۷ مشکل و نشانه مشکل در تیم‌های اسکرام

اسکرام و به‌طور کلی تمامی شیوه‌های چابک، طی دو دهه اخیر بسیار فراگیر شده و کاربرد آنها عمومیت یافته‌است و تعداد روزافزونی از سازمان‌ها مسیر تحول چابک را انتخاب و پیگیری می‌کنند. نتایج مشهود این روند در واقعیت چه بوده‌است؟ در بسیاری موارد تنها واژگان چابک مورد استفاده قرار گرفته‌اند و ذهنیت‌ بدون تغییر باقی مانده است.

خوشبختانه در این میان تعدادی سازمان و شرکت هم وجود دارند که به دنبال پیامد و اثر واقعی هستند و نگرش، نحوه تفکر، شیوه‌های کاری و روش‌های تحویل محصولات خود را تغییر داده‌اند. باید توجه داشت، تغییر و تحول فرآیندی زمان‌بر است و کاربست اسکرام و سایر شیوه‌های چابک، بدون اشتباه ممکن نخواهد بود.

در این پست ۷ مشکل یا نشانه مشکل در تیم‌های اسکرام، معرفی خواهند شد. نسبت به آنها در تیم اسکرام هوشیار باشید. وقوع هر یک می‌تواند نشانه یا دلیلی برای از قلم افتادن برخی مولفه‌های اسکرام، در عمل باشد. اما نگران نباشید، شما همواره می‌توانید از تجربه‌گرایی، بازبینی و تطبیق در مسیر بهبود استفاده کنید.

۱) مالک محصول یا اسکرام‌مستر کارها را تخصیص می‌دهند.

یکی از تفاوت‌های جدی و تاثیرگذار میان رویکردهای سنتی در توسعه و تحویل محصول و چارچوب اسکرام، خود مدیریتی و خودساماندهی تیم‌های اسکرام است.

هرگاه شنیدید یا متوجه شدید که مالک محصول یا اسکرام‌مستر مولفه‌های بک‌لاگ محصول یا بک‌لاگ‌اسپرینت را به افراد ارجاع می‌دهند، حتما آن را نشانه‌ای از مشکل یا کاربست نامناسب اسکرام تلقی کنید. این بدان معناست که تیم اسکرام از استقلال (و خودگردانی لازم) برخوردار نیست که بتواند برای مدیریت و سازماندهی درون تیمی تصمیم‌گیری کند.

مالک‌محصول تنها مجاز است چیستی آنچه باید انجام شود را به تیم اسکرام بگوید، اما تعیین چگونگی و مسئولیت انجام کارها بر عهده توسعه‌دهندگان در تیم اسکرام است.

اسکرام مستر نیز کنترلی بر ارجاع کار به اعضای تیم و تخصیص مسئولیت به ایشان ندارد. اسکرام‌مسترها تنها تیم را راهنمایی و چگونگی انجام کارها را به ایشان آموزش می‌دهند. بیان مسئولیت اسکرام‌مستر به ظاهر ساده است، اما در عمل بسیاری از آنها که پیشتر مدیر پروژه بوده‌اند، با چالش واگذاری اختیار برای خود مدیریتی و خودساماندهی تیم‌ها دست و پنجه نرم می‌کنند. باید خاطر نشان کرد که اگر می‌خواهید تیم موفق شود، راه دیگری وجود ندارد.

۲) فقدان شفافیت

مقصود از فقدان شفافیت چیست؟ موارد متعددی وجود دارد که اعضای تیم و ذی‌نفعان می‌توانند پنهان کنند.

یکی از بدترین نشانه‌ها در تیم اسکرام، صحبت در مورد مسایل بدون حضور فرد یا افراد مرتبط،‌ به جای گفتگو در حضور کل تیم و در چارچوب بازاندیشی‌های اسپرینت است. این بدان معناست که اعضای تیم برای گفتگو در مورد مسایل، به یکدیگر اعتماد ندارند.

مسایل مرتبط با شفافیت می‌تواند به ارتباط به تیم‌های کسب و کاری نیز مربوط باشد. تیم اسکرام مسایل و مشکلات مربوط به توسعه محصول را از تیم‌های کسب و کاری پنهان کرده و آنها تصور خواهند کرد که همه چیز بر طبق روال پیش می‌رود.

در هر دو سناریو، مسایل در مقطعی از زمان نمود پیدا خواهند کرد و پنهان‌کاری در عمل کمکی به تیم اسکرام نخواهد کرد. قویا توصیه می‌شود صادق و درستکار باشیم و در مورد مسایلی که تیم با آنها دست و پنجه نرم می‌کند، گفتگو کنیم. هر چند ممکن است این رویکرد چندان مطلوب و دلپذیر نباشد.

