مدیریت تغییر(برگرفته از کتاب راهنمای عملیاتی مدیریت پروژه (در صنعت ساخت) – پیوست‌ها)

تغییر یکی از واقعیت‌های انکار ناپذیر در پروژه‌های صنعت ساخت است که در صورتی به رسمیت شناخته و به درستی مدیریت نشوند، می‌توانند پیامدهای جبران‌ناپذیری را در پی داشته باشند.

تغییر در پروژه‌های صنعت ساخت عبارت است از هر رویداد، تصمیم یا مورد دیگری که جنبه‌های زیر را تحت تاثیر قرار می‌دهد:

• محدوده، اهداف، الزامات یا منشور پروژه.
• ارزش پروژه (شامل هزینه‌های پروژه و هزینه‌های دوره عمر).
• وقایع کلیدی (شامل طراحی، اجرا و بهره‌برداری).
• ریسک‌های پروژه و برنامه کاهش ریسک.
• عملکرد تیم پروژه (درون سازمانی و برون سازمانی).
• هر یک از فرآیندهای پروژه، در هر مرحله از آن.

تغییرات در فرآیند توسعه طراحی پروژه

رویه‌ای که در این بخش تشریح می‌شود برای کنترل فرآیند توسعه طراحی پروژه از مرحله تنظیم بیانیه طراحی تا آماده‌سازی اسناد مناقصه به کار می‌رود. این رویه شامل موارد زیر است:

• محل ارجاع موضوعات در بیانیه طراحی.
• تغییر (انحراف) نسبت به بیانیه طراحی، شامل تغییرات مورد نظر تیم طراحی یا کارفرما.
• توسعه جزییات مطابق بیانیه طراحی.
• تصویب مراحل مختلف طراحی پایه و تصویب طراحی جزییات.

این رویه‌ها با توجه به کاربرگ‌های کنترل توسعه طراحی، طرح‌ریزی شده‌است. طرح مصوب شامل بیانیه طراحی و مجموعه کاملی از کاربرگ‌های کنترل توسعه طراحی خواهد بود.

این رویه شامل گام‌های زیر است:

• گروهی از اعضای تیم طراحی هر یک از جنبه‌های طرح را در بیانیه توسعه طراحی مورد بررسی قرار می‌دهند و فعالیت‌های آنها توسط رهبر تیم، هماهنگ می‌شود.
• چگونگی ارایه گزارش‌های تفصیلی پیشنهادهای مطرح شده، توسط تعداد مناسبی از اعضای هسته اصلی تیم پروژه در جلسه‌هایی که توسط مدیر پروژه هماهنگ می‌شود، مورد بررسی قرار می‌گیرد. گزارش‌ها نباید تکرار بیانیه طراحی باشند بلکه باید آن‌را توسعه داده، به یک حالت ویژه، با ایجاد یک تغییر اشاره کنند.
• رهبر تیم طراحی مراحل آماده‌سازی کاربرگ‌های توسعه طراحی را به‌گونه‌ای هماهنگ می‌کند، که شامل موارد زیر باشد:
  • بخش مرجع منشور طراحی و شماره صفحه.
  • تشریح موضوع.
  • تشریح گزینه‌ها.
  • اجرای برنامه‌ مالی، هزینه‌های پایه و هزینه‌های جاری.
  • تاثیر پیشنهاد بر برنامه مالی و زمانی.
  • توجه به‌این‌که آیا پیشنهاد نیازمند انتقال مسوولیت ریسک‌ها از کارفرما به دیگر عوامل است و تعیین حدود اختیارات.
• در گزارش تیم طراحی بخش کاربرگ‌های کنترلی توسط افراد زیر امضا می‌شود:
  • عضوی از تیم پروژه که مسوول پیشنهاد است.
  • مترور (بررسی آثار هزینه‌ای).
  • رهبر گروه طراحی.
• رهبر تیم طراحی کاربرگ‌های کنترل توسعه طراحی را برای مدیر پروژه ارسال می‌کند و وی پس از تصویب کارفرما، کاربرگ‌ها را به رهبر تیم طراحی بازمی‌گرداند.
• کارشناس تخمین هزینه‌ها (مترور) آثار تغییرهای مصوب را در برنامه مالی پروژه مورد توجه قرار می‌دهد.
• مدیر پروژه آثار تغییرهای مصوب را در برنامه زمانی پروژه مورد توجه قرار می‌دهد.