سازماندهی پروژه برای مدیریت ارزش کسب شده (Earned Value Management – EVM) – بخش اول

برگرفته از ویرایش دوم Practice Standard for Earned Value Management by Project Management Institute

۳ مقدمه

سازماندهی پروژه فرآیندی است برای توسعه شرح تفصیلی پروژه و محصولات آن و نیز تقسیم اقلام تحویلی پروژه در قالب ساختار سلسله مراتبی از بسته‌های کاری.

مدیریت پروژه به درک و برنامه‌ریزی اهداف وابسته است. یکی از اولین گام‌های در برنامه‌ریزی پروژه تعریف محدوده است. در این فصل فرآیند تعریف محدوده پروژه تشریح شده، مولفه‌های کلیدی تشکیل دهنده این فرآیند تبیین می‌شوند. دروندادها و بروندادهای [این فرآیند] در شکل ۱ نشان داده شده‌است.

شکل ۱- سازماندهی پروژه (دروندادها و بروندادها)

۲ دروندادها

۲-۱ منشور پروژه

منشور پروژه سندی است که توسط آغاز کننده یا حامی پروژه ابلاغ می‌شود و رسماً وجود پروژه را تصویب و اجازه/اختیار تخصیص منابع سازمانی به پروژه را به مدیر پروژه اعطا می‌کند. منشور پروژه الزامات کلی و شرح کلی از محصول یا خدمات پروژه را ارایه می‌کند. منشور رابطه میان سازمان مجری [پروژه] و سازمان درخواست کننده [پروژه] را سازماندهی می‌کند. منشور مصوب به طور رسمی پروژه را آغاز می‌کند. منشور به مدیر پروژه اختیار به‌کارگیری منابع سازمانی را برای تحقق اهداف پروژه اعطا می‌کند. منشور پروژه به طور معمول شامل اطلاعاتی درباره اهداف پروژه، معیارهای موفقیت، الزامات کلی، شرح پروژه و ریسک‌ها، برآورد بودجه و رخدادهای کلیدی بحرانی پروژه است. در چارچوب این استاندارد فرض می‌شود منشور شامل اطلاعات قرارداد با مشتری (کارفرما) می‌باشد.

۲-۲ استراتژی مدیریت ذی‌نفعان

استراتژی مدیریت ذی‌نفعان با هدف متعهد شدن ذی‌نفعان پروژه در موفقیت آن طرح‌ریزی می‌شود. [این استراتژی] شامل زمینه‌های علاقه، نوع و میزان تاثیر بر پروژه و راهبردهایی برای افزایش پشتیبانی از پروژه، برای هر یک از ذی‌نفعان است.

۲-۳ مستندات الزامات

پس از تصویب منشور یا امضای قرارداد، الزامات کلی با جزییات بیشتری تجزیه و مستند می‌شوند. نیازهای ذی‌نفعان در قالب الزامات پروژه یا الزامات محصول / خدمت شفاف می‌شوند. الزامات محصول / خدمت ویژگی‌ها و کارکردهای محصول، خدمت یا نتیجه مورد نظر [از پروژه] را تعریف می‌کنند و شامل اطلاعاتی درمورد الزامات فنی، ایمنی، عملکردی و نظایر آن می‌باشد. الزامات پروژه نیز شامل اطلاعاتی در مورد الزامات کسب و کار، مدیریت پروژه، تحویل [پروژه / محصول] و نظایر آن می‌باشد. به بیان دیگر مستندات الزامات شرایط و قابلیت‌هایی را تبیین می‌کنند که باید در محصول، خدمت یا نتیجه [پروژه] وجود داشته باشد تا شرایط قراردادی یا سایر مشخصات مورد تعهد به طور کامل محقق شوند.

۳ شرح

۳-۱ تحلیل محصول

تحلیل محصول روشی است که برای ترجمه (تبدیل) شرح و الزامات محصول / خدمت در قالب اقلام تحویلی، مورد استفاده قرار می‌گیرد. یک گروه چند تخصصی (‍Cross-Functional) از ذی‌نفعان اطلاعاتی را درباره ویژگی‌ها و کارکردهای اقلام تحویلی گردآوری و مولفه‌های ضروری برای تحقق الزامات محصول / خدمت را تعیین می‌کنند.

۳-۲ تحلیل گزینه‌ها

تحلیل گزینه‌ها با هدف اطمینان از انتخاب بهترین رویکرد برای تحقق اهداف پروژه و الزامات ذی‌نفعان انجام می‌شود. راه‌حل و رویکردهای متعددی برای تکمیل هر پروژه وجود دارد. تحلیل هزینه، زمان و عملکرد در مورد هر یک از این گزینه‌ها، امکان تعریف بهتر کارآمدترین و اثربخش‌ترین راه‌حل برای تحقق انتظارات ذی‌نفعان را فراهم می‌کند. این تحلیل باید کامل باشد و مواردی مانند عملکرد مورد انتظار، ریسک‌های مرتبط با محصول/خدمت، هزینه‌های توسعه، تولید و نگهداری در سراسر چرخه عمر را مورد ملاحظه قرار دهد. برای هر گزینه، موازنه “هزینه – فایده” و [میزان] اثربخشی آن مستند می‌شود. در صورت عدم انجام تحلیل گزینه‌ها، ممکن است گزینه انتخاب شده، نیازهای نهایی ذی‌نفعان را محقق کند، اما مقرون به صرفه نباشد. از سوی دیگر ممکن است گزینه منتخب مقرون به صرفه باشد، اما یک یا چند نیاز ذی‌نفعان را محقق نکند.