۳) عدم تعریف هدف اسپرینت – در اولویت بودن همه چیز (و هیچ‌چیز)

هر گاه در پاسخ این پرسش از تیم که «چه‌چیزی در اولویت است؟» پاسخ گرفتید که «همه‌چیز»، آن را با اطمینان نشانه‌ای نامناسب و حتی بسیار بد تلقی کنید. اما این به معنای نا امیدی نیست، در صورت تعریف و تبیین هدف اسپرینت در جریان برنامه‌ریزی اسپرینت، می توان مهم‌‌ترین موارد را تشخیص داده انتخاب کرد (پایان سردرگمی و اهمیت همه‌چیز و هیچ‌چیز).

مشکل جدی‌تر آنجایی پدید می‌آید که تیم در جریان برنامه‌ریزی اسپرینت، هدف اسپرینت را تعریف نکرده باشد و همین امر باعث ایجاد این تصور می‌شود که همه چیز در اولویت بالا قرار خواهد گرفت.

اما نتیجه فقدان هدف اسپرینت چیست؟ پرداختن همزمان به چند کار و فقدان تمرکز نتیجه جدی در خلال اسپرینت. هدف اسپرینت که یک از اجزای بک‌لاگ اسپرینت است، که به توسعه‌دهندگان برای تمرکز کمک می‌کند آنها را برای تصمیم‌گیری در خلال اسپرینت راهنمایی خواهد کرد.

۴) اندازه بسیار بزرگ تیم اسکرام

براساس راهنمای اسکرام، اندازه تیم اسکرام باید به حداکثر ۱۰ نفر محدود شود. اما چرا؟

تجارب نشان ‌می‌دهد تیم‌های کوچک‌تر به راحتی تعامل کرده و ارتباط برقرار خواهند کرد و در عین‌حال بهره‌وری بیشتری دارند.

اگر تیم اسکرام بیش از ۱۰ عضو دارد، آن را نشانه بدی قلمداد کنید. در بیشتر موارد این بدان معناست که ارتباط میان اعضای تیم خوب برقرار نشده و عملکرد مناسبی ندارد. گاهی اوقات به‌نظر می‌رسد همه چیز خوب پیش می‌رود، اما واقعیت این است که وقتی گروه خیلی بزرگ است، به راحتی نیازهای اعضای تیم نادیده گرفته می‌شود و فضا / زمان کافی برای اشتراک‌گذاری افکار برای تمامی اعضای تیم وجود نخواهد داشت.

۵) بک‌لاگ محصول هیچ وقت آماده برنامه‌ریزی اسپرینت نیست!

این مساله بسیار رایج است و کاملا نشانه زحمت و مشکل تلقی می‌شود. اگر بک‌لاگ محصول برای برنامه‌ریزی اسپرینت آماده نباشد،‌ تیم نمی‌داند در اسپرینت بعدی باید روی چه کاری تمرکز کند.

آماده بودن بک‌لاگ محصول به معنای تعریف تمامی جزییات نیست. مقصود آن است که جزییات مولفه‌های دارای اولویت بک‌لاگ محصول که در بالای بک‌لاگ قرار دارند،‌ به قدر کافی تعریف شده‌اند که تیم بتواند برنامه‌ریزی اسپرینت را آغاز و آن را پیش ببرد.

آماده بودن همچنین بدین معناست که مالک محصول درک و تعریف روشنی از چشم‌انداز محصول دارد، که می‌تواند پیش‌بردنده کارها باشد. باید تا حد امکان از آشفتگی بک‌لاگ محصول پیشگیری کنیم، چرا که کمکی به تیم اسکرام و پیشبرد کارها نخواهد کرد.

۶) معادل دانستن Story Points و ساعت یا ساعت‌های کاری

باید تاکید کنم که Story Pointها جزیی از اسکرام نیستند. اما نسبتا گسترده برای تخمین و برنامه‌ریزی به‌کارگرفته می‌شوند. بنابراین درصورتی که تیم اسکرام تصمیم به استفاده از Story Pointها برای برنامه‌ریزی می‌گیرند، هیچ‌گاه نباید آنها را با ساعت معادل‌سازی کنند. چرا که ساعت‌ها مبین برآوردی مطلق هستند، در حالی‌که Story Pointها برآوردهای نسبی را بیان می‌کنند.

به بیان دیگر، برآوردهای مطلق، مقدار مطلق را بیان می‌کنند مانند ساعت و همگان درک و برداشت یکسانی نسبت به آن دارند. باید توجه داشت که ما انسان‌ها در برآورد زمان برحسب ساعت عملکرد خوبی نداریم.

اما در برآوردهای نسبی، تخمین در مقایسه با یک مبنای مشترک انجام می‌شود (تخمین تنها براساس میزان تلاش نیست)، بنابراین نمی‌توانیم آنها را به ساعت یه سنجه‌ای مطلق تبدیل کنیم. در برآوردهای نسبی که معمولا به صورت شهودی انجام می‌شوند، ریسک، عدم قطعیت، فناوری، حجم کار و مانند آنها نیز مورد توجه قرار می‌گیرد.

