متدولوژی‌ها / چارچوب‌ها / روش‌های مدیریت پروژه – کدام‌یک بهتر است؟

۱) مقدمه

در خلال برنامه‌ریزی پروژه، شما باید تصمیم‌های جدی و پر مخاطره‌ای بگیرید. شما باید مناسب‌ترین متدولوژی مدیریت پروژه را انتخاب کنید. مساله اینجاست که اصلاح تصمیم یا بازگشت از آن در آینده ممکن است، دشوار باشد. از همین‌رو شما تنها یک شانس و فرصت خواهید داشت.

مشکل بزرگ این‌جاست که همه متدولوژی‌ها تا حدی تجاری هستند، حتی اگر توسط موسسه غیر انتفاعی ایجاد شده‌باشند. از همین‌رو شما همیشه تنها از منافع و مزایای متدولوژی‌های مدیریت پروژه می‌شنوید.

مقایسه این متدولوژ‌ی‌ها می‌تواند طولانی و عمیق باشد. اما من باور ندارم که به مقایسه این متدولوژی‌ها نیاز داشته باشیم. این کار شبیه به مقایسه چکش و اره است. اینها تنها ابزارهای مختلفی هستند. شاید بهتر باشد قابلیت‌ها و کاستی‌های هر یک را بهتر بشناسیم.

پیش از هر کار و بررسی، بهتر است در مورد اصطلاحات دقیق‌تر باشیم.

۲) چارچوب، چرخه عمر و متدولوژی

در صورت جستجو در مورد «متدولوژی‌های مدیریت پروژه» با بهم‌ ریختگی مواجه خواهید شد. اصطلاحاتی مانند چارچوب، رویکرد، متدولوژی، چرخه عمر و فرآیندها، در هم ریحته و به جای هم به کار رفته‌اند. لازم است در گام نخست آنها را شفاف کنیم.

۱-۲) چرخه عمر

چرخه عمر مجموعه‌ای از مراحل است که پروژه از ابتدا تا انتها از آنها می‌گذرد. معمولا برای دستیابی به نیازهای کنترلی خود، پروژه را به مراحل مختلف تقسیم می‌کنیم. به بیانی دیگر، پروژه را قابل مدیریت می‌کنیم. ماهیت پروژه و صنعت آن نیز چرخه عمر را تحت تاثیر قرار می‌دهد.

۲-۲) چارچوب مدیریت پروژه

چارچوب مدیریت پروژه، شامل مجموعه‌ای از مفاهیم است که برای دستیابی به هدف پروژه به کار می‌روند. هر چارچوب بر مجموعه‌ای از اصول پایه‌ریزی شده است که منافع و مزایایی را برای کارفرما یا تیم پروژه یا هر دو ایجاد می‌کند. این اصول محدودیت‌هایی را نیز در پی خواهد داشت.

تمامی چارچوب‌ها مفاهیم مشترکی همانند برنامه‌ریزی، اجرای کارها و تحویل نتیجه را به اشتراک می‌گذارند. از سوی دیگر، چارچوب‌ها مجموعه خاصی از ارزش‌ها را نیز تعیین می‌کنند.

چرخه عمر پروژه ممکن است به‌کارگیری چارچوبی مشخص را ایجاب کند. آیا هر چرخه عمر یا چارچوب دارای اولویت و مزیت نسبت به سایران است؟ این به ماهیت پروژه و سازمان باز می‌گردد.

۳-۲) متدولوژی مدیریت پروژه

متدولوژی مدیریت پروژه شامل مجموعه‌ای از فرآیندها، نقش‌ها و مصنوعات معمولا سخت‌گیرانه است. هدف متدولوژی‌‌ها انجام مدیریت پروژه در یک چارچوب مشخص است. ممکن است تعداد زیادی متدولوژی در قالب یک چارچوب کارایی داشته باشند.

بیشتر متدولوژی‌ها «چرخه عمر» مشخصی را هم معرفی می‌کنند.

شایان ذکر است که هیچ استاندارد جهان‌شمولی وجود ندارد.

۴) چگونگی انتخاب متدولوژی مدیریت پروژه

۱) لازم است نحوه کار متدولوژی‌های مختلف و پیش‌نیازهای آنها را بشناسیم و درک روشنی از جنبه‌های مثبت و منفی هر یک پیدا کنیم.

