تعیین روش‌های سنجش کار در مدیریت ارزش کسب شده – بخش دوم

\

برگرفته از ویرایش دوم Practice Standard for Earned Value Management by Project Management Institute

۳ شرح

ارزش کسب شده عبارت است از سنجش کار انجام گرفته و یک تصویر لحظه‌ای از پیشرفت کار در یک زمان معین. روش‌های سنجش کار انجام شده، در جریان برنامه‌ریزی پروژه و پیش از شروع کارها، انتخاب می‌شوند و به عنوان مبنایی برای سنجش عملکرد در جریان اجرای پروژه مورد استفاده قرار می‌گیرد.

روش‌های سنجش ارزش کسب شده معمولاً [در سطح] بسته‌های کاری انتخاب و مورد استفاده قرار می‌گیرند. هر بسته کاری ویژگی‌های منحصر به فرد خود را دارد و از این روهیچ روش یکتایی برای سنجش میزان پیشرفت وجود ندارد. روش‌های متعدد و مورد قبولی برای سنجش عملکرد فعالیت‌ها وجود دارد که متناسب با ماهیت فعالیت‌های مختلف مورد استفاده قرار می‌گیرند. فعالیت‌ها در سه دسته زیر تعریف می‌شوند:

• کار مستقل (گسسته) – Discrete Effort
• کار وابسته – Apportioned Effort
• کار پشتیبان – Level of Effort

برای هریک از این دسته‌های کاری، یک یا چند روش اندازه گیری وجود دارد و هر روش دارای ویژگی‌های منحصر به فرد خود می‌باشد که تعیین کننده چگونگی استفاده از آن برای هر دسته کاری است.

۳-۱ کار مستقل

کار مستقل فعالیتی است می‌تواند برنامه‌ریزی و سنجش شود و دارای و خروجی مشخصی است. کار مستقل مستقیماً به محصول یا خدمات نهایی مشخصی که دارای نقاط و خروجی‌های مشخص و قابل اندازه‌گیری هستند و مستقیماً از کار مستقل حاصل می‌شوند، مربوط می‌شود. چهار روش اصلی سنجش برای اندازه‌گیری بسته‌های کاری که در قالب کار مستقل طبقه‌بندی می‌شوند، وجود دارد. روش‌های سنجش مورد استفاده برای کار مستقل، امکان سنشج دقیق کار انجام شده را فراهم می‌کند. این چهار روش سنجش کار مستقل عبارتند از:

• فرمول ثابت – Fixed Formula
• رخدادهای موزون – Weighted Milestone
• درصد تکمیل – Percent Complete
• اندازه‌گیری فیزیکی – Physical Measurement

هر یک از این روش‌های ارزش کسب شده دارای نقاط قوت و ضعفی هستند. [از همین‌رو] شرایط خاص و نوع پروژه، مرحله‌ای که پروژه در آن قرار دارد یا نوع بسته کاری، تعیین کننده مناسب‌ترین روش سنجش خواهد بود.

1. فرمول ثابت

روش فرمول ثابت، مقدار مشخصی از ارزش بسته‌های کاری به مقطع زمانی شروع اختصاص داده می‌شود. درصد باقی‌مانده از بودجه در زمان تکمیل بسته کاری، تخصیص داده می‌شود.  روش ۵۰/۵۰ و روش ۲۵/۷۵ از جمله روش‌های معمول و موثر برای فعالیت‌های کوتاه، کوچک و جزیی به حساب می‌آیند. برای اطمینان از کاربرد درست روش‌های فرمول ثابت، لازم است مجموع [ارزش] رخدادهای کلیدی در یک بسته کاری در هر دوره زمانی مفروض با ارزش بودجه‌ای (ارزش برنامه‌ریزی شده) در آن دوره زمانی برابر باشد. روش فرمول ثابت باید بر اساس ماهیت کار در حال انجام انتخاب شود به گونه‌ای که مقادیر ارزش برنامه‌ریزی شده و ارزش کسب شده، نمایانگر چگونگی انجام کارها باشد.

نکته مهم دیگری که باید به آن توجه شود این است که این روش تنها زمانی استفاده می‌شود که بسته های کاری کوچک باشند و شروع و پایان آن‌ها در حداکثر دو دوره گزارش دهی قرار گرفته باشند. استفاده از روش فرمول ثابت، برنامه‌ریزی و سنجش عملکرد را آسان می‌کند اما مقدار تعیین شده برای درصد پیشرفت ممکن است دقیقا بیانگر میزان عملکرد نباشد.

