تهیه برنامه زمانی برای مدیریت ارزش کسب شده (Earned Value Management – EVM)

برگرفته از ویرایش دوم Practice Standard for Earned Value Management by Project Management Institute

۱ معرفی

تهیه برنامه زمانی عبارت‌است از فرآیند تعبیر و تبدیل تمامی اجزای ساختار شکست کار به یک مدل دارای ترتیب و مرحله بندی شده بر اساس زمان‌های اجرا. با وجود این­که برای به کار گیری سیستم مدیریت ارزش کسب شده لزومی به توزیع منابع برای برنامه زمان بندی در سطح فعالیت ها وجود ندارد؛ با این حال اقدامی است که توصیه می شود و به مبنای ارزیابی عملکرد، اعتبار بیشتری می بخشد. دروندادها و بروندادهای در تصویر ۱ نمایش داده شده اند.

شکل ۱- تهیه برنامه زمانی (دروندادها و بروندادها)

برنامه زمانی پروژه، فعالیت های مرتبط با هریک از اجزای ساختار شکست کار را با یکدیگر یکپارچه و وابستگی‌های موجود بین فعالیت‌های پروژه را شناسایی می‌کند. این اتفاق همچنین در مورد وابستگی‌هایی که در خارج پروژه وجود دارند نیز روی می‌دهد. مدل برنامه زمانی می‌تواند در سطوح متفاوتی از جزئیات ارائه و تفکیک شود.

این استاندارد عملیاتی، بر روی اجزایی از برنامه زمانی که در ارتباط با کاربرد مدیریت ارزش کسب شده هستند، تمرکز می کند. از این رو فرض بر این است که فرآیندهای توسعه برنامه زمانی بر اساس آنچه در راهنمای PMBOK ذکر شده، دنبال میشوند.

۲ دروندادها

۲-۱ مبنای محدوده

مبنای محدوده، که از بیانیه محدوده، ساختار شکست کارو جزییات ساختار شکست کار تشکیل شده، اطلاعاتی در رابطه با تمامی اقلام تحویلی و محصولات پروژه که در نهایت در زمان تحویل پروژه بررسی و مقایسه شده، فراهم می­کند. مبنای محدوده باید شامل اطلاعات کافی بوده تا تیم پروژه بتواند، اقدام‌های لازم برای تکمیل محدوده فعالیت ها را به تفکیک، استخراج کنند.

۲-۲ ساختار شکست منابع

تمامی منابع لازم برای تکمیل پروژه از جمله نفرات، تجهیزات، مصالح، تامین موجودی، و یا هر قلم مرتبط یا غیر مرتبط با اجرای پروژه را شامل می‌شود. در برخی پروژه‌ها، محل [پروژه] و کارگاه‌ها نیز به عنوان منابعی به حساب می‌آیند که برای انجام “تخمین هزینه” و “برنامه‌ریزی” در نظر گرفته می‌شوند.

۳ شرح

۳-۱ ابزار برنامه زمان بندی

یک ابزار زمان‌بندی، در ترکیب با یک روش ویژه برنامه‌ریزی (مانند روش مسیر بحرانی)، به این منظور استفاده می‌شود که بتوان اطلاعات مربوط به پروژه مانند فعالیت‌ها، ترتیب اقدامات، محاسبات زمانی، محاسبات منابع (در صورتی‌که موجود باشد) و دیگر اطلاعات مرتبط با برنامه‌ریزی را در آن منظور کرد. این ابزار برنامه ریزی، اطلاعات اختصاصی پروژه را پردازش می‌کند و بر اساس اطلاعات وارد شده در این ابزار برنامه‌ریزی، بازخوردهای لازم برای ایجاد مدل زمانی به صورت پویا، استخراج می‌شود. ابزار برنامه‌ریزی که برای هر پروژه انتخاب می‌شود باید شامل یک برنامه مبنای زمانی یکپارچه باشد که مقاطع زمانی مهم و تصمیم‌گیری ذی‌نفعان را از آغاز تا پایان پروژه در بر بگیرد.

۳-۲ ساختار برنامه زمانی

مدل برنامه زمانی باید متناسب با ساختار شکست کار سازمان‌دهی شود. [این ساختار] سلسله مراتبی می‌تواند به شرح زیر باشد:

• سطوح بالاتر ساختار شکست کار
• مراکز کنترل
• بسته های کاری و برنامه ریزی
• فعالیت‌ها

ارتباطات بین فعالیت‌ها متناسب با منطق حاکم بر روابط طبیعی بین فعالیت‌ها استخراج می‌شود.