۲) باید تحلیلی از چگونگی کار در سازمان خود داشته باشید. آیا از محیط، مهارت‌ها و پشتیبانی فنی ویژه‌ای برای اجرای یک متدولوژی خاص برخوردار هستید؟ ضمن شناسایی متدولوژی‌هایی که در حال حاضر استفاده می‌شوند، فهرستی از آنها تهیه کنید.

۳) لازم است، ماهیت پروژه، ویژگی‌های صنعت، قوانین و محدودیت‌ها نیز تحلیل شوند. همچنین ممکن است لازم باشد نوع قراردادی که باید در قالب آن کار می‌کنید را نیز در نظر بگیرید.

۴) لازم است توان خود را برای تعریف کافی الزامات محصول نهایی پروژه تحلیل کنید. این تحلیل باید ظرفیت تحقق اهداف پروژه و انتظارات ذی‌نفعان را نیز شامل شود. ممکن است این موارد در طول چرخه عمر تغییر بیابند. از همین‌رو لازم است راه‌کار بهینه برای مدیریت آنها جستجو کنید.

۵) مناسب‌ترین متدولوژی را براساس انطباق با ملاحظات بندهای ۱ تا ۴ بالا، تعیین کنید.

۵) ارزش‌های زیربنایی

رویکردهای متعارف یا پیش‌بینی پذیر بر شناسایی دامنه، زمان (مدت) و هزینه‌های پروژه در مراحل اولیه تمرکز دارند. در این رویکردها به صورت فعالانه از تغییرات اجتناب و تغییرات احتمالی از نزدیک و به صورت ویژه مدیریت می‌شوند و تیم پروژه از یک اصل پایه‌ای پیروی می‌کند: پیش از اقدام، برنامه‌ریزی کنید.

رویکرد پیش‌بینی پذیر به توسعه پروژه در چارچوبی ساختاریافته و سیستماتیک کمک می‌کند و حرکت از آغاز پروژه، به برنامه‌ریزی و سپس اجرا و خاتمه خواهد بود. این روش زمانی ارجحیت دارد که محصول کاملا تعریف شده باشد و در عین حال، محصول تنها زمانی که به صورت کامل تحویل شود، دارای ارزش باشد.

رویکرد تطبیق‌پذیر، مبتنی بر تغییر یا چابک براساس مبنای مندرج در بیانیه چابک پایه‌گذاری شده است و بر مشارکت مستمر با ذی‌نفعان استوار است. این رویکرد پذیرای سطح بالایی از تغییرات است.

چابک مواقعی دارای ارجحیت است که تعریف الزامات و دامنه کار از ابتدا دشوار باشد، محیط به سرعت تغییر کند و بتوان ارزش را در قالب فرآورده‌های کوچک (بخش‌هایی از محصول نهایی) تحویل داد.

۶) رویکرد مبتنی بر برنامه / پیش‌بینی‌پذیر / آبشاری / متعارف

با یک پرسش پر تکرا شروع کنیم. خیر! راهنمای PMBOK یک متدولوژی برای مدیریت پروژه نیست. بلکه مجموعه‌ای از تجارب و فرآیندهای موفق است، که در بیشتر موارد، آنها هر پروژه‌ای را پوشش می‌دهند.

در پیوست ۱ راهنمای PMBOK، این مستند، استانداردی را برای مدیریت پروژه شرح می‌دهد.

در این شرایط شما می‌توانید فرآیندها و ابزارهای PMBOK را در قالب سایر متدولوژی‌ها، نظیر PRINCE 2 به کار ببرید. همچنین می‌توانید برخی از این روش‌ها را با متدولوژی خود ترکیب کنید.

۱-۶) نکات مثبت / مزایا

• مناسب برای پروژه‌های بحرانی و با ارزش – در رویکردهای مبتنی بر برنامه، ضروری است شما برنامه‌ریزی جامعی را در ابتدا انجام دهید، که شامل گردآوری الزامات، تعریف دامنه، توسعه بودجه و شناسایی ریسک‌هاست. همزمان با پیشرفت پروژه، شما درک بهتری نسبت به احتمال موفقیت پروژه پیدا خواهید کرد.
• تجارب موفق (Good Practices) تمامی جنبه‌های پروژه را پوشش می‌دهند – متناسب با ماهیت پروژه، پیچیدگی و ابعاد پروژه می‌توانید فرآیندها، ابزارها و تکنیک‌های مناسب را انتخاب کنید (راهنمای PMBOK گزینه مناسبی است که تمامی اطلاعات ضروری را پوشش می‌دهد).
• متدولوژی‌های متعارف مقیاس‌پذیر هستند – با مجموعه‌ای از فرآیندهای مشابه،‌شما می‌توانید پروژه‌های کوچک، متوسط و بزرگ را مدیریت کنید (مفاهیم و اصول مشابه هستند).

