ویژگی‌های گزینه‌های مختلف تدارکات

برگرفته از کتاب راهنمای عملیاتی مدیریت پروژه (در صنعت ساخت) – پیوست ۱۱

اهمیت شیوه‌های مختلف تدارکات (اجرای پروژه) را می‌توان به صورت زیر تبیین نمود:

1. توزیع گسترده مسوولیت‌ها می‌تواند برای مدیر پروژه کنترل بیشتری به‌عنوان نمونه در انتخاب مشاوران برتر ایجاد کند. این موضوع به هرحال باعث دشواری در تعیین دقیق مسوولیت‌ها می‌شود.
2. محدودکردن تعداد دعوت‌شدگان برای شرکت در مناقصه از بین پیمانکاران، بر اساس معیارهای ارزش و توسعه طراحی، تجربه پذیرفته‌شده‌ای است. در شرایطی که شرکت در مناقصه مستلزم صرف هزینه‌های قابل توجهی برای طراحی است، ممکن است پیمانکاران انگیزه خود را برای شرکت در مناقصه از دست بدهند، مگر آن‌که دعوت‌ها محدود و انحصاری باشد. این محدودیت‌ها نمی‌تواند باعث دستیابی به بهترین قیمت رقابتی شود، مگر آن‌که تحلیل‌های دقیقی از مناقصه انجام شده‌باشد.

• با وجود آن‌که تعیین درآمد اقتصادی مشخص در مراحل اولیه برنامه فعالیت‌های توسعه موجب کاهش ریسک کارفرما می‌شود، ممکن است این کار به افزایش قیمت انجام کار منجر شود. این مساله به واسطه ریسک‌هایی که شرکت‌کنندگان در مناقصه باید آنها را فرض کنند، رخ می‌دهد. از همین‌رو باید به تعادلی با توجه به همه شرایط پروژه دست یافت.

Ref.: https://bit.ly/2RDEYsb (PMA Consultant)

1. مستندات مربوط به الزامات کارفرما در مورد تدارکات طراحی و ساخت باید صریح و گویا باشد و لازم است در مراحل اولیه تهیه شده‌باشد. این سند مبنای تمامی اقدامات دیگر قرار می‌گیرد. گزینه‌های تدارکات، توسعه منشور پروژه را مقدور می‌سازد.
2. تلاش برای شکل‌گیری و توسعه طراحی به طور مجزا از تدارکات و اجرای پروژه، در شرایطی که عدم اطمینان یا پیچیدگی قابل توجه، می‌تواند دارای مزایایی باشد (مانند مورد چهارم).

• تحرک‌بخشی و آغاز مرحله ساخت در شیوه‌های سنتی تدارکات، به‌طور نسبی آهسته‌تر است زیرا بخش عمده‌ای از توسعه طراحی باید قبل از تعیین پیمانکار انجام شده‌باشد، درحالی‌که تمام شیوه‌های دیگر می‌تواند توسعه همزمان طراحی و ساخت را به همراه داشته‌باشد.

1. در قالب روش طرح و ساخت انعطاف اندکی در پذیرش تغییرات وجود دارد. این در حالی‌ است که روش‌های دیگر انعطاف منطقی در مقابل تغییرات یا کارهای جدید مازاد از خود بروز می‌دهند.
2. مستندسازی‌های استانداردهای معمول در صنعت ساخت، اجازه می‌دهد توافقنامه‌ها به فوریت ثبت شوند. اگرچه این کار باعث اتصال و یکی شدن الزامات مشخص می‌شود، تهیه چارچوب و نقشه کلی واحد برای مستندات، عموماً به مذاکرات و هزینه زیادی نیاز دارد.

Ref.: https://bit.ly/2RDEYsb (PMA Consultant)

1. در شرایطی عدم اطمینان قابل توجه یا دسترسی به سرمایه اندک، ایجاد فرصت برای طرح و ارزیابی پیشنهادها مزیت محسوب می‌شود.
2. تمامی شیوه‌های تدارکات باید با هدف ایجاد تسهیلاتی در نظارت کارفرما بر هزینه‌ها تعریف شوند.

• اطلاعاتی که پیمانکار به عنوان ورودی به تیم طراحی می‌دهد می‌تواند به راه‌حل‌هایی با هزینه مناسب‌تر منجر شود، به شرط آن‌که به درستی با نقطه‌نظرات پیمانکاران همراهی شود. با استفاده از روش طرح و ساخت به وضوح اختیارات وسیعی به پیمانکار برای ارایه چنین داده‌هایی تفویض ‌می‌شود.