۳-۳ ارتباط بین برنامه‌ی زمان بندی و بودجه‌ی پروژه

ارتباط بین مدل برنامه زمانی و سیستم بودجه‌بندی در تمام طول پروژه حفظ می‌گردد. ارزش برنامه ریزی شده با استفاده از فرضیات مدل برنامه‌ریزی سنجیده می‌شود. احتمالاً ساختار شکست کارها و نیز گروهی از سایر مولفه‌های بودجه (‌مراکز کنترل، بسته های کاری، و بسته های برنامه ریزی) در هر دو سیستم وجود خواهند داشت. برخی ویژگی‌های مشخص مانند “تاریخ شروع و پایان فعالیت‌ها”، “بودجه‌”، “اوزان” و نیز “مسوولیت‌های سازمانی”، باید همواره بین بودجه و برنامه زمانی سازگار باشند.

زمانی که برنامه پروژه توسط تمامی ذی نفعان پروژه بازبینی و تصویب گردید، به عنوان برنامه زمانی مبنای پروژه نگهداری می‌شود و مبنایی برای ارزیابی عملکرد می‌باشد. معیارهای مورد استفاده در مدیریت مبنای بودجه، باید برای [مبنای] مبنای برنامه زمانی نیز مورد استفاده قرار گیرد. به عنوان مثال، همان‌طور که تعدیل بودجه به خاطر شرایط اضافه هزینه یا پایین بودن هزینه مورد تایید نمی‌باشد، به همان نسبت تغییر برنامه زمانی به دلیل عقب بودن یا جلو‌تر بودن از برنامه زمانی نیز مورد تایید نخواهد بود.

۴ بروندادها

۴-۱ برنامه مبنای یکپارچه

برنامه مبنای یکپارچه زمانی نشان‌دهنده مراحل زمانی اجرای کارهای محدوده پروژه است. برنامه کاری پروژه باید منعکس کننده تمامی کارهای داخل محدوده که در ساختار شکست کارها تبیین شده،‌ باشد. جزئیات آن باید به اندازه کافی برای برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل پروژه تعریف شود. برنامه زمانی کلان (سطح کلان) و بالاترین سطح ساختار شکست کار هر دو بیانگر محدوده کلی پروژه هستند. سطوح پایین تر ساختار شکست کارها متناسب با سطوح [پایین‌تر]  برنامه زمانی می‌باشد.  این مفهوم در مورد حساب‌های کنترلی، بسته‌های کاری و بسته‌های برنامه‌ریزی نیز وجود دارد (به شکل ۲ مراجعه شود.)

شکل ۵-۲ پروژه دوچرخه: روابط میان ساختار شکست کار و برنامه زمانی

۵ ملاحظات

۵-۱ تکامل (Evolution) برنامه زمانی

بودجه‌بندی و برنامه‌ریزی زمانی پروژه‌ها [فرآیندهایی] تکرار شونده هستند. این فرآیندها تعامل دائم فرضیات و محدودیت های پروژه را مورد توجه قرار می‌دهند و تا زمانی که ذی نفعان بر سر محاسبات انجام گرفته، توافق حاصل کنند، ادامه می‌یابند. تکامل برنامه زمانی تا زمان پذیرش از سوی مدیر پروژه به عنوان مبنای سنجش عملکرد، ادامه می‌یابد.

۶ نتیجه‌گیری

یک “برنامه زمانیی مبنای یکپارچه” که به طور متناسب ساختار دهی شده باشد، نشان‌دهنده طرح تیم پروژه برای انجام کارهای مورد نظر است. این برنامه زمانی مبنای اصلی سنجش عملکرد را فراهم می‌کند، به طوری که به کمک آن نتایج مورد انتظار نیز پیش‌بینی می‌شوند.

برنامه زمانی از منظر مدیریت ارزش کسب شده باید دارای ویژگی‌های زیر باشد:

• یک برنامه زمانی منطقی که محدوده کار را منعکس می‌کند.
• فعالیت‌های برنامه زمانی با ساختار شکست کار سازگار باشد.

برنامه زمانی پروژه، منعکس کننده تمام محدوده کارهای پروژه در انطباق با ساختار شکست کار است و باید دارای سطح تفصیل متناسب با نیازهای برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل باشد.