۲-۶) نکات منفی / کاستی‌ها / دشواری‌ها

• پر هزینه بودن تغییرات – در حالت کلی به صورت فعالانه از تغییرات اجتناب می‌شود. این به معنای عدم امکان اعمال تغییر نیست و برای آن‌که از محدویت‌ها فراتر نرود، لازم است از یک فرآیند جامع پیروی شود. در این شرایط می‌تواند رویکرد برنامه‌ریزی غلتان را به راحتی به کار برد، که منجر به مدیریت بخش‌های مبهم و نامشخص پروژه در سطوح بالا می‌شود.
• نیاز به خبرگی – برای استفاده از یک متدولوژی تثبیت و تجربه شده، به دانش و تجربه زیادی نیاز نیست. با این‌حال، متدولوژی‌های مبتنی بر برنامه، معمولا به فعالیت‌های پایش و کنترل نیاز دارند، که به نوبه خود ممکن است به تغییر در روش منجر شود. بدون خبرگی در متدولوژی‌ها، هر گونه تصمیم‌گیری مناسب در مورد تغییر، دشوار خواهد بود. خوشبختانه شما می‌توانید به آموزش‌های متعددی که در قالب رویکردهای PMI و PRINCE2 ارایه شده‌است، دسترسی داشته باشید. این آموزش‌ها در سطوح مختلف ارایه شده‌ و در دستیابی به خبرگی لازم، موثر خواهند بود.

۷) اسکرام

منابع و اطلاعات بسیاری در مورد اسکرام وجود دارد که قرار نیست در اینجا تکرار شوند و پیشنهاد می‌شود برای دریافت آنها به منابع اصلی رجوع شود (مانند مطالب www.scrum.org). مطالب و توصیه‌های بسیار جدی وجود دارد که برای بهره‌مند شدن از منافع و مزایای اسکرام و چابک، باید از مقررات آنها پیروی شود. در عین حال نگارنده بر این باور است که متدولوژی‌ها باید برای تطبیق با ماهیت و طبیعت پروژه، اصلاح و متناسب شوند و این امر مستلزم برخورداری از دانش و تجربه لازم است.

در عین حال پیشنهاد می‌شود که به طور کامل از دستورها و مقررات نیز پیروی کنید (حداقل برای چند اسپرینت).

۱-۷) نکات مثبت / مزایا

• سازگاری و تطبیق‌پذیری – در این چارچوب ایجاد تغییر در محصول بسیار ساده‌تر از رویکرد آبشاری است، که ناشی از ماهیت این رویکرد است. این سادگی هم الزامات محصول و هم فرآیندهای پروژه را شامل می‌شود. باید توجه داشت تغییرات در اسپرینت فعلی ممکن نیست.
• تکرارها، چارچوب زمانی دارند – جزییات برای دوره‌های ۲ یا ۴ هفته‌ای برنامه‌ریزی می‌شوند.
• کم تعداد بودن نقش‌ها و مسوولیت‌ها – تعداد اندکی نقش و مسوولیت در اسکرام تعریف می‌شود که کنترا کارها را تسهیل می‌کند.
• چرخه‌های کوتاه بازخورد – در هر تکرار مالک محصول در مورد پیشرفت و وضعیت فعلی محصول بازخورد می‌دهد. در این رویکرد درخواست‌های تغییر به معنای مرسوم رویکرهای متعارف منسوخ شده هستند. از همین‌رو حداقل تعارض با مشتری محتمل بوده و انتظارات آنها از نزدیک مدیریت می‌شوند.