۳-۳ تجزیه

تجزیه از اقلام تحویلی نهایی آغاز می‌شود و آنها را به طور پیوسته به مولفه‌های کوچک‌تر تقسیم می‌کند. سطوح بالاتر معمولاً نشان‌دهنده اقلام تحویلی اصلی حوزه کاری یا مراحل اصلی چرخه عمر پروژه است. محتوای سطوح بالاتر ممکن است براساس نوع پروژه و صنعت مربوط تغییر کند. این سطوح نقاط منطقی و کلی برای ارزیابی عملکرد تیم یا فرد، اطلاع‌رسانی درباره موفقیت‌ها و سنجش زمان و هزینه از دو منظر تک‌تک اقلام تحویلی یا کل پروژه محسوب می‌شوند.

سطوح بالای ساختار شکست کار معمولاً برای گزارش‌دهی مورد استفاده قرار می‌گیرد. سطوح پایین ساختار شکست کار امکان تمرکز بر فرآیندهای مدیریت پروژه مانند توسعه محدوده یا برنامه زمانی، تخمین هزینه‌ها و بودجه‌بندی و ارزیابی ریسک را فراهم می‌کند. تعریف الزامات در قالب الزامات ضروری برای تحقق نیازهای ذی‌نفعان اصلی در قالب ساختار شکست کار، به شکل‌دهی محدوده پروژه منجر می‌شود و ساختار شکست کار را به ساختاری متمرکز برای تبادل اطلاعات پروژه تبدیل می‌کند. شکل ۲ یک نمونه را نشان می‌دهد.

شکل ۲ یکپارچگی الزامات و کارهای پروژه

ساختار شکست کار محدوده پروژه را در قالبی سلسه مراتبی، قابل مدیریت و قابل تعریف به مولفه‌های کار تقسیم می‌کند و [این عناصر باید] بین نیازهای کنترلی مدیریت و سطح قابل قبولی از تفصیل داده‌ها در پروژه‌ تعادل و توازن برقرار کنند. همچنین سطوح مختلف ساختار شکست کار برقراری ارتباط با ذی‌نفعان را پشتیبانی می‌کند و به شناسایی شفاف مسوولیت‌ها تا سطح مورد نیاز برای مدیریت و کنترل اثربخش پروژه کمک می‌کند.

ساختار شکست کار تمام کارهای تعریف شده در قالب محدوده پروژه را در بر می‌گیرد و تمام اقلام تحویلی داخلی، خارجی و میانی از جمله [اقلام تحویلی مرتبط] با مدیریت پروژه را در بر می‌گیرد. ساختار شکست کار در چارچوب مفهوم “والدین / فرزندان” سازماندهی می‌شود (شکل ۳). [در قالب این مفهوم] مولفه‌های سطح پایین‌تر هر مولفه از ساختار شکست کار به عنوان “فرزند” مولفه “والد” در ساختار شکست کار شناخته می‌شوند. بنابراین هر مولفه فرزند در ساختار شکست کار نمی‌تواند در قالب بیش از یک مولفه والد خلاصه شود. مجموع کارهای فرزندان یک والد باید برابر با ۱۰۰% کارهای مولفه والد باشد.

شکل ۳ رابطه والدین / فرزندان در ساختار شکست کار

شکل ۴ ساختار شکست ساده‌ای است که برای نمایش محدوده کاری مورد نیاز برای ساخت یک دوچرخه طراحی شده‌است. برای حفظ سادگی، در این ساختار شکست کار خاص فرض شده‌است که جزییات الزامات این نوع دوچرخه با تجزیه بیشتر عناصر ساختار شکست کار مشخص خواهد شد. مثال ساخت دوچرخه (مثال حاضر) در سرتاسر استاندارد حاضر برای بیان مبانی که در فصول بعد معرفی می‌شوند، مورد استفاده قرار خواهد گرفت.

شکل ۴ نمونه ساختار شکست کار در ساخت دوچرخه

به طور خاص، این مثال هر یک از مولفه‌های کار، سطوح مختلف ساختار شکست کار و رابطه میان مولفه‌های ساختار شکست کار را نشان می‌دهد. شکل ۴ تنها نمونه‌ای از حالات مختلف تجزیه مولفه‌های کار را نشان می‌دهد. [شایان ذکر است] این مثال جامع و کامل نیست.