حال تصور کنید که قصد دارید یک Story Point را معادل ۱ یا چند ساعت بدانید. در این شرایط شما از تخمین نسبی استفاده نکرده‌اید، بلکه تخمینی مطلق انجام داده‌اید.

وقتی تیم برآورد یا تخمینی نسبی را مثلا براساس Story Point انجام می‌دهد، برآورد کاملا به تیم، دانش آنها، مهارت‌ها و دانسته‌های آنها از فعالیت یا روایت‌های کاربری بستگی خواهد داشت.

صور کنید که شما تصمیم گرفتید که ۱ نقطه داستان به معنای تعدادی ساعت است. در این حالت در واقعیت شما از تخمین نسبی استفاده نمی کنید، تخمین ثابت در ساعت است.

این نوع برآورد تمامی اعضای تیم را پوشش خواهد داد. بنابراین یک نفر ممکن است برای انجام یک Story Point حدود ۸ ساعت زمان صرف کند، چرا که کار برایش جدید است و لازم است با فناوری های جدید آشنا شود، در حالی که فرد دیگری برای یک Story Point مشابه، به دلیل تجربه قبلی و آشنایی با فناوری، تنها به صرف زمان ۳ ساعت نیاز دارد.

تخمین‌ و برآورد، فرصت مناسبی را در اختیار توسعه‌دهندگان قرار می‌دهند تا در مورد یک مولفه مشخص بک‌لاگ محصول گفتگو و مسایل را شفاف‌سازی کنند.

معادل‌سازی Story Pointها با ساعت، ریسک «مدیریت خردنگر» و ضرورت تایید خاتمه یک مولفه مشخص در زمان برنامه‌ریزی شده را افزایش می‌دهد.

۷) بازاندیشی اسپرینت بدون نتیجه و خروجی

یکی از مسائل معمول دیگر که لازم است روی آن تاکید شود، بازاندیشی اسپرینت بدون خروجی است، که منجر به توقف بهبود تیم اسکرام می‌شود. بسیار رایج است که اعضای تیم می‌گویند بازاندیشی اسپرینت برگزار شد، در مورد هرآنچه خوب یا بد پیشرفت و نیز آنچه می‌تواند بهبود بیابد، گفتگو کردیم. مشکل دقیقا همین‌جاست که تنها درباره مسایل و ایده‌هایی برای بهبود گفتگو کرده‌اند، اما در انتها هیچ اقدام روشنی تعریف نشده‌است.

براساس راهنمای اسکرام:

تیم اسکرام موثرترین تغییرات را که می‌تواند به اثربخشی بیشتر منجر شود، شناسایی می‌کند. بهبودهای دارای بیشترین اثر و پیامد [مثبت] در اسرع وقت مورد توجه قرار خواهند گرفت. حتی ممکن است در اسپرینت بعدی به بک‌لاگ اسپرینت افزوده شوند.

باید تلاش کنیم که تغییرات که ضروری را شناسایی و اجرا کنیم. بدون این‌کار، تمام گفتگوها تنها به اتلاف وقت اعضای تیم منجر می‌شود و بازاندیشی اسپرینت، به تحقق ارزشی که انتظار می‌رود، منجر نخواهد شد.

عدم تعیین اقدام مشخص می‌تواند نشانه‌ای تلقی شود.

• آیا موضوعی ورای آن بوده‌است؟
• آیا در چارچوب اسپرینت‌ها امکان و زمانی برای کارهای منجر به بهبود پیش‌بینی شده‌است؟
• آیا سازمان از اعمال تغییرات ضروری پشیبانی می‌کند؟
• آیا خود را جزیی از تیم تلقی می‌کنیم و در عین حال برای بهبودها انگیزه داریم؟

برای شناخت دلیل عدم تعیین اقدام روشن، لازم است به این پرسش‌ها پاسخ داده شود و علت ریشه‌ای شناسایی شود.

جمع‌بندی

هدف این پست بیان خلاصه برخی مشکلات رایج در تیم‌های اسکرام است که باید به طور جدی مورد توجه قرار گیرند. با وجود آن‌که به انتهای پست رسیده‌ایم، شناسایی نشانه‌ها و علایم مشکلات خاتمه نمی‌یابد.

اگر تمایل به یادگیری بیشتر در مورد اسکرام دارید،‌ من را در شبکه‌های اجتماعی و وب‌سایت شخصی‌ام همراهی کنید و در صورت تمایل برای برگزاری دوره‌های درون‌سازمانی بدون محدودیت با من در تماس باشید.

موفق باشید!

مزدک عبایی – mazdakabaee@outlook.com

متن اصلی از: www.letsscrumit.com

مطالعه ارجاعات اصلی متن در:

• وب‌سایت scrum.org
• وب‌سایت scrumguides.org
• وب‌سایت agilemanifesto.org