۲-۷) نکات منفی / کاستی‌ها / دشواری‌ها

• سختی تعریف مالک محصول واقعی – در صورت در دسترس بودن و همکاری مالک محصول واقعی و خبره، اسکرام بهترین کارکرد را خواهد داشت.
• توسعه‌دهندگان – ویژگی‌های توسعه‌دهندگان بسیار مهم است. آنها باید خود سامانده باشند. بدین معنا که آنها ضمن با انگیزه بودن، باید حرفه‌ای، چند بعدی (چند تخصصی) و کامل باشند. آنها باید احساس راحتی کنند و مشتاق به کار بر روی تمامی جنبه‌های محصول باشند.
• دشواری انطباق با ارزش‌های اسکرام – به‌کارگیری اسکرام مستلزم مربی‌گری ارزش‌های اسکرام است. این بدان معناست که اسکرام مستر باید در فروش تبحر داشته باشد و بتواند دلایل درستی رویکرد اسکرام را تشریح کند. علاوه بر این وی‌ باید بتواند اطمینان بیابد که مشتری درک درست و کاملی از ضرورت پیروی از ضوابط اسکرام دارد.
• محیط سازمانی چابک – این موضوعی است که چارچوب اسکرام آن را پوشش نداده است. با این حال، سازمان مجری باید برای بهره‌گیری از اسکرام آماده باشد، هم از منظر تکنیکی و هم ذهنی. یک پروژه اسکرام در محیط نامناسب، یک فاجعه خواهد بود.
• دشواری تضمین ‌کیفیت – باید در انتهای هر اسپرینت، محصول قابل عرضه به بازار ایجاد شده باشد، این ویژگی مورد علاقه کارفرماست. با این حال پیاده کردن آن در عمل دشوار است و نیازمند پشتیبانی فنی، فرآیندهای قابل اتکا و تیم توانمند در یک زمان است و این موضوع مورد علاقه کارفرمایان نیست.

۸) کانبان

کانبان نیز یک روش چابک است،‌ که با رویکرد ناب پیاده می‌شود و به طور ماهوی تلاش می‌کند «کار در جریان» را با ظرفیت تیم سازگار کند. نکات مشترک بسیاری بین کانبان و اسکرام وجود دارد، با این حال این دو روش‌های مدیریت بر پروژه هستند.

۱-۸) نکات مثبت / مزایا

• روشی سر راست و قابل متناسب‌سازی – این روش تنها سه مورد تجویزی دارد و تلاش مورد نیاز پذیرش آن و انطباق با آن در کم‌ترین حد ممکن نسبت به سایر رویکردهاست.
• بسیار سازگار – در چارچوب کانبان، تغییر همیشه ممکن است. اولویت‌های بک‌لاگ می‌تواند در هر روز بارها تغییر کند. با این حال تیم تلاش می‌کند در سریع‌ترین زمان ممکن، فعالیت‌های اصلی برعهده خود را در چارچوب فرآنید انجام دهد.
• به تصویر کشیدن تنگناها – در چارچوب کانبان، تنگناهای جریان کار هویدا می‌شوند و تیم توسعه برای برطرف کردن آنها متمرکز خواهد شد و شما می‌توانید به صورت مستمر فرآیندها و جریان کار را بهبود دهید.

۲-۸) نکات منفی / کاستی‌ها / دشواری‌ها

• کانبان بسیار ساده است – این روش توضیح اندکی در مورد حرکت از ابتدا به انتهای پروژه ارایه می‌دهد و لازم است گردش کار، DoD، فناوری‌های پشتیبان جریان کار و مانند آنها را شناسایی کنید.
• عملکرد بهتر پیامد خبرگی است – در پس سادگی، حجم زیادی از کار وجود دارد. برای دستیابی به حداکثر منافع به خبرگی، سعی و خطا و حس خوب نیاز است. با این حال کانبان یک روش چابک است که می‌توان آن را شروع کرد و از آن بهره برد.
• اهمیت تسلط تیم – همانند اسکرام، کانبان نیز به سطح مشخصی از مهارت‌ها، انگیزه، بلوغ و مسوولیت‌پذیری فردی نیاز دارد و کار با افرادی بی‌انگیزه یا فاقد مهارت دشوار خواهد بود.

۹) کدام بهترین است؟

هیچ یک از رویکردها بهتر یا بدتر نیست. روش‌های مدیریت پروژه در موقعیت‌های مشخص، کاربرد و قابلیت‌ خود را بروز می‌دهند. این قابلیت و کارایی به شرایط ماهیت پروژه، محسز و سازمان بستگی دارد.

این مطلب ترجمه و در مواردی برداشت آزاد از وب‌سایت http://pmbasics101.com است.