راهنمای کانبان (ترجمه غیر رسمی)

این متن ترجمه‌ای غیر رسمی از The Kanban Guide 2020 است. متن اصلی این متن از طریق kanbanguides.org در دسترس می‌باشد.

هدف راهنمای کانبان

هدف این راهنما این است که با تعیین مجموعه‌ای از قوانین و قواعد برای کانبان، مرجعی یکسان برای جامعه [کاربران] باشد. با استناد به مبانی کانبان، استراتژی و روش ارایه شده در این راهنما می‌تواند، طیف کاملی از رویکردهای تحویل ارزش و [مواجهه با] چالش‌های سازمانی را پوشش دهد.

هر گونه اشاره‌ای به واژه «کانبان» در این متن مشخصا تمامی مفاهیم درج شده در این راهنما را پوشش می‌دهد.

فهرست مطالب

• هدف راهنمای کانبان
• فهرست مطالب
• تعریف کانبان
• چرایی استفاده از کانبان
• تئوری کانبان
• گام‌های کانبان
  • تعریف و مصورسازی جریان کار
  • مدیریت فعالانه مولفه‌های در جریان کار
  • بهبود جریان کار
• معیارها و شاخص‌های کانبان
• سخن پایانی
• پیشینه کانبان

تعریف کانبان

کانبان استراتژی بهینه‌سازی جریان ارزش از طریق فرآیندهاست که از طریق یک سیستم تصویری مبتنی بر کشش استفاده می‌کند. راه‌های متفاوتی برای تعریف ارزش وجود دارد که شامل در نظر گرفتن ملاحظات مشتری، کاربر نهایی، سازمان و محیط (به عنوان مثال) است.

کانبان شامل سه اقدام و گام زیر است که به ترتیب اجرایی می‌شوند:

• تعریف و مصورسازی جریان کار
• مدیریت فعالانه (کنشگرانه) مولفه‌های در جریان کار
• بهبود جریان کار

در عمل، از به‌کارگیری این روش‌ها و گام‌های [سه‌گانه] کانبان، تحت عنوان سیستم کانبان یاد می‌شود. افرادی که در تحویل ارزش در قالب سیستم کانبان مشارکت دارند، به عنوان اعضای سیستم کانبان شناخته می‌شوند.

چرایی استفاده از کانبان

جنبه‌ محوری در تعریف کانبان، «مفهوم جریان» است. جریان، حرکت ارزش بالقوه در یک سیستم است. از آنجایی‌که فلسفه بسیاری از جریان‌های کار، بهینه کردن ارزش است، استراتژی کانبان، بهینه کردن ارزش از طریق بهینه کردن جریان است.

«بهینه کردن»، ضرورتا به معنای «بیشینه کردن» نیست. بهینه‌سازی به معنای تلاش برای یافتن تعادل درست و مناسب میان کارایی، اثربخشی و قابلیت پیش‌بینی در چگونگی انجام کارهاست:

• یک «جریان کار موثر»، به تحویل آنچه مشتری خواسته در زمانی مورد نظر مشتری منجر می‌شود.
• یک «جریان کار کارآمد»، منابع اقتصادی موجود را در بهینه‌ترین حالت ممکن برای تحویل ارزش تخصیص می‌دهد.
• یک «جریان کار پیش‌بینی‌پذیر»، به معنای توانایی پیش‌بینی درست تحویل ارزش با درجه قابل قبولی از قطعیت است.

استراتژی کانبان، ترغیب اعضای سیستم کانبان به طرح پرسش‌های صحیح در زودترین زمان ممکن به عنوان بخشی از اقدام‌ها و تلاش‌های بهبود مستمر برای دستیابی به این اهداف است. تنها با یافتن تعادل پایدار میان این سه مولفه، بهینه‌سازی ارزش قابل دستیابی است.

از آنجایی‌که کانبان را در تئوری می‌توان در هر جریان کاری استفاده کرد، به‌کارگیری آن محدود به هیچ صنعت یا بافتار خاصی نیست. دانش‌کاران حرفه‌ای نظیر فعالان بخش‌های مالی، بازاریابی، سلامت و نرم‌افزار، تنها نمونه‌هایی هستند که می‌توانند از کانبان بهره بگیرند.

