تخصیص مسوولیت‌های پروژه برای مدیریت ارزش کسب شده (Earned Value Management – EVM)

برگرفته از ویرایش دوم Practice Standard for Earned Value Management by Project Management Institute

۱ مقدمه

تخصیص مسوولیت‌ها فرآیندی است برای تعیین، معرفی و ثبت یک شخص معین به عنوان مسوول برای انجام [هر بخش از] کار پروژه. مانند اکثر فعالیت‌های مدیریت پروژه این فرآیند نیز تکرار شونده است و [لازم است] ساختار سازمانی اولیه با ساختار شکست کار یکپارچه شود. در صورت نیاز تغییرات و تعدیلات لازم پیش از شکل‌گیری ساختار سازمانی پایدار انجام می‌شود. شخص معینی پاسخ‌گو و مسوول محدوده، زمان و هزینه هر مولفه از کار می‌باشد. دروندادها و بروندادهای [این فرآیند] در شکل ۱ نشان داده شده‌است.

شکل ۱ تخصیص مسوولیت‌ها (دروندادها و بروندادها)

۲ دروندادها

۲-۱ مبنای محدوده

مبنای محدوده پروژه شامل تمام کارهای پروژه است، که مبنای مقایسه تحویل [کارها] است.

۳ شرح

۳-۱ ایجاد ساختار سازمانی

پروژه‌ها در قالب ساختار فعلی سازمان اخذ می‌شوند [یا شکل می‌گیرند]. با این‌حال لازم است ساختار سازمانی اختصاصی پروژه مستند شود تا مسیرهای اختیار (Lines of Authority) و ارتباطات را تبیین کند. ساختار سازمانی پروژه با توجه به نیازهای پروژه و خط‌مشی سازمان می‌تواند ساختار سازمان [مادر] یا ساختار دیگری را منعکس کند. این ساختار باید انعکاس‌دهنده مسوولیت‌ها در تکمیل کار باشد.

۳-۲ یکپارچگی ساختار شکست کار و ساختار سازمانی

یکپارچگی ساختار شکست کار بر روی یک محور از ماتریس و ساختار سازمانی بر روی محور دیگر نشان می‌دهد که کارها و مسوولیت‌ها با یکدیگر هماهنگ هستند. در این مرحله شخص مسوول [هر مولفه] از مولفه‌های کار ممکن است شناسایی شده یا نشده باشد.

برای یکپارچگی اولیه کارها، ممکن است مدیر پروژه با همکاری مدیران سازمانی مربوط (مدیران وظیفه‌ای / مدیران صف) نسبت به شناسایی فردی که باید مسوولیت و اختیار انجام کار به وی واگذار شود، اقدام کند. آن شخص [پس از انتخاب] مسوول تنظیم و تعیین بودجه و برنامه زمانی انجام آن کار خواهد بود (چه کاری، چه زمانی و چه اندازه کار).

۴ بروندادها

۴-۱ ساختار شکست سازمانی

ساختار شکست سازمانی نمایی سلسله مراتبی از سازمان پروژه است که رابطه میان کارهای پروژه و واحد سازمانی مسوول انجام کار را نشان می‌دهد. [ساختار شکست سازمانی] به‌گونه‌ای تنظیم می‌شود که حساب‌های کنترلی را به واحدهای سازمانی مرتبط سازد.

۴-۲ ماتریس تخصیص مسوولیت‌ها

ماتریس تخصیص مسوولیت‌ها (شکل ۲) یکپارچگی کارها را در قالب ساختار شکست کار و ساختار شکست سازمانی نشان می‌دهد و به‌گونه‌ای تنظیم می‌شود که حساب‌های کنترلی را به واحدهای سازمانی مرتبط سازد.

ماتریس تخصیص مسوولیت‌ها ضمن ترسیم سطوح کنترل و مسوولیت، سطوح اختیار پروژه را نیز نمایش می‌دهد. تقاطع ساختار شکست کار و ساختار سازمانی، حساب‌های کنترل را نشان می‌دهد. فرد مسوول و پاسخ‌گو در برابر تحویل موفق محدوده، [در چارچوب] زمان و بودجه [مقرر] برای حساب کنترل، مدیر حساب کنترلی محسوب می‌شود.

هر حساب کنترل تنها به یک مولفه از ساختار شکست کار و ساختار شکست سازمانی تعلق دارد. با این‌حال ممکن است چندین واحد سازمانی (که معمولاً مجری نامیده می‌شوند) در قالب یک حساب کنترلی کار کنند، اما مسوولیت مدیریت و پاسخ‌گویی تنها به یک واحد سازمانی بازمی‌گردد (واحد سازمانی مسوول).

شکل ۲ ماتریس تخصیص مسوولیت‌ها

۵ ملاحظات

۵-۱ سطح جزییات

در حالی که سطح تفصیل مناسب [از پیش‌ تعریف شده‌ای] برای پروژه‌ها وجود ندارد، مدیر پروژه باید از مخاطرات تفصیل زیاد یا کم مطلع باشد. در سطح تفصیل اندک، اندازه [بزرگ] حساب‌های کنترل (از منظر بودجه، زمان و محدوده) مدیر حساب کنترل را با دشواری جدی مواجه می‌کند. تفصیل زیاد باعث افزایش تعداد حساب‌های کنترل خواهد شد و این موضوع بر تکمیل موفق کار مطابق پارامترهای حساب کنترل، تاثیر منفی می‌گذارد. علاوه بر این تفصیل حساب‌های کنترلی در سطوح پایین‌تر، میزان پایش و نظارت مدیریت و دخالت ذی‌نفعان را افزایش می‌دهد. سطح تفصیل باید با ماهیت حوزه کنترل و قابلیت‌های مدیر حساب کنترلی متناسب باشد.

۵-۲ نگهداری

هرگاه کار و بودجه پروژه افزایش یا کاهش یابد، یک یا چند حساب کنترل تغییر خواهد کرد. این تغییر باید همیشه در قالب ماتریس تخصیص مسوولیت‌ها منعکس شود. رویکرد حاضر به مدیر پروژه این امکان را می‌دهد که به طور مستمر تصویری به روز از تمام کارها و بودجه‌های مرتبط پروژه داشته باشد.

 خلاصه

ساختار شکست کار و ساختار شکست سازمانی برای اطمینان از مدیریت تمام کارها توسط فرد مسوول و پاسخ‌گو یکپارچه می‌شوند. ساختار سازمانی پروژه که در قالب ساختاری سلسله مراتبی مستند می‌شود، تحت عنوان ساختار شکست سازمانی شناخته می‌شود. ساختار شکست سازمانی و ساختار شکست کار در قالب یک ماتریس ترکیب می‌شوند تا ماتریس تخصیص مسوولیت‌ها شکل بگیرد. نقطه تقاطع ساختار شکست کار و ساختار شکست سازمانی، حساب کنترل را تبیین می‌کنند. مدیر حساب کنترل مسوول و پاسخ‌گو در قبال محدوده، برنامه زمانی و بودجه کار [در قالب حساب کنترل] محسوب می‌شود.