پارادوکس بازدهی: چگونه برنامه‌هایتان مانع موفقیت شما می‌شوند؟

توضیح ضروری – منبع این پست کتاب «فرمول برنامه‌ریزی» است که توسط «نشر نوین» منتشر شده‌است (با اندکی دخل و تصرف!)

به لطف توسعه دهنده‌ی اپلیکیشن بهر‌وری iDoneThis، اکنون به داده‌هایی نظیر اعداد زیر دسترسی داریم.

• ۴۱ درصد از کارهای برنامه‌ریزی شده، هیچ وقت تکمیل نمی‌شوند.
• ۵۰ درصد از کارهای تکمیل شده، ظرف یک روز انجام شده‌اند.
• ۱۸ درصد از کارهای تکمیل شده، ظرف یک ساعت انجام شده‌اند.
• ۱۰ درصد از کارهای تکمیل شده، ظرف یک دقیقه انجام شده‌اند.

این اعداد چه چیزی را به ما می‌گویند؟

اول آنها آشکار می‌کنند که بسیاری از برنامه‌ها ناکارآمد هستند. به‌ویژه سیستم‌های مدیریت وظیفه‌ی مبنا و ستون‌فقرات این برنامه‌ها ناکارآمد هستند. هرچه هست بیش از ۴۰ درصد کارها هرگز به پایان نرسیدند. در نتیجه کارها به روز بعد موکول و دائماً به تعویق انداخته می‌شوند، یا روی هم تلنبار می‌شوند. اینها نشانه‌های یک سیستم مدیریت وظیفه مؤثر نیست.

دوم خیلی از کارهای مندرج فهرست‌ها به سرعت تکمیل شده‌اند. بعضی‌ها ظرف چند دقیقه، یعنی بسیاری از افراد در تشخیص زمان مورد نیاز برای انجام کارها موفق عمل نکرده‌اند. همچنین ثابت می‌کند افراد تمایل دارند کارهایی را انتخاب کنند، که انجام آنها آسان است. مشکل چنین رویکردی این است که اهمیت و اولویت کارها را نادیده گرفته می‌شود. ممکن است تعداد زیادی از موارد برنامه‌ریزی شده از فهرست خط بخورند (انجام شوند) اما نشانه‌ای وجود ندارد که آیا آنها موارد درست کارهای مهم بوده‌اند یا خیر، این موضوع به فرد حس کاذب موفقیت می‌دهد.

سوم، نشان می‌دهد که بسیاری از فهرست‌ها بیش از حد طولانی و دارای انبوهی از کارهای برنامه‌ریزی شده هستند. از آنجایی که می‌دانیم هیچ وقت قادر نخواهیم بود به تمامی کارهای‌مان برسیم دچار استرس می‌شویم. مجبور خواهیم شد که آنها را به روز بعد موکول یا برای همیشه رهایشان کنیم.

داده‌ها نشان می‌دهند بیشتر ما هیچ‌گاه تمام موارد فهرست کاری‌مان را تکمیل نمی‌کنیم. طبق آمار ارائه شده توسط iDone This ۴۱ درصد کارهای برنامه‌ریزی شده‌ی ما به طور معمول نیمه‌کاره باقی خواهند ماند. این مشکل بسیار شایع‌تر از چیزی است که اکثر افراد تصور می‌کنند. با رجوع به بررسی انجام شده توسط لینکدین (Linkedin)تقریباً ۹۰% متخصصین اقرار می‌کنند معمولاً برنامه های‌شان را تکمیل نمی‌کنند.

چهارم داده‌های بالا نشان می‌دهند که اکثر افراد، مدیریت وظیفه را بدون داشتن کنترل مشخصی بر برنامه‌زمانی و در نظر گرفتن وقت‌های خالی خود (به بیان دیگر بدون در نظر گرفتن محدودیت‌ها) اجرا می‌کنند. دوباره آن ۴۱ درصد کارهای برنامه‌ریزی شده‌ی ناتمام را در نظر بگیرید، اگر بازدهی و بهره‌وری خود را با تکمیل کارها بسنجیم، ۴۱ عدد بزرگ و نگران کننده‌ای خواهد بود.

مطلب بالا پارادوکس بازدهی را شرح می‌دهد. ما برنامه‌ریزی می‌کنیم تا در نظم دادن به امور مدیریت زمان و به انجام رساندن کارها کمک‌مان کند. اما به دلیل این که با سیستم‌های مدیریت وظیفه غلط کار می‌کنیم، ناخواسته و سهواً برنامه‌هایی توسعه می‌دهیم که تلاش‌های‌مان را بر باد می‌دهند در نتیجه زمان خود را هدر می‌دهیم. در انتها به جای آن‌که کارهای بیشتری انجام داده باشیم کارهای کمتری به انجام می‌رسانیم!

و اما چرا فهرست کارهای برنامه‌ریزی شده را به سرانجام نمی‌رسانیم؟

• درک نادرست و اشتباه از هدف برنامه‌ریزی‌ها
• بی‌توجهی به تعیین مهلت‌ها و سررسیدها
• طولانی و مفصل بودن برنامه‌ها
• تنوع بیش از اندازه در کارهای برنامه‌ریزی شده
• گزینه‌های زیاد پیش روی
• اضافه‌ نکردن مفهوم، بافتار و جزییات به هر کاری
• تعریف کلی وظایف و کارها
• عدم ارتباط کارها و وظایف با اهداف مشخص