مروری بر مدیریت ارزش کسب شده پروژه (Earned Value Management – EVM) – بخش دوم

برگرفته از ویرایش دوم Practice Standard for Earned Value Management by Project Management Institute

۴ مفاهیم پایه مدیریت ارزش کسب شده

برنامه‌ریزی مناسب مستلزم شناختی کامل نسبت به محدوده پروژه و محصول است. در حین فرآیند برنامه‌ریزی، دست‌یابی ذی‌نفعان کلیدی به توافق در راستای اهداف پروژه، مورد تاکید جدی قرار می‌گیرد. در این مرحله [تعریف] محدوده پروژه با استفاده از ساختار شکست کار و قابل مدیریت، که بسته کاری نامیده می‌شوند، تفصیل بیشتری پیدا می‌کند. با توجه به ساختار سازمانی (ساختار شکست سازمانی) و نیز ماتریس تخصیص مسوولیت‌ها، بسته‌های کاری در قالب حساب‌های کنترلی سازماندهی می‌شوند. مدیر حساب کنترل مسوول برنامه‌ریزی تفصیلی بسته‌های کاری زیر مجموعه آن مرکز کنترل است.

ضروری است ضمن تنظیم برنامه زمانی کارهای پروژه تا [مقطع] تکمیل، رخدادهای بحرانی نیز شناسایی شوند. برنامه زمانی پروژه زمان تکمیل کارهای اصلی و رابطه میان آنها را نشان می‌دهد و همچنین نشان‌دهنده توافق ذی‌نفعان در راستای اهداف پروژه در چارچوب برنامه مدیریت پروژه است. تنظیم برنامه زمانی بدون اطلاع از منابع در دسترس و محدودیت‌های پروژه، نمی‌تواند انجام شود. این فرآیند (فرآیند برنامه‌ریزی) تا زمان رسیدن به تعادل (تحقق اهداف زمانی در چارچوب محدودیت‌های منابع)، تکرار می‌شود.

پس از تنظیم برنامه زمانی منطقی و شناسایی منابع، لازم است محدوده، زمان و هزینه در قالب بودجه زمان‌بندی شده، که به عنوان مبنای سنجش عملکرد شناخته می‌شود، یکپارچه و مستند شوند. در هنگام برنامه‌ریزی، ابزارهای سنجش پیشرفت فیزیکی کار و تعیین ارزش کسب شده مستند می‌شوند. تکنیک مدیریت ارزش کسب شده با توجه به ملاحظات محدوده، زمان و هزینه، برای هر بسته کاری نیز به کار گرفته می‌شوند (برخلاف رویکرد معمول برنامه‌ریزی پروژه).

در فرآیند اجرایی پروژه، [استفاده از] مدیریت ارزش کسب شده ایجاب می‌کند که منابع مصرف شده برای انجام کار (مانند نیروی انسانی، مصالح و نظایر آن) بر اساس هر یک از مولفه‌های [مندرج در] برنامه مدیریت پروژه ثبت شوند. به عبارت دیگر لازم است هزینه‌های واقعی به‌گونه‌ای براساس ساختار شکست کار و مقطع زمانی [مصرف] ثبت شوند که قابل مقایسه با مبنای سنجش عملکرد باشند. ‍[به‌طور معمول] هزینه‌های واقعی در سطح مرکز کنترل یا جزیی‌تر از آن ثبت شوند.

در فرآیند کنترل پروژه، [استفاده از] مدیریت ارزش کسب شده ایجاب می‌کند پیشرفت فیزیکی کارها و ارزش کسب شده (با استفاده از روش انتخاب شده برای سنجش ارزش کسب شده) ارزیابی شوند. با استفاده از داده‌های ارزش کسب شده، داده‌های ارزش برنامه‌ریزی شده (براساس مبنای سنجش عملکرد) و داده‌های هزینه واقعی (ثبت شده در سیستم پیگیری هزینه‌های پروژه)، تیم پروژه می‌تواند تحلیل‌های ارزش کسب شده را در سطح مرکز کنترل یا سطوح دیگر ساختار شکست کار انجام دهد و در صورت نیاز نتایج را گزارش کند. همچنین این تحلیل می‌تواند برای تهیه برنامه اقدامات اصلاحی در مواجهه با مسایل شناسایی شده و نیز به‌روز رسانی هزینه‌های مورد انتظار پروژه، مورد استفاده قرار گیرد.

