غیر واقعی و در عین حال خوش‌بینانه‌ای انجام می‌دهیم که در ظاهر پروژه به موقع و در چارچوب بودجه به اتمام خواهد رسید. به دو دلیل کلیدی این خوش‌بینی توصیه نمی‌شود:

ظاهر خوش‌بینانه برنامه و بودجه استرس و تنش فعال ما را برای یافتن راه‌حل‌های خلاقانه و موثر در جهت کاهش واقعی زمان و هزینه از بین می‌برد و به این رضایت ظاهری تن می‌دهیم

تیم پروژه با علم به این که برنامه غیر قابل تحقق و زیادی خوش‌بینانه است، آن‌را غیر واقعی قلمداد و آن را کنار می‌گذارند و بدون برنامه و بودجه کار خواهند کرد.

????همان قدر که بدبینی در برنامه‌ریزی توصیه نمی‌شود، خوش‌بینی نیز می‌تواند سم مهلک فرآیند برنامه‌ریزی تلقی شود – به عبارت دیگر باید تلاش کنیم در برنامه ریزی واقع بین باشیم.