شکل ۲ یک بسته کاری (۱-۱-۴ صندلی) با بودجه تکمیل ۴۴۰۰ دلاری را نشان می‌دهد. با استفاده از روش فرمول ثابت ۵۰/۵۰ مشاهده می‌شود که ارزش کسب شده در دوره سنجش به واسطه شروع کار و صرف‌نظر از میزان کار انجام شده، برابر ۲۲۰۰ دلار یا ۵۰% ارزش برنامه‌ریزی شده است. ارزش کسب شده باقی‌مانده معادل ۲۲۰۰ دلار یا ۵۰% ارزش برنامه‌ریزی شده، زمانی محقق می‌شود که کار تمام شده باشد. ارزش رخدادهای اصلی شروع و پایان در قالب بودجه اتمام بسته‌های کاری که معادل ۴۴۰۰ دلار است، بیان می‌شود.

در شرایط مشابه و با استفاده از فرمول ثابت ۲۵/۷۵ مشاهده می‌شود ارزش کسب شده ۱۱۰۰ دلار (یا ۲۵% از ۴۴۰۰ دلار) هنگام شروع کار محقق می‌شود و ارزش کسب شده باقی‌مانده معادل ۳۳۰۰ دلار (۷۵% باقی‌مانده) در هنگام تکمیل کار محقق می‌شود.

در روش فرمول ثابت، تکنیک ۱۰۰/۰ با سایر تکنیک‌ها متفاوت است. در این تکنیک تا زمانی که کار کاملاً انجام نشده باشد، هیچ ارزشی کسب نمی‌شود. این روش معمولاً برای دریافت مواد و [ومصالح] به کار گرفته می‌شود و تنها در بسته‌های کاری اعمال می‌شود که شروع و پایان آنها در یک دوره گزارش‌گیری باشد. مادامی‌که فرمول محاسبه ارزش کسب شده نتایج قابل قبول و متناشب با اهداف پروژه دارد، مدیر حساب کنترل و مدیر پروژه نسبت به تداوم به کارگیری آن فرمول توافق خواهند داشت.

شکل ۲روش‌های فرمول ثابت

2. رخدادهای موزون

یک رخداد شامل یک نقطه مشخص یا رویداد مشخص در پروژه است. روش رخدادهای موزون بسته کاری را به بخش‌های قابل اندازه گیری تقسیم می کند، که هر کدام از این بخش‌ها با یک رخداد مشخص خاتمه می‌یابند؛ در ادامه، ارزشی در ازای دستیابی به هریک از رخدادها به این بخش‌ها اختصاص داده می‌شود. روش رخدادهای موزون، برای بسته‌های کاری ملموس‌تر با دوره زمانی طولانی‌تر، (مانند، آن هایی که بیشتر از دو دوره زمانی به طول می انجامد) مناسب‌تر است. این بسته‌های کاری عموما دارای خروجی یا رخدادهای ملموس‌تر و متعادل‌تری می‌باشند. برای کارایی بهتر روش رخدادهای موزون، توصیه می‌شود در حد فاصل هر دوره‌ی گزارش‌دهی یک مقطع زمانی وجود داشته باشد و اجازه تخصیص اعتبار ناقص به مقاطع زمانی نیمه تمام، داده نشود. تصویر ۳ نمونه ای از یک بسته کاری را نمایش می‌دهد (سیستم ترمز ۱-۴) که دارای سه مقطع زمانی بوده (نقاط اندازه گیری) که به آن‌ها  وزن مشخصی اختصاص داده شده است. در نهایت ارزش کسب شده به ازای تکمیل رخدادها تجمیع می‌شود.

شکل ۳ روش رخدادهای موزون

3. درصد تکمیل

روش درصد تکمیل، تخمینی را از درصد کار انجام گرفته در پایان هر دوره سنجش ارایه می‌کند. این روش باید بر مبنای کار ملموس و قابل اندازه گیری به کار گرفته شود. ارزش برنامه ریزی شده بر اساس منابع زمان بندی شده مورد نیاز برای تکمیل بسته کاری تعیین می‌شود.

با ضرب کردن  بودجه تکمیل بسته کاری، در درصد تکمیل شده، می‌توان ارزش کسب شده را به دست آورد. درصد تکمیل باید تا حد ممکن قابل سنجش و عینی باشد. به عنوان نمونه، تنظیم معیارهای از پیش تنظیم شده، که مورد توافق ذی نفعان مرتبط قرار گرفته باشد، برای تعیین درصد تکمیل. شکل ۴ یک بسته کاری (چرخ جلو ۱-۳-۱) را با بودجه‌ای معادل ۱۵۶۰۰ دلار نشان می‌دهد که در زمان انتخاب این روش تعیین شده است.