تغییرات پروژه (هر دو گروه تغییرات با منشاء خارجی که توسط ذی‌نفعان هدایت شده‌اند و تغییرات هدایت شده توسط اعضای تیم) باید به روشی دقیق و به موقع و در چارچوب سیستم طرح‌ریزی شده برای کنترل تغییرات، در مبنای پروژه اعمال شوند. برای حفظ اعتبار مبنای سنجش عملکرد در طول [عمر] پروژه، لازم است این کار در مورد مبنای سنجش عملکرد نیز به طور مداوم انجام شود.

به طور خلاصه مدیریت ارزش کسب شده برنامه‌ریزی و کنترل عملکرد زمان و هزینه را تسهیل نموده، باعث بهبود شناخت و درک در مدیریت پروژه می‌شود. رویکردهای کلیدی مدیریت ارزش کسب شده در برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل شامل موارد زیر است:

1. تعریف محدوده محصول و پروژه و تجزیه کارها تا سطح قابل قبول
2. تخصیص شفاف مسوولیت‌های مدیریتی به هریک از مولفه‌های کار

• برنامه‌ریزی فعالیت‌های پروژه در قالب برنامه‌ زمانی منطقی

1. تنظیم بودجه زمان‌بندی شده برای هریک از مولفه‌های ساختار شکست کار
2. انتخاب تکنیک سنجش ارزش کسب شده برای هر بسته کاری پیش از اجرا
3. تنظیم مبنای سنجش عملکرد براساس پنچ گام پیشین

• ایجاد ساختاری برای گردآوری [اطلاعات] هزینه در حساب‌ها و دوره‌های زمانی سازگار با سنجش عملکرد
• تعیین ارزش کسب شده از طریق سنجش عینی پیشرفت پروژه با استفاده از تکنیک‌ انتخاب شده برای این کار (گام ۵)

1. تحلیل عملکرد زمان و هزینه
2. پیش‌بینی عملکرد زمان و هزینه
3. برآورد [پارامترها] در هنگام تکمیل

• گزارش‌دهی مشکلات عملکردی و اتخاذ اقدام‌های اصلاحی متناسب
• حفظ یکپارچگی مبنای سنجش عملکرد

۵ ملاحظات

با وجود آن‌که این استاندارد عملیاتی بر به‌کارگیری مدیریت ارزش کسب شده در پروژه‌های بزرگ برای تهیه اطلاعات مورد نیاز مرتبط با مدیریت ارزش کسب شده توجه دارد، در پروژه‌های با اندازه کوچک‌تر نیز قابل کاربرد است. مدیریت ارزش کسب شده قابل متناسب‌سازی [با توجه به ابعاد پروژه] می‌باشد و رویکرد تبیین شده در شکل ۵ امکان به‌کارگیری مفاهیم پایه مدیریت ارزش کسب شده در پروژه‌ها با اندازه‌های مختلف را فراهم می‌کند.

سازگاری و انطباق فعالیت‌های تعریف شده در ساختار شکست کار با زیر سیستم‌های برنامه زمانی و هزینه یک اصل (رویکرد) مدیریتی است. این رویکرد پروژه را قادر می‌سازد تا از مفاهیم بنیادین زیر نیز استفاده کند:

• همزمان با پیشرفت پروژه ارزش کار انجام شده (ارزش کسب شده) را سنجیده و با ارزش برنامه‌ریزی شده و هزینه‌های واقعی صرف شده برای انجام کار مقایسه کند.
• انجام پیش‌بینی‌ها؛ به عنوان نمونه برآورد اتمام (EAC)، برآورد تکمیل (ETC) ، انحراف در هنگام اتمام (VAC) و نظایر آن.

                                      شکل ۵ نمودار سیستم مدیریت ارزش کسب شده

توجه: به عنوان یک اصل بنیادین لازم است فعالیت‌های تعریف شده در ساختار شکست کار پروژه با برنامه زمانی، حسابداری مالی و / یا سیستم‌های ثبت زمان [واقعی] سازگار باشند.