واژگان پایه مدیریت ارزش کسب شده

در هنگام مطالعه متون مرتبط با مدیریت ارزش کسب‌شده (Earned Value)، واژه‌های اصلی که بارها مورد استفاده قرار خواهند گرفت کاملاً ‌منحصر به مدیریت ارزش کسب شده هستند. این واژگان در چارچوب مدیریت ارزش کسب شده مفهوم مورد نظر را پیدا می‌کنند و ممکن است در سیستم‌های مدیریتی دیگر، مفاهیم متفاوتی داشته باشند، مرور این واژگان به ایجاد درکی پایه از EVM کمک می‌کند.

توصیح: تمامی موارد براساس آموزه‌ها و مستندات موسسه مدیریت پروژه (PMI – https://www.pmi.org) می‌باشند.

• هزینه واقعی[۱]: هزینه واقعی صرف شده برای انجام کار در یک فعالیت در یک دوره زمانی معین. هزینه می‌تواند برای داده‌های خاص یا یک دوره زمانی گزارش‌دهی مشخص به صورت تجمعی گزارش شود. تحت عنوان “هزینه واقعی کار انجام شده[۲]” نیز شناسایی می‌شود.
• بودجه تکمیل[۳]: مجموع بودجه پیش‌بینی شده برای انجام کارهای یک پروژه؛ شامل مولفه‌های ساختار شکست کار، حساب‌های کنترلی و بسته‌های کاری. بودجه تکمیل برابر است با بودجه تکمیل تمام بسته‌های کاری.
• ذخیره احتیاطی[۴]: جزیی از بودجه مبنای سنجش عملکرد است که به آن دسته از ریسک‌ها تخصیص می‌یابد که برای آنها واکنش اقتضایی / مشروط پیش‌بینی شده‌است. این دسته اندوخته‌ها، که اغلب در استاندارد ANSI-748 مورد استفاده قرار نمی‌گیرد، می‌تواند برای تامین بودجه برنامه‌های اقتضایی/مشروط و در برنامه‌های اضطراری[۵] مورد استفاده قرار گیرند یا به ریسک‌های باقی‌مانده[۶] از فرآیند برنامه‌ریزی واکنش به ریسک تخصیص یابند. برخلاف ذخیره مدیریتی که جزیی از مبنای سنجش عملکرد محسوب نمی‌شود، اما جزیی از بودجه مبنای پروژه است، ذخیره احتیاطی جزیی از مبنای سنجش عملکرد محسوب می‌شود. در فضای کسب و کار، استفاده آشکار از ذخیره احتیاطی پیش‌بینی شده در روش مدیریت ارزش کسب شده، کاملاً متداول است. در فضای سنتی و دولتی که از مدیریت ارزش کسب شده استفاده می‌شود، تنها بودجه زیرمجموعه مبنای سنجش عملکرد که به ساختار شکست کار تخصیص نمی‌یابد و زمان‌دار نیز نشده‌است، بودجه توزیع نشده می‌باشد. در این شرایط ذخیره احتیاطی می‌تواند جزء مشخصی از بودجه توزیع نشده در نظر گرفته شود با این شرط که زمانی توزیع می‌شود که ریسکی واقع شود یا لازم باشد یک برنامه اقتضایی/مشرط اجرا شود. براساس ANSI – ۷۴۸ با توجه به آنکه ذخیره احتیاطی ممکن است فاقد محدوده قابل تعریف باشد و در عین حال جزیی از مبنای سنجش عملکرد است، استفاده از این ذخیره می‌تواند غیرقابل قبول باشد.

