سازماندهی پروژه برای مدیریت ارزش کسب شده (Earned Value Management – EVM) – بخش دوم

برگرفته از ویرایش دوم Practice Standard for Earned Value Management by Project Management Institute

۴  بروندادها

۴-۱ برنامه مدیریت محدوده

برنامه مدیریت محدوده پروژه یکی از اجزای برنامه مدیریت پروژه یا طرح است که چگونگی تعریف، توسعه، پایش، کنترل و تایید محدوده پروژه توسط تیم پروژه یا ذی‌نفعان را تشریح می‌کند. این سند [به عنوان ابزاری] برای کنترل “آنچه داخل محدوده است” و “آنچه خارج از محدوده است” به کار می‌رود. برنامه مدیریت محدوده یکی از اجزای برنامه کلی مدیریت پروژه است.

۴-۲ بیانیه محدوه پروژه

بیانیه محدوده پروژه به درک بهتر محدوده پروژه کمک می‌کند (خواه محصول و نتیجه‌ای [درقالب پروژه] توسعه یابد و خواه خدمتی ارایه شود). ‍[این سند] محدوده پروژه، اقلام تحویلی اصلی، فرضیات، محدودیت‌ها و شرح کارهای پروژه را در بر می‌گیرد و مبنایی مستند برای تصمیم‌گیری‌های آتی پروژه فراهم می‌کند. همچنین مبنایی برای درک مشترک ذی‌نفعان پروژه از محدوده [برای] تایید یا توسعه آن محسوب می‌شود. با وجود یک بیانیه محدوده شفاف، واحدهای سازمانی مسوول و مجری می‌توانند برنامه‌ریزی، سازماندهی و اجرا را بهتر انجام داده، محصول مورد نظر را تحویل دهند.

۴-۳ ساختار شکست کار

ساختار شکست کار یک تجزیه سلسله مراتبی مبتنی بر اقلام تحویلی از کارهایی است که باید در توسط تیم پروژه برای تحقق اهداف پروژه انجام شوند. [ساختار شکست کار] تمام محدوده پروژه را سازماندهی و تعریف می‌کند. افزایش سطح تفصیل [ساختار شکست کار] جزییات و تعریف کامل‌تری از پروژه ایجاد می‌کند. ساختار شکست کار با تعریف حساب‌های کنترل و بسته‌های کاری متناظر هر یک توسعه می‌یابد.

ساختار شکست کار الزامات را در قالب مولفه‌های کار، محصول یا اقلام تحویلی، تفسیر (ترجمه) می‌کند. ساختار شکست کار تمام کارهای ضروری برای مدیریت پروژه (از جمله برقراری ارتباط و برگزاری جلسه‌ها برای اطمینان از شناسایی روشن تمامی اقلام تحویلی) را در بر می‌گیرد.

۴-۴ جزییات ساختار شکست کار – WBS Dictionary

جزییات ساختار شکست کار، جزییات تفصیلی اقلام تحویلی، فعالیت‌ها و اطلاعات برنامه زمانی را در مورد هر یک از مولفه‌های ساختار شکست کار فراهم می‌کند. سایر اطلاعات موجود [در این سند] عبارتند از: واحد سازمانی مسوول، منابع مورد نیاز (همراه با سطح مهارت)، تخمین هزینه‌ها، فرضیات، اطلاعات قراردادی، محدودیت‌های قراردادی، الزامات کیفی، معیارهای پذیرش و منابع فنی. شکل ۴-۴ نمونه‌ای از جزییات ساختار شکست کار را نشان می‌دهد.

۳-۴-۵ مبنای محدوده – Scope Baseline

مبنای محدوده سند یا برنامه‌ای است که به طور رسمی و در سطح حامی پروژه تایید می‌شود و تحویل [کار] با آن مقایسه می‌شود. این [سند] تنها با موافقت صریح تایید کننده یا سطوح بالاتر [سازمانی] قابل تغییر است. مبنای محدوده شامل بیانیه محدوده، ساختار شکست کار و جزییات ساختار شکست کار است و جزیی از برنامه مدیریت محدوده محسوب می‌شود.

شکل ۵ نمونه جزییات ساختار شکست کار در ساخت دوچرخه

۵ ملاحظات

۵-۱ همکاری (تعامل) با خبرگان (متخصصان)

درک و سازماندهی کارهای پروژه اولین گام در توسعه واقع‌بینانه برنامه مدیریت پروژه محسوب می‌شود به گونه‌ای که بتوان ارزش کسب شده را به عنوان ابزار برنامه‌ریزی، اجرا، پایش و کنترل [پروژه] به کار برد. ساختار شکست کار مبنای تمام فرآیندهای برنامه‌ریزی است و از همین‌رو باید در قالب یک کار تیمی و با مشارکت تمام ذی‌نفعان مرتبط تنظیم شود. ساختار شکست کار امکان تعریف و مدیریت الزامات فنی و اقلام تحویلی را برای تحقق اهداف پروژه فراهم می‌کند. علاوه بر این ساختار شکست کار از مستندسازی فنی و مدیریت پروژه و نیز فرآیند کنترل تغییر پشتیبانی می‌کند.

۶ خلاصه

برای برنامه‌ریزی، مدیریت و کنترل موثر پروژه باید شرح و درک روشن و شفافی از محدوده پروژه و محصول / خدمت وجود داشته باشد. منشور پروژه یا قرارداد مشتری (کارفرما)، نیازهای ذی‌نفعان و الزامات پروژه، مبنا و پایه تعریف و تکمیل محدوده پروژه محسوب می‌شوند. بیاینه محدوده، ساختار شکست کار  و جزییات ساختار شکست کار مبنای محدوده پروژه را تشکیل می‌دهند و در بسیاری دیگر از فرآیندهای لازم برای برنامه‌ریز کامل پروژه کاربرد دارند.