1. برنامه زمانی برای آماده‌سازی اطلاعات تولید معمولاً بحرانی است و باید با توجه به برنامه ساخت تعیین شود.
2. شیوه‌های تدارکات ابزارها/روش‌های متفاوتی برای انتخاب تامین‌کنندگان کالا و خدمات که در حقیقت کارها را انجام می‌دهند، دارند. در روش طرح و ساخت تاثیرگذاری این ابزارها در انتخاب‌ها ممکن نیست و تنها در صورت استفاده از روش سنتی امکان اثرگذاری اندکی وجود دارد.
3. روش طرح و ساخت امکانی برای نظارت بر کیفیت ساخت باقی نمی‌گذارد و هر نوع کنترل موردنظر کارفرما باید به صورت مستقل به نهاد دیگری محول شود. در سایر حالت‌های تدارکات اعضای تیم طراحی-یا پیمانکار مدیریت یا مدیرساخت- می‌توانند مسوولیت‌های نظارتی داشته‌باشند. در تمام حالت‌ها، به جز حالت آخر، تنها میزان اندکی از کنترل کیفیت ممکن خواهد بود.

• از آنجا که کارهای ساخت شامل تبادلات مالی گسترده‌ای نیز می‌باشد، در صورتی که پیمانکار اصلی در کوتاه‌ترین زمان ممکن حق‌الزحمه خود را دریافت کند و در دیرترین زمان ممکن دستمزدها را پرداخت کند سود مالی قابل‌توجهی متوجه وی می‌شود. این موضوع می‌تواند اثر مخرب قابل‌توجهی برروی فعالیت‌های پیمانکاران جزء تخصصی و در نتیجه برروی کیفیت کارهای آنان بگذارد. در موقعیت‌هایی که پرداخت به پیمانکاران تخصصی تحت کنترل و نظارت مستقیم کارفرما یا مدیرساخت است، این وضعیت کمتر به‌وجود می‌آید.
• شیوه‌های مدیریت تدارکات، دستمزدی برای پیمانکار مدیریت یا مدیرساخت درنظر می‌گیرد که الزاماً ارتباطی با عملکرد وی ندارد. به‌عبارت دیگر اندازه‌گیری منصفانه عملکرد عموماً دشوار است. در شیوه طرح و ساخت انگیزه قوی برای مدیریت مناسب وجود دارد. در شیوه سنتی نیز انگیزه‌هایی برای پیمانکار وجود دارد.

1. کیفیت، سرعت و هزینه ساخت همگی می‌توانند با یک کار تیمی خوب بهبود یابند.

Ref. https://array-architects.com/

انتخاب شیوه تدارکات

از آنچه در بالا گفته‌ شد مشخص است که مهم‌ترین ویژگی هر شیوه به بهترین نحو با ویژگی‌های نوع خاصی از پروژه همخوانی دارد. به عنوان نمونه روش طرح و ساخت در شرایطی که کارفرما علاقه اندکی به دخالت در فرآیند طراحی و ساخت دارد و از سوی دیگر الزامات به وضوح و مستقیم تعریف شده‌اند و هزینه‌ها نیز در همان مراحل اولیه به خوبی محاسبه شده‌اند، یک انتخاب مناسب است

لازم است تمامی ویژگی‌های پروژه مورد توجه قرارگیرد و با شیوه‌های ممکن برای تدارکات پروژه مقایسه شود. مهم‌ترین ویژگی باید در ابتدا تعریف شوند، سپس ویژگی‌های ثانویه و موارد جنبی مورد توجه قرارگیرند. جزییات مورد نیاز برای هر نوع انطباقی با شیوه‌های اصلی موجود برای تدارکات پروژه باید مشخص شود. به عنوان نمونه اگرچه ممکن است به نظر آید شیوه طرح و ساخت با توجه به ویژگی‌های یک پروژه مطلوب است، اما این احتمال نیز وجود دارد که کارفرما تشخیص دهد که انتخاب یک طراح معماری یا مشاور طراحی برای پیشبرد پروژه تا مقطع تصویب طرح لازم است. پس از این مرحله مستندات تهیه‌شده، با الزامات و نیازهای کارفرما که براساس آنها مناقصه‌های طرح و ساخت برگزار می‌شود، تلفیق می‌شود.

با توجه به مطالب پیش‌گفته انتخاب شیوه تدارکات، یک جزء حیاتی در سیاست‌های توسعه‌ای هر پروژه است که باید با اجرای تمام پروژه‌ها تطبیق داده‌شود. با توجه به اختلاف‌های بنیادی بین چهار شیوه عمده تدارکات پروژه، شیوه تدارکات باید در اولین زمان ممکن در طول عمر پروژه انتخاب شود تا تصمیمات به‌موقع، براساس مشارکت عوامل دست‌اندرکار پروژه اتخاذ شود. به عبارت دیگر مهم‌ترین نکته در پیشبرد بهینه فرآیند توسعه پروژه، انتخاب شیوه مناسب تدارکات پروژه، در مراحل اولیه پروژه است.