در پایان دومین دوره سنجش، [انجام] ۶۷% کار (دو سوم کار) برنامه‌ریزی شده است. از این رو از ضرب ۱۵۶۰۰ در ۶۷% (۳/۲) عددی معادل ۱۰۴۰۰۰ دلار برای ارزش برنامه‌ریزی شده تجمعی به‌دست می‌آید. در واقعیت و در پایان دومین دوره سنجش ۷۰% کار تکمیل شده است، از این رو، ارزشی معادل ۱۰۹۲۰ دلار کسب شده است. باید توجه شود که زمان کاری صرف شده معادل کار انجام گرفته نیست. به عنوان نمونه، اگر ۵۰ ساعت برای یک بسته کاری ۱۰۰ ساعته صرف شده باشد، ضرورتاً به معنی انجام ۵۰% کارها نیست..

تصویر ۴

۴.سنجش فیزیکی

سنجش فیزیکی، بر خلاف “رخدادهای موزون” و “درصد تکمیل”، به طور مستقیم با تکمیل کارها مرتبط است. سنجش می‌تواند در مورد هر واحدی انجام شود که به صورت مستقیم با کارهای انجام شده مرتبط شده، مرتبط است. به عنوان نمونه طول کابل کار گذاشته شده، مساحت و حجم بتن ریزی و تعداد پره‌ها در مورد مثال چرخ در دوچرخه. روش سنجش و ویژگی‌های سنجش هزینه و تلاش‌ها باید پیشاپیش تعریف و مورد توافق قرار گیرند.

۳-۲ کار وابسته

[روش] کار وابسته برای کارهایی که رابطه مستقیم پشتیبانی با کارهای مستقل دارند، مورد استفاده قرار می‌گیرد. ارزش کار پشتیبان بر مبنای ارزش کسب شده‌ی فعالیت‌ مبنا تعیین می‌شود. کار وابسته شامل کارهایی مانند تضمین کیفیت، بازرسی و آزمایش‌ها می‌شود. کار وابسته به‌عنوان درصدی از کار مستقل مبنا برآورد می‌شود. درصد تخصیص یافته به کار مستقل، زمانی مورد استفاده قرار [برای کار وابسته قرار می‌گیرد] که مقادیر و اطلاعات کافی از رابطه متقابل بین کار وابسته و کار مستقل وجود داشته باشد. در شکل ۷-۵، کارمستقل در نقطه‌ی دوم اندازه‌گیری، معادل ۵۲۰۰ می‌باشد. کار وابسته معادل ۱۰% از کار مستقل است. از این‌رو مقدار ارزش [برنامه‌ریزی شده] وابسته در دومین نقطه‌ی اندازه گیری ۱۰% از ۵۲۰۰ یا معادل ۵۲۰ می‌باشد. در واقع، [ارزش] کار مستقل واقعی انجام شده در پایان دومین دوره سنجش معادل ۷۸۰۰ بود؛ از این رو مقدار ارزش وابسته کسب شده که در این دوره ایجاد شده معادل ۱۰% از ۷۸۰۰ یا ۷۸۰ است.

شکل ۵ کار وابسته

۳-۳ کار پشتیبان

کار پشتیبان آن دسته فعالیت‌ها را در بر می‌گیرد که به تولید مستقیم محصول ملموس و قابل مشاهده منجر نمی‌شود. کارهای پشتیبان، مانند مدیریت پروژه یا طرح و مدیریت قراردادها، از منابع پروژه استفاده می‌کنند و باید در فرآیندهای برنامه‌ریزی مدیریت ارزش کسب شده، اجرا، کنترل و پایش مورد توجه قرار گیرند. کار پشتیبان در یک دوره زمانی الزاماً دارای نرخ یکنواخت نخواهد بود. در هر دوره سنجش برای فعالیت‌های پشتیبان ارزش برنامه‌ریزی شده مشخصی در نظر گرفته می‌شود و در پایان دوره این ارزش به عنوان ارزش کسب شده ثبت می‌شود. ارزش کسب شده معادل ارزش برنامه‌ریزی شده است از همین‌رو فعالیت‌های پشتیبان دارای انحراف زمانی نیستند. با این وجود انحراف‌های هزینه می‌تواند رخ دهد، زیرا هزینه تمام شده معمولاً با ارزش کسب شده متفاوت است. شایان ذکر است که در فعالیت‌های پشتیبان می‌توان ارزش کسب شده ممکن است بدون صرف هزینه واقعی محقق شود.

شکل ۶ کار پشتیبان

شکل ۶ نشان می‌دهد که ارزش برنامه‌ریزی شده و ارزش کسب شده در تمامی نقاط سنجش برابر هستند.