جعبه ابزار مدیریت کسب و کار – ابزار (۳) الگوی ۵ چرا

معمولا آنچه در نگاه اول به عنوان مساله می‌بینیم، پیامدی از یک عمیق‌تر است. به عبارت دیگر آنچه در نخستین برخورد با آن مواجه می‌شویم، مساله ریشه‌ای نیست، بلکه شواهد و پیامدهایی از مساله است.

مسایل دشوار و سخت معمولا پیامد و نشانه مشکلات عمیق‌تری هستند؛ در این شرایط و با وجود این که راه‌حل‌های سریع یا میان‌بر گزینه‌های مناسبی به نظر می‌رسند، اما نمی‌تواند این نوع مسائل را به‌طور کامل حل کنند و معمولا پس از مدتی مجددا با همان پیامدها یا پیامدهایی جدید از مساله ریشه‌ای مواجه خواهیم شد.

برای شناخت علت یا علل ریشه‌ای می‌توان از ابزارهای مختلفی استفاده کرد، از جمله ابزار ۵ چرا (۵ Whys).

ابزاری که در این پست معرفی می‌شود، «الگوی ۵ چرا» است. ابزاری ساده و کاربردی برای شناسایی ریشه مسایل و مشکلات.

این تکنیک توسط ساکی شی تویودا (یکی از پیشگامان انقلاب صنعتی ژاپن)، در سال ۱۹۳۰ ابداع شده‌است. او یک متخصص صنعت، مخترع و همچنین پایه گذار شرکت تویوتاست. این ابزار در دهه ۱۹۷۰ مشهور شد و تویوتا کماکان از آن استفاده می‌کند.

تویوتا دارای فلسفه “مشاهده از نزدیک یا Go & See است. یعنی تصمیم‌گیری بر مبنای شناخت عمیق از آن‌چه واقعا و در کارخانه رخ می‌دهد.

ابزار ۵ چرا نیز با این فلسفه سازگار است. به‌ویژه این‌که ابزار ۵ چرا وقتی توسط افرادی که مستقیما با موضوع مورد بررسی درگیر هستند، انجام می شود، منجر به نتایج بهتری می شود.

منطق این ابزار ساده است:

مساله موردنظر را بنویسید و سپس ۵ بار (کمتر یا بیشتر) سوال چرا را بپرسید. زمانی که ریشه مساله مشخص شد، به دنبال حل ریشه ای مساله باشید تا از تکرار آن مساله و پیامدهای جلوگیری شود.

کلیک بفرمایید 

• چیستی ابزار؟
• ابزاری ساختار یافته و کارآمد برای جستجو در مورد عملکرد کسب و کار برای یافتن ریشه و واقعیت مسایل (و نه پیامد و عوارض آن).
• ترکیب ساختاریافته پرسش‌گری و کاوش‌گری
• چرا X این‌گونه‌است؟
• چه موقع استفاده شود؟
• قابلیت کاربرد در شرایط مختلف
• تسهیل بررسی مساله از منظرهای مختلف در زمانی کوتاه
• محدودیت زمان / تعدد ذی‌نفعان
• پرسش‌گری یک نفره یا گروهی
• چرا استفاده شود؟
• هدف یافتن ریشه مسایل و مشکلات کسب و کاری
• شناسایی سریع محرک‌ها / ریشه‌های مسایل و مشکلات
• دارای ماهیت کیفی
• حداقل ۵ بار متوالی تکرار پرسش مبتنی بر چرا؟
• تعداد پرسش‌ها تابع شرایط است.

برای استفاده از این ابزار گام‌های زیر پیشنهاد می‌شود:

۱) شرح دقیق مساله، مشکل یا نیاز / تشریح وضع موجود و مطلوب و پیامدهای هریک / شرح آنچه خلاف انتظار است / شرح محرک بررسی‌ها

۲) تنظیم فهرست ذی‌نفعان مورد مصاحبه برای شناخت مساله

۳) نگاشت و درج پاسخ‌های هر مصاحبه شونده به هر چرا / در هر سطح پاسخ به چرایی وقوع رخداد سطح قبل

۴) شناخت دلیل یا دلایل ریشه‌ای – پس از طرح تعداد کافی پرسش مبتنی بر چرا، برخی جنبه‌های مهم و مشترک پاسخ‌ها می‌تواند مبین دلیل یا دلایل اصلی ریشه‌ای باشند.

۵) مستندسازی راه‌کارهای پیشنهادی و محتمل یا اقدام‌های شناسایی شده برای مشکل براساس مجموعه گفتگوهای انجام شده با ذی‌نفعان

لینک دانلود فایل PDF تصویر با کیفیت بالا