دشواری‌ها و مشکلات مدیریت موفق هزینه در پروژه‌ها و سازمان‌های پروژه محور

مدیریت صحیح منابع و هزینه یکی از مهم‌ترین پایه‌های موفقیت سازمان‌های پروژه محور محسوب می‌شود. با این حال بسیاری از این دسته سازمان‌ها پر این زمینه چندان موفق عمل نمی‌کنند. دلایل متعددی برای این عدم توفیق می‌توان برشمرد، که مهم‌ترین آنها عبارتند از:

1. محرمانه تلقی کردن داده‌های مدیریت هزینه حتی برای مدیر پروژه!

یکی از مهم‌ترین انتظارات از مدیر پروژه مدیریت هزینه و ایجاد تعادل میان دامنه کار، زمان، هزینه و کیفیت است و هنگامی که بخشی از داده‌ها در اختیار وی قرار نمی‌گیرد چگونه می‌توان انتظار داشت که وی از عهده مدیریت هزینه برآید.

1. واکنش نامناسب مدیران به داده‌های حاصل از مدیریت هزینه و مدیریت ارزش کسب شده!

پارامترهای مدیریت هزینه نباید بدون تحلیل مورد استفاده در قضاوت‌های مدیریتی قرار گیرند. در صورتی که استفاده از این داده‌ها بدون تحلیل کافی انجام شود، قطعا نتیجه لازم را در سازمان در پی نخواهد داشت.

• نبود پشتیبانی سازمانی از مدیریت هزینه

توفیق در مدیریت موثر هزینه‌ها مستلزم یکپارچگی سیستم‌ها و تغییر در برخی رویه‌هاست. در صورتی که مدیریت ارشد سازمان حاضر به اعمال تغییرات برای یک‌پارچگی سیستم‌ها و اصلاح رویه‌ها نباشد، در عمل مدیریت هزینه ممکن نخواهد بود.

1. ضعف در برنامه‌ریزی!

ستون فقرات مدیریت پروژه و مدیریت هزینه WBS و پس از آن OBS پروژه است. در بسیاری موارد برآوردهای هزینه و بودجه‌بندی و سایر اقدام‌های برنامه‌ریزی مانند ارجاع کار به پیمانکاران و شیوه‌های و روش‌های اجرایی بدون توجه به تلاقی WBS و OBS و مراکز کنترلی که از این تلاقی تعریف می‌شود، صورت می‌گیرد که نتیجه قطعی آن شکست تلاش‌‌های مربوط به مدیریت هزینه خواهد بود.

1. ارجاع چند بسته کاری به یک پیمانکار در قالب یک قرارداد!

قویا توصیه می‌شود قراردادهای پیمانکاری با بسته‌های کاری پروژه تناظر داشته باشند. به عبارت دیگر لازم است تعریف WBS با در نظر گرفتن ساختار و سازمان اجرایی پروژه انجام شود.

1. مسایل ناشی از ناسازگاری داده‌های هزینه‌ای

این ناسازگاری‌ها به دلایل مختلف و از جمله موارد زیر ایجاد می‌شود:

✅ وجود کارهای ناقص باقی‌مانده از گذشته

✅ منابع و بودجه باقی‌مانده از گذشته

✅ تکمیل پیش از موعد کارها

• اعتماد بیش از حد به نرم‌افزارها!

نرم‌افزارها ابزاری برای تسهیل و تدقیق محاسبات به ویژه محاسبات حجیم و پیچیده می‌باشند و قرار نیست به جای ما فکر کنند، تحلیل کنند و تصمیم بگیرند.

همچنین کیفیت خروجی نرم‌افزارها به طور قابل ملاحظه‌ای به کیفیت داده‌ها و اطلاعات ورودی وابستگی دارد و داده‌های بی کیفیت قطعا به خروجی‌های بی‌کیفیت منجر خواهند شد.

• استفاده نامنتاسب از داده‌های مدیریت هزینه برای پیش‌بینی آینده!

داده‌های مدیریت هزینه و عملکرد گذشته پروژه در این حوزه ضرورتا قابل تسری به آینده نخواهد بود و استفاده از این داده‌ها برای پیش‌بینی آینده باید با دقت و اعتبارسنجی ویژه انجام شود.

1. عدم توجه به پتانسیل‌های ناسازگاری داده‌ها به ویژه

✅در ابتدا و انتهای هر بسته کاری یا مرکز کنترل یا ✅در مواردی که بسته‌کاری پیش از موعد مقرر آغاز شده یا بیش از موعد مقرر به طول انجامیده است

1. توزیع نامناسب بودجه در طول زمان

این این موضوع به ویژه در مورد هزینه‌های مربوط به تامین و تدارکات با ارزش زیاد و نیز قراردادهای پیمانکاری اهمیت می‌یابد.

1. عدم تعریف سازوکار استاندارد برای محاسبه PV، EV و AC به گونه‌ای سازگار و قابل مقایسه

این موضوع به ویژه در مورد حسابداری هزینه و کار انجام شده مصالح، مواد و تجهیزات باعث خطاهای فاحش می‌شود.

• تسری روش‌های حسابداری صنعتی به مدیریت هزینه پروژه بدون متناسب‌سازی