[۱] Actual Cost (AC)

[۲] Actual Cost of Work Performed (ACWP)

[۳] Budget at Completion (BAC)

[۴] Contingency Reserve

[۵] Fall-back Plans

[۶] Residual Risks

• حساب کنترلی[۱] (مرکز کنترل): نقطه‌ کنترل‌های مدیریتی است که در آن محدوده، بودجه، هزینه واقعی و برنامه زمانی یکپارچه و برای سنجش عملکرد با ارزش کسب شده مقایسه می‌شوند. هر حساب کنترلی ممکن است به بسته‌های کاری و / یا بسته‌های برنامه‌ریزی تجزیه شده باشد. حساب‌های کنترلی باید تنها به یک مولفه ساختار شکست کار و یک مولفه ساختار شکست سازمانی تعلق داشته باشند.
• بودجه توزیع شده[۲]: بودجه‌ای برای محدوده پروژه است که به حساب‌های کنترلی (در ساختار شکست کار) تخصیص داده شده‌اند. این بودجه دارای مسوول (مدیر) مشخصی است (مدیر حساب کنترلی). بودجه توزیع شده مبنای ارزش برنامه‌ریزی شده می‌باشد.

[۱] Control Account

[۲] Distributed Budget

• ارزش کسب شده[۱]: شاخصی برای کار انجام شده است که براساس بودجه مصوب برای کار بیان می‌شود. ارزش کسب شده ممکن است به صورت تجمعی تا یک مقطع زمانی خاص یا دوره زمانی مشخص، گزارش شود. [ارزش کسب شده] ممکن است تحت عنوان بودجه کار انجام شده نیز شناسایی شود.

[۱] Earned Value (EV)

• تخمین هزینه تکمیل[۱]: کل هزینه مورد انتظار برای تکمیل کل کار [محدوده پروژه] که شامل مجموع هزینه‌های واقعی تاکنون و هزینه تجمعی برای تکمیل (ETC) است.
• تخمین هزینه مورد نیاز برای تکمیل[۲]: تخمینی از تمام هزینه‌های لازم برای اتمام کارهای باقی‌مانده پروژه است. مجموع هزینه مورد نیاز برای تکمیل و هزینه‌های واقعی، تخمینی از هزینه تکمیل را نشان می‌دهند.
• ذخیره مدیریتی[۳]: بخشی از بودجه مبنای پروژه است که برای اهداف و مقاصد مدیریتی کنار گذاشته شده‌است. این بودجه برای کارهای پیش‌بینی نشده، در محدوده پروژه، ذخیره می‌شود. استفاده از ذخیره مدیریتی مستلزم کسب مجوزهای خاص از مدیریت است. [از این بودجه] زمانی استفاده می‌شود که مدیر پروژه تغییر در مبنای سنجش عملکرد را ضروری می‌داند، اما بودجه پروژه آن‌گونه که در قرارداد یا منشور تعیین شده‌است، تغییر نمی‌کند.
• مبنای سنجش عملکرد[۴]: یک برنامه مصوب و یکپارچه برای کارهای پروژه [در حوزه‌های] محدوده، زمان و هزینه است که برای سنجش و مدیریت عملکرد، انجام کارهای پروژه با آن مقایسه می‌شود. مبنای سنجش عملکرد از مجموع بودجه‌های تخصیصی به حساب‌های کنترلی و بودجه‌های با محدوده [کاری] مشخص که بین حساب‌های کنترلی توزیع نشده‌اند (بودجه توزیع نشده) شکل می‌گیرد. [به بیان دیگر] مبنای سنجش عملکرد برابر است با مجموع بودجه‌های توزیع شده و بودجه توزیع نشده. مبنای سنجش عملکرد اندوخته مدیریتی را شامل نمی‌شود.
• ارزش برنامه‌ریزی شده[۵]: بودجه مصوب تخصیص داده شده به کار برنامه‌ریزی شده (زمان‌بندی شده) تا یک مقطع مشخص برای گزارش‌دهی است. ارزش برنامه‌ریزی شده در هر مقطع زمانی، کاری را که باید انجام شود، تعریف می‌کند. ارزش برنامه‌ریزی شده می‌تواند به صورت تحمعی یا برای یک دوره زمانی مشخص گزارش شود. [ارزش برنامه‌ریزی شده] تحت عنوان “بودجه کار برنامه‌ریزی شده” نیز شناخته می‌شود.
• بسته برنامه‌ریزی[۶]: کار و بودجه تعیین شده برای یک حساب کنترلی را شامل می‌شود که هنوز در قالب بسته‌های کاری تعریف نشده‌است. این [بسته‌ها] در واقع تلاش‌های آتی را مشخص می‌کنند که هنوز برنامه‌ریزی تفصیلی آنها انجام نشده‌است. پیش از آغاز تلاش‌های بسته برنامه‌ریزی، لازم است کار و بودجه در قالب یک یا چند بسته کاری تعریف شود.

