مروری بر مدیریت ارزش کسب شده پروژه (Earned Value Management – EVM) – بخش اول

برگرفته از ویرایش دوم Practice Standard for Earned Value Management by Project Management Institute

۱ مقدمه

مدیریت ارزش کسب متدولوژی مدیریتی را برای یکپارچه‌سازی محدوده/گستره، زمان و منابع پروژه با هدف سنجش عینی عملکرد و پیشرفت و نیز پیش‌بینی نتایج پروژه ارایه می‌کند. به‌کارگیری روش ارزش کسب شده در هنگام آغاز و برنامه‌ریزی یک پروژه، اعتبار و سودمندی مبنای زمان و هزینه را افزایش داده، ابزاری مناسب برای اعتبارسنجی فرضیات محدوده و مبنای محدوده پروژه به حساب می‌آید. این مبناها (مبناهای زمان و هزینه) پس از تعیین، مرجعی مناسب برای درک و شناخت نسبت به پیشرفت پروژه در دوره اجرا محسوب می‌شوند. عملکرد واقعی (از هر دو منظر زمان و هزینه) در مقایسه با [برنامه] مبنا، بازخوردی را از داده‌ها و وضعیت پروژه فراهم می‌کند که می‌تواند به پیش‌بینی نتایج احتمالی پروژه کمک نموده، مدیریت را در تصمیم‌گیری‌های به‌هنگام و مفید براساس داده‌های واقعی پشتیبانی کند.

قاعده کلی و بنیادی مدیریت ارزش کسب شده آن است که منطق و روند عملکرد پروژه در مقایسه با مبنا، پیش‌بینی مناسب [و قابل اتکایی] از عملکرد آینده پروژه ایجاد می‌کند. بازخورد در موفقیت هر پروژه حیاتی محسوب می‌شود. بازخورد هدف‌مند و به موقع، مدیران پروژه را قادر می‌سازد ضمن شناسایی زودهنگام مشکلات، با اعمال اصلاحاتی [و تعدیل‌های لازم] پروژه را در چارچوب زمان و هزینه [برنامه‌ریزی شده و مورد نظر] حفظ کنند. اکثر [دست‌اندرکاران و کاربران مدیریت پروژه]، مدیریت ارزش کسب شده را به عنوان یکی از موثرترین ابزارهای سنجش و بازخورد عملکرد می‌شناسند.

علاوه بر تهیه مبنای زمان و هزینه و بازخورد عملکرد، مدیریت ارزش کسب شده سایر ملاحظات ضروری برای مدیریت پروژه، مانند ساختار سازمانی، استراتژی‌های گردآوری [اطلاعات] هزینه و پیوستگی تغییرات تایید شده پروژه را مورد تاکید قرار می‌دهد.

مدیریت ارزش کسب شده متدولوژی لازم برای مدیریت یکپارچه محدوده، زمان و منابع را در اختیار سازمان قرار می‌دهد. در این استاندارد محدوده به معنای کاری تعریف می‌شود که باید برای تحویل محصول، خدمت یا نتیجه با ویژگی‌ها و کارکردهای خاص انجام شود. مدیریت ارزش کسب شده می‌تواند نقشی حیاتی در پاسخ به پرسش‌های مدیریتی ایفا کند که برای موفقیت پروژه اهمیت دارند؛ از آن جمله:

• در مقایسه با برنامه تحویل، کار بیشتر یا کم‌تری انجام شده‌است؟
• تاریخ محتمل پایان پروژه چه موقع است؟
• آیا بیش از بودجه هزینه شده است یا کم‌تر از آن؟
• هزینه محتمل کار باقی‌مانده پروژه چقدر است؟
• هزینه کل پروژه چقدر است؟
• در انتهای پروژه چقدر بیشتر یا کم‌تر از بودجه هزینه شده‌است؟
• چه عاملی باعث انحراف‌های چشم‌گیر در هزینه و/یا زمان می‌شود؟

۲ مدیریت ارزش کسب شده و فرآیندهای مدیریت پروژه

استاندارد عملیاتی مدیریت ارزش کسب شده با مدیریت پروژه تشریح شده در راهنمای PMBOK منطبق و سازگار است. شکل ۱ رابطه میان مدیریت ارزش کسب شده با حوزه‌های دانشی و گروه‌های فرآیندی مدیریت پروژه در PMBOK را تبیین می‌کند و [در این شکل] زمینه‌هایی از مدیریت پروژه که مدیریت ارزش کسب شده در آنها کاربرد بیشتری دارند، مورد تاکید قرار گرفته‌اند.

