جلسات معمول و اهداف آنها

برگرفته از کتاب راهنمای عملیاتی مدیریت پروژه (در صنعت ساخت) – پیوست ۱۳

گروه/تیم راهبردی (کمیته راهبردی)

• بررسی منشور پروژه، مفاهیم و مبانی طراحی، کلیات بودجه‌ و برنامه زمانی.
• تصویب و تایید تغییر در منشور پروژه.
• مرور استراتژی پروژه و روند تحقق اهداف کارفرما.
• تصویب قراردادهای مشاوران و پیمانکاران.

تیم پروژه

• تایید برنامه مالی و بررسی گزارش‌های عملکرد واقعی هزینه‌ها در برابر بودجه مصوب.
• بررسی فهرست شرکت‌کنندگان در مناقصه و پیشنهادهای رسیده – تصمیم‌گیری در مورد واگذاری کارها.
• ارایه گزارش روند پیشرفت برنامه طراحی و ساخت.
• بررسی و اظهار نظر در مورد تغییرات پیشنهادی در طراحی‌ها و هزینه‌ها شامل تغییرات مورد نظر کارفرما برای تصویب اصلاحات مربوط در برنامه‌پروژه.

دوره مدیریت حرفه‌ای جلسه‌ها

https://www.dorehgostar.com/

تیم طراحی

• بررسی، تهیه گزارش و اجرای تمامی جنبه‌های مرتبط با طراحی‌ها.
• تعیین/مرور تصمیم‌های کارفرما.
• آماده‌سازی اطلاعات/گزارش‌ها/توصیه‌ها به تیم پروژه در مورد:
  • قراردادهای پیمانکاران تخصصی/جزء،
  • تغییرات پیشنهادی درباره طراحی و/یا هزینه‌ها.
• بررسی دریافت اطلاعات پیمانکاران تخصصی، دسته‌بندی و پردازش این اطلاعات.
• اطمینان نسبت به هماهنگی و یکپارچگی اطلاعات طرح و فرآیندهای طراحی.

گروه/تیم تامین مالی

• بررسی،‌ نظارت و ارایه گزارش عملکرد مالی، قراردادی و تدارکات به عوامل دست‌اندرکار مرتبط.
• تهیه برنامه مالی برای تصویب کارفرما.
• آماده‌سازی و مرور گزارش‌های معمول در مورد هزینه‌ها و جریان نقدینگی و پیش‌بینی نیازهای آتی پروژه به منابع مالی.
• بررسی مسایل مالیاتی.
• نظارت بر تنظیم و انتشار اسناد مناقصه و مدارک قرارداد.
• بررسی آثار هزینه‌ای پیشنهادهای تغییر مطرح شده از سوی کارفرما یا تیم طراحی.

تیم پروژه (جلسه‌های بررسی روند)

• برقراری ارتباط موثر میان گروه‌های مسوول در مراحل مختلف پروژه.
• نظارت بر پیشرفت و ارایه گزارش درباره توسعه پروژه، تغییرات پیشنهادی و برنامه زمانی اجرا.
• بررسی روند پروژه نسبت به برنامه زمانی برای هر مرحله از پروژه / بسته‌های کاری.
• شناسایی مشکلات احتمالی.
• مرور وضعیت تدارکات.
• مرور وضعیت اطلاعات ساخت و درخواست‌های دریافت اطلاعات از سوی پیمانکاران تخصصی به پیمانکار اصلی.

دوره مدیریت حرفه‌ای جلسه‌ها

https://www.dorehgostar.com/

تیم پروژه (جلسه‌های کارگاهی)

ارایه گزارش‌های ماهانه پیمانکار اصلی شامل موارد زیر:

• کنترل کیفیت.
• روند پیشرفت پروژه.
• مسایل رفاهی (سلامت، ایمنی و تغذیه).
• پیمانکاران تخصصی.
• طراحی و تدارکات.
• اطلاعات مورد نیاز.
• ایمنی ساختگاه.
• فهرست نقشه‌ها.

ارایه گزارش (در مورد مشکلات مطرح شده در جلسه‌های پیشین) توسط:

• مهندس معمار.
• نقشه‌بردار.
• مدیر تسهیلات.
• گروه فناوری اطلاعات.
• مترور.

اقدامات قانونی و تسهیلات زیربنایی:

• تلفن.
• گاز‌رسانی.
• آب‌رسانی.
• جریان برق.
• زهکشی.
• تاییدیه‌ها و موافقت‌نامه‌ها.
• برنامه‌ریزی.
• مقررات ساختمانی.
• مسوولان محلی.
• ادارات بهداشت.
• سایر موارد.

اطلاعات:

• ارایه‌ شده توسط تیم طراحی.
• درخواستی از تیم طراحی.
• درخواستی از پیمانکار.