تئوری کانبان

کانبان از تئوری جریان استفاده می‌کند و بر تفکر سیستمی، قواعد ناب، تئوری صف، تغییر پذیری و کنترل کیفیت مبتنی است.

بهبود مستمر سیستم کانبان در طول زمان و براساس این تئوری‌ها یکی از راه‌هایی است که سازمان‌ها می‌توانند برای بهینه‌سازی تحویل ارزش از آنها بهره بگیرند.

همچنین تئوری که کانبان بر اساس آن پایه‌ریزی شده در متدولوژی‌ها و چارچوب‌های مختلف مبتنی بر ارزش مشترک است. به واسطه همین شباهت‌ها، کانبان را می‌تواند و باید با هدف تقویت این تکنیک‌ها [، متدولوژی‌ها و چارچوب‌ها] به‌کار گرفت.

تعریف و مصورسازی جریان کار

بهینه‌سازی جریان مستلزم تعریف جریان در بافتار مورد نظر است. درک مشترک، شفاف و صریح بین اعضای سیستم کانبان در قالب بافتار آنها، تحت عنوان تعریف جریان کار (Definition of Workflow – DoW) شناخته می‌شود. سایر مولفه‌های این راهنما به‌طور مشخص به چگونگی تعریف جریان کار وابسته است.

به عنوان یک حداقل، اعضای سیستم کانبان باید با استفاده از مولفه‌های زیر DoW را ایجاد کنند:

• تعریف واحدهای مستقل ارزش که در جریان که در جریان کار حرکت می‌کنند. این واحدهای ارزش تحت عنوان «مولفه‌های کاری» یا «مولفه‌ها» شناخته می‌شوند.
• تعریف زمان آغاز و خاتمه مولفه‌ها در جریان کار.
• جریان کار برحسب مولفه‌های کاری ممکن است بیش از یک نقطه شروع یا خاتمه داشته باشند.
• یک یا چند وضعیت تعریف شده که نشان‌دهنده جریان مولفه‌ها از آغاز تا خاتمه است. هر مولفه کار بین نقاط شروع و خاتمه، تحت عنوان کار در جریان (WIP) شناخته می‌شود.
• تعریف چگونگی کنترل WIP از شروع تا خاتمه.
• خط‌مشی صریح در مورد چگونگی حرکت مولفه‌های کار بین هر موقعیت از شروع تا خاتمه.
• سطح سرویس مورد انتظار (SLE)، که پیش‌بینی است از زمان حرکت یک مولفه کاری بین آغاز و خاتمه.

اعضای سیستم کانبان معمولا به مولفه‌های تکمیلی و بیشتر برای DoW نیاز دارند، از جمله ارزش‌ها، اصول و توافق‌های کاری، که همگی تابع موقعیت تیم هستند.

گزینه‌های مختلفی وجود دارد و منابع متعددی ورای این راهنما وجود دارند که می‌توانند برای تصمیم‌گیری در مورد به‌کارگیری [این گزینه‌ها] کمک کنند.

از مصورسازی DoW در کانبان تحت عنوان تابلوی کانبان یاد می‌شود. شفاف کردن حداقل عناصر DoW در تابلوی کانبان برای پردازش دانش ضروری است که نتیجه آن اطلاع از عملکرد بهینه [یا غیر بهینه] گردش کار و تسهیل و بهبود مستمر فرآیند خواهد بود.

هیچ دستورالعمل مشخصی برای آن که تصویرسازی [جریان کار] باید چگونه باشد، وجود ندارد، به جز آن‌که درک مشترکی از نحوه ارایه ارزش ایجاد کند. لازم است همه جنبه‌های DoW (مانند مولفه‌های کاری و خط‌مشی‌ها) در کنار سایر عوامل مرتبط با بافتار و متاثر از آن بر عملکرد فرآیند تاثیر می‌گذارد، مورد توجه قرار گیرد. فقط تصور و تخیل اعضای سیستم کانبان است که آنها را در شفاف‌سازی جریان محدود می‌کند.