در بر‌نامه‌ریزی پروژه تعیین موارد زیر مورد توجه قرار می‌گیرد:

• چه‌کاری باید انجام شود (محدوده / گستره) و در چه بسته‌هایی (ساختار شکست کار)
• چه‌کسی کارها را انجام می‌دهد / مدیریت می‌کند؟ (ماتریس تخصیص مسوولیت‌ها)
• کار چه زمانی انجام خواهد شد؟ (برنامه زمانی)
• انجام کارها به چه هزینه و منابعی (منابع انسانی، مصالح و سایر منابع) نیاز دارد؟
• کنترل پروژه عمدتاً بر پایش و گزارش‌دهی اجرای برنامه‌های مدیریت پروه تمرکز دارد. کنترل پروژه فرآیندی است برای حفظ عملکرد و نتایج پروژه در بازه رواداری‌های مجاز برنامه کاری.

شکل ۱ مدیریت ارزش کسب شده و مدیریت پروژه

به عنوان متدولوژی مدیریت عملکرد، مدیریت ارزش کسب شده برخی شیوه‌های (روش‌های) اساسی را به فرآیندهای مدیریت پروژه می‌افزاید. این شیوه‌ها اساساً در حوزه‌های برنامه‌ریزی، اجرا و کنترل نمود پیدا می‌کنند و هدف آنها سنجش، تحلیل، پیش‌بینی و گزارش‌دهی داده‌های عملکردی زمان و هزینه برای ارزیابی و اقدام توسط تیم پروژه و سایر ذی‌نفعان کلیدی است.

ساختار استاندارد عملیاتی برای مدیریت ارزش کسب شده بر این فرآیندها متمرکز خواهد بود. با توجه به هدف این استاندارد، فرض شده‌است که پروژه آغاز، ذی‌نفعان آن شناسایی و الزامات مربوط به پروژه و محصول گردآوری شده‌اند. بنابراین [فرآیندهای] این استاندارد با تعریف محدوده پس از گردآوری الزامات آغاز می‌شود. شکل ۲ جریان فرآیندی را تبیین می‌کند که برای معرفی سرفصل‌ها و موضوعات مدیریت ارزش کسب شده مورد اشاره در استاندارد، استفاده شده‌اند.

شکل ۲ فرآیندهای مدیریت ارزش کسب شده

۳ واژگان پایه مدیریت ارزش کسب شده

در متون مرتبط با مدیریت ارزش کسب شده، واژه‌های اصلی که بارها مورد استفاده قرار خواهند گرفت کاملاً ‌منحصر به مدیریت ارزش کسب شده هستند ‍[این واژگان در چارچوب مدیریت ارزش کسب شده مفهوم مورد نظر را پیدا می‌کنند و ممکن است در سیستم‌های مدیریتی دیگر، مفاهیم متفاوتی داشته باشند]. مرور این واژگان به ایجاد درکی پایه کمک می‌کند.

• هزینه واقعی – Actual Cost: هزینه واقعی صرف شده برای انجام کار در یک فعالیت در یک دوره زمانی معین. هزینه می‌تواند برای داده‌های خاص یا یک دوره زمانی گزارش‌دهی مشخص به صورت تجمعی گزارش شود. تحت عنوان “هزینه واقعی کار انجام شده – Actual Cost of Work Performed (ACWP)” نیز شناسایی می‌شود.
• بودجه تکمیل – Budget at Completion (BAC): مجموع بودجه پیش‌بینی شده برای انجام کارهای یک پروژه؛ شامل مولفه‌های ساختار شکست کار، حساب‌های کنترلی و بسته‌های کاری. بودجه تکمیل برابر است با بودجه تکمیل تمام بسته‌های کاری.
• ذخیره احتیاطی – Contingency Reserve: جزیی از بودجه مبنای سنجش عملکرد است که به آن دسته از ریسک‌ها تخصیص می‌یابد که برای آنها واکنش اقتضایی / مشروط پیش‌بینی شده‌است. این دسته اندوخته‌ها، که اغلب در استاندارد ANSI-748 مورد استفاده قرار نمی‌گیرد، می‌تواند برای تامین بودجه برنامه‌های اقتضایی/مشروط و در برنامه‌های اضطراری (Fall-back Plans) مورد استفاده قرار گیرند یا به ریسک‌های باقی‌مانده از فرآیند برنامه‌ریزی واکنش به ریسک تخصیص یابند. برخلاف ذخیره مدیریتی که جزیی از مبنای سنجش عملکرد محسوب نمی‌شود، اما جزیی از بودجه مبنای پروژه است، ذخیره احتیاطی جزیی از مبنای سنجش عملکرد محسوب می‌شود. در فضای کسب و کار، استفاده آشکار از ذخیره احتیاطی پیش‌بینی شده در روش مدیریت ارزش کسب شده، کاملاً متداول است. در فضای سنتی و دولتی که از مدیریت ارزش کسب شده استفاده می‌شود، تنها بودجه زیرمجموعه مبنای سنجش عملکرد که به ساختار شکست کار تخصیص نمی‌یابد و زمان‌دار نیز نشