مدیریت موثر قراردادها و چند مرجع مفید

در زندگی فردی و حرفه‌ای خود به احتمال زیاد با قراردادهای مختلفی مواجه می‌شویم که موفقیت در مدیریت موثر آنها مستلزم توجه به جنبه‌های مختلفی از جمله موارد زیر است (و نه محدود به آنها):

۱) در قراردادها هیچ دری را باز نگذاریم

موضوعات باز، عدم تعریف شفاف واژگان، موکول کردن برخی مسایل به آینده برای تصمیم‌گیری و نظایر آن، مواردی هستند که باعث دشواری‌های جدی در مدیریت قرارداد در عمل خواهد شد.

قرارداد باید تا حد امکان جامع و مانع تنظیم شود و نسبت به برداشت و درک مشترک نسبت به تمامی اجزای آن اطمینان حاصل شود.

۲) در قراردادها راهی برای فرار از بن‌بست پیش‌بینی کنید.

همیشه قراردادها آن‌گونه که پیش‌بینی می‌کنیم پیش نمی‌روند. برای شرایط بن‌بست قراردادی  باید راه‌حل‌هایی در قرارداد پیش‌بینی شود.

وجود یک Plan B یا پیش‌بینی روشی برای حل اختلاف می‌تواند مانع بن‌بست در قراردادها شود.

به طور معمول گفتگو بین طرفین قرارداد، استفاده از میانجی و داوری (حکمیت) می‌توانند راه‌های برای حل اختلاف بدون درخواست دادرسی در مراجع رسمی قضایی باشند.

۳) به رسمیت شناختن تغییرات

ممکن است شرایط در هنگام اجرای قرارداد تغییر کند (تغییرات قراردادی کاملا محتمل هستند). تغییرات را به رسمیت شناخته و مدیریت کنیم.

۴) متناسب‌سازی قراردادهای همسان (تیپ)

اگر از قراردادهای همسان یا تیپ استفاده می‌کنیم لازم است متناسب با شرایط متناسب‌سازی شوند، به‌گونه‌ای که اقتضائات موضوع قرارداد، محیط، شرایط، دو طرف قرارداد، الزامات حاکم و نظایر آن حتما مورد توجه قرار گیرد.

۵) مطالعه دقیق قرارداد و تحلیل سناریوهای محتمل

شاید کمی خنده‌دار به نظر برسه اما خیلی‌ها عادت دارند بدون مطالعه کامل و دقیق قرارداد، آن‌را امضا کنند که پیامدهای بسیار ناگواری می‌تواند داشته باشد.

علاوه بر مطالعه دقیق قرارداد، لازم است رخدادهای محتمل، پیامدهای آنها و سناریوهای مربوط به هر یک به طور دقیق تحلیل و در مورد واکنش‌های احتمالی برنامه‌ریزی شود.

۶) تعریف روشن نقطه شروع و پایان

لازم است شرایط موثر شدن و همین‌طور خاتمه قرارداد (به هر دلیلی) به روشنی تعریف و مورد توافق قرار گیرد.

۷) مستندسازی در تمامی مراحل

در صورت بروز هر گونه اختلاف و تعارض در جریان اجرای قرارداد، مستندسازی موارد می‌تواند ابزار مناسبی هم در حل اختلاف‌ها و هم در اثبات حقانیت (در مراجعه احتمالی برای دادرسی) محسوب شود.

فراموش نکنیم قرارداد و مستندات آن معمول در دوره خوش تعاملات قراردادی یا به تعبیر عامیانه در دوره ماه عسل تنظیم و در زمان اختلاف مورد رجوع و استناد قرار می‌گیرند.

۸) برای فصول مشترک رویه تعریف کنید.

تعامل در فصول مشترک بین طرفین قرارداد می‌تواند منجر به سوبرداشت‌ها یا اختلاف‌هایی شود. لازم است در این فصول مشترک رویه‌هایی برای تعامل و حل و فصل اختلاف‌های جزیی احتمالی تعریف شود.

۹) اخبار بد به مرور خوب نمی‌شوند.

در صورت وقوع هر رخداد پیش‌بینی نشده (به ویژه از نوع منفی) بلافاصله آن را به‌رسمیت شناخته و در صدد حل و فصل آن برآیید (هر گونه انحراف از مفاد قرارداد، تاخیر، دوباره‌کاری، اختلاف و نظایر آن). گذشت زمان نه تنها به حل مسایل کمک نمی‌کند، بلکه معمولا باعث پیچیدگی و غامض‌تر شدن آنها می‌شود.

موارد مورد اشاره در بالا بخشی از ملاحظاتی است که در مدیریت قراردادها باید مورد توجه قرار گیرد و نکات ریز و درشت دیگری نیز هستند که توجه به آنها می‌تواند موفقیت بیشتر تعامل‌های قراردادی را در پی‌داشته باشد.

لینک‌ زیر حاوی منبعی است که به مدیریت موثر قراردادها کمک می‌کند.

Guidelines for A Successful Construction Project

http://www.mpgroup.com/documents/Guidelines.pdf