مدیریت فعالانه و کنشگرانه مولفه‌های کاری در جریان

مدیریت فعالانه مولفه‌ها در جریان کار می‌تواند در قالب‌های متعددی از جمله موارد زیر (و نه محدود به آنها) انجام شود:

• کنترل کار در جریان (WIP)
• پیشگیری از انباشته‌شدن مولفه‌ها در تمام بخش‌های و قسمت‌های جریان کار
• اطمینان از آن‌که مولفه‌های کاری بدون دلیل و غیر ضروری طول نخواهند کشید (با استفاده از SLE به عنوان یک مرجع و مبنا).
• حذف موانع پیش‌روی کارهایی که با مانع مواجه شده‌اند.

یک روش معمول آن است که اعضای سیستم کانبان، مدیریت فعال مولفه‌ها را به طور منظم بررسی کنند. اگر چه برخی ممکن است جلسه‌های روزانه را [برای مدیریت فعالانه] انتخاب کنند، اما تا زمانی که مدیریت فعالانه انجام می‌شود، هیچ الزامی برای بازبینی و ملاقات در یک زمان منظم وجود ندارد.

پیامد جنبی کنترل WIP ایجاد سیستم کششی است. از این سیستم تحت عنوان سیستم کششی یاد می‌شود، چرا که اعضای سیستم کانبان کار خود را تنها زمانی بر روی یک مولفه آغاز می‌کنند که سیگنال روشنی مبنی بر وجود ظرفیت برای انجام کار دریافت کرده باشند (انتخاب یا کشش).

هنگامی که کار در جریان از محدودیت در DoW کم‌تر شود، سیگنال انتخاب کار جدید ارسال می‌شود. اعضا باید از کشش / انتخاب مولفه‌ها بیش از تعداد تعیین شده به عنوان محدودیت WIP در هر بخش جریان کار خودداری کنند. در موارد نادر ممکن است اعضای سیستم در مورد کشش کار بیشتر از حد تعیین شده برای WIP توافق کنند، اما این رویکرد نباید معمول و روتین شود.

محدودیت کار در جریان نه تنها به بهبود جریان کار کمک می‌کند، بلکه تمرکز جمعی، تعهد و همکاری اعضای سیستم کانبان را نیز بهبود می‌دهد. هر گونه استثنای قابل پذیرش در کنترل WIP باید به طور صریح در DoW تبیین شود.

کنترل کار در جریان

لازم است اعضای سیستم کانبان تعداد مولفه‌های موجود در جریان کار را از آغاز تا خاتمه، به طور صریح، محدود کنند. این محدودیت‌ها معمولا به صورت اعداد / اسلات / توکن بر روی تابلوی کانبان نمایش داده شده و از آن تحت عنوان محدودیت WIP یاد می‌شود.

محدودیت WIP می‌تواند شامل کار در جریان در یک ستون تک، موارد گروه‌بندی شده در ستون / مسیر / ناحیه یا تمام تابلو باشد (محدودیت به این موارد محدود نشده و تعیین آن در قالب بافتار موضوعیت می‌یابد).

بهبود جریان کار

با ایجاد صریح DoW، مسوولیت اعضای سیستم کانبان، بهبود مستمر جریان کار برای دستیبابی به تعادل بهتر میان اثربخشی، کارایی و قابلیت پیش‌بینی خواهد بود. اطلاعاتی که از تصویرسازی و سایر اقدام‌های کانبان به دست می‌آید، راهنمایی برای تغییرات مفید و موثر در DoW است.

به طور معمول هر از چند گاهی در مورد DoW مرور، بازبینی و گفتگو انجام و تغییرات ضروری اعمال می‌شود، با این حال هیچ الزامی در این مورد وجود ندارد (مانند برگزاری جلسه‌های رسمی در دوره‌های زمانی مشخص برای اعمال تغییرات). اعضای سیستم کانبان می‌توانند و باید تغییرات به موقع و سریع را متناسب با اقتضای بافتار، اعمال کنند. همچنین هیچ تجویزی مبنی بر ضرورت بهبودها‌ی کوچک (بطئی) و افزایشی جریان کار وجود ندارد. در صورتی که مصورسازی و شاخص‌های کانبان نشان دهد که تغییرات جدی و قابل ملاحظه ضروری است، اعضای سیستم کانبان باید آن را اعمال کنند.