[۱] Estimate at Completion (EAC)

[۲] Estimate to Completion (ETC)

[۳] Management Reserve

[۴] Performance Measurement Baseline (PMB)

[۵] Planned Value (PV)

[۶] Planning Package

• بودجه مبنای پروژه[۱]: نقطه شروعی (مبنایی) است که بودجه اصلی پروژه براساس آن شکل می‌گیرد. [این مبنا]، بودجه کل پروژه را در بر می‌گیرد (از جمله ذخیره مدیریتی و هزینه برآورد شده برای کارهای مصوبی که هنوز به طور کامل تعریف نشده‌اند). در مواردی که پروژه براساس یک قرارداد شکل گرفته است، این مبنا تحت عنوان “بودجه مبنای قرارداد[۲]” نیز نامیده می‌شود.
• بودجه برنامه‌ای کلان[۳]: بودجه زمان‌بندی شده‌ای برای کارهای آتی است که نمی‌توان به طور منطقی آن را در قالب حساب‌های کنترلی برنامه‌ریزی کرد. بودجه و کار تعریف شده در قالب بودجه برنامه‌ای کلان باید در زودترین زمان ممکن و پیش از شروع کارهای مرتبط، به حساب‌های کنترلی انتقال یابد. تمامی پروژه‌ها از بودجه برنامه‌ای کلان استفاده نمی‌کنند، اما در شرایط ویژه [این نوع بودجه‌بندی] می‌تواند به عنوان یک ابزار در نظر گرفته شود. [این بودجه] ممکن است تحت عنوان “بسته‌های کلان برنامه‌ریزی[۴]” نیز شناخته شود.
• بودجه توزیع نشده[۵]: بودجه‌ای برای کارهای محدوده پروژه است که هنوز به مولفه‌های ساختار شکست کار و حساب‌های کنترلی تخصیص داده نشده‌است. این بودجه هنوز در اختیار مدیر حساب کنترل قرار نگرفته‌است. بودجه توزیع نشده اساساً زمان‌دار [نیز] نشده‌است.
• بسته کاری[۶]: کار تعریف شده در پایین‌ترین سطح ساختار شکست کار است که می‌توان هزینه و زمان آن را برآورد و مدیریت نمود. هر بسته کاری محدوده کار، بودجه و تاریخ‌های آغاز و تکمیل یکتا و مشخصی دارد و تنها به یک حساب کنترلی تعلق دارد.
• ساختار شکست کار[۷]: ساختار شکست کار تجزیه سلسله مراتبی کل محدوده کاری است که باید توسط تیم پروژه انجام شود تا اهداف پروژه در خلق اقلام تحویلی مورد نیاز محقق شود. از منظر مدیریت ارزش کسب شده ساختار شکست کار یک تجزیه سلسله مراتبی مبتنی بر اقلام تحویلی است که باید توسط تیم پروژه برای تحقق اهداف پروژه انجام شود. [ساختار شکست کار] کل محدوده پروژه را سازماندهی و تعریف می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر به استاندارد عملیاتی برای ساختار شکست کار[۸] مراجعه شود.
• جزییات ساختار شکست کار[۹]: سندی است که جزییات و اطلاعاتی تفصیلی درباره قلم تحویلی، فعالیت‌ها و داده‌های زمانی هر مولفه از ساختار شکست کار در آن ارایه می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر به استاندارد عملیاتی برای ساختار شکست کار مراجعه شود.

[۱] Project Budget Base (PBB)

[۲] ‍Contract Budget Base (CBB)

[۳] Summary Level Planning Budget (SLPB)

[۴] Summary Level Planning Package (SLPP)

[۵] Undistributed Budget (UB)

[۶] Work Package

[۷] Work Breakdown Structure (WBS)

[۸] Practice Standard for Work Breakdown Structure (WBS)

[۹] WBS Dictionary