شاخص‌ها / معیارهای کانبان

به‌کارگیری کانبان مستلزم جمع‌آوری و تحلیل حداقلی از شاخص‌های جریان است. آنها انعکاس‌دهنده سلامت سیستم فعلی کانبان بوده و به تصمیم‌گیری در مورد نحوه تحویل ارزش کمک می‌کنند.

چهار شاخص یا معیاری که باید ردیابی شوند، عبارتند از:

• WIP یا کار در جریان: تعداد کارهای شروع شده‌ای که خاتمه نیافته‌اند.
• توان عملیاتی: تعداد مولفه‌های کاری خاتمه یافته در یک دوره زمانی. توجه داشته باشید که اندازه‌گیری توان عملیاتی مشخصا با شمارش تعداد مولفه‌های کاری انجام می‌شود.
• سن مولفه‌های کاری: فاصله زمانی میان شروع مولفه‌ کاری و مقطع زمانی حال (زمان اندازه‌گیری).
• زمان چرخه: مقدار زمان سپری شده بین شروع یک مولفه کاری و زمانی که خاتمه می‌یابد.

در اندازه‌گیری این چهار شاخص الزامی، واژگان شروع شده و خاتمه یافته در انطباق با چگونگی تعریف در DoW توسط اعضای سیستم کانبان مورد استفاده قرار می‌گیرند.

مشروط بر آن که اعضا از این شاخص‌ها در چارچوب توضیح این راهنما استفاده کنند، می‌توانند به هر یک از این معیارها نام‌های دلخواه دیگری را اطلاق کنند.

این شاخص‌ها به خودی خود فاقد معنی هستند، مگر آن‌که با یک یا چند مورد در مورد سه گام کانبان مرتبط باشند.  تصویرسازی این شاخص‌ها با استفاده از نمودارها توصیه می‌شود. مادامی‌که این نمودارها درک مشترکی از سلامت و عملکرد فعلی سیستم کانبان ایجاد می‌کنند، مهم نیست که از چه نموداری استفاده می‌کنند.

شاخص‌های جریانی که در این راهنما معرفی‌ شده‌اند، مبین حداقل‌های مورد نیاز برای کار کردن سیستم کانبان هستند. اعضای سیستم کانبان ممکن است و معمولا باید از شاخص‌ها و معیارهای تکمیلی مبتنی بر بافتار استفاده کنند که به تصمیم‌گیری مبتنی بر داده کمک کند.

سخن پایانی

روش‌ها و شاخص‌های کانبان تغییر ناپذیر هستند. با وجود آن‌که به‌کارگیری بخشی از کانبان ممکن است، اما نتیجه کانبان نخواهد بود. می‌توان و احتمالا باید اصول، روش‌ها و تکنیک‌های دیگر را به سیستم کانبان اضافه کرد، اما حداقل‌ اقدام‌ها و شاخص‌ها و خمیر مایه بهینه‌سازی ارزش باید حفظ شود.

پیشینه کانبان

کانبان فعلی می‌تواند ریشه‌های خود را در سیستم تولید تویوتا و کارهای متخصصانی از جمله دمینگ جستجو کند. مجموعه‌ای از شیوه‌ها که دانش‌کاران امروزه آن را تحت عنوان کانبان می‌شناسند، در سال ۲۰۰۶ در شرکت کوربیس پایه‌گذاری شد. این شیوه‌ها و روش‌ها به سرعت گسترش یافته و جامعه بین‌المللی بزرگ و متونعی را در بر گرفت، که در نهایت تقویت و تکامل این رویکرد را در پی داشت.

معرفی کتاب

در صورت تمایل به مطالعه بیشتر در زمینه کانبان، کتاب «به جای شروع کردن، تمامش کن» می‌تواند یکی از گزینه‌های فارسی در این زمینه باشد.

تهیه از وب‌سایت «فدک‌بوک» به نشانی زیر:

https://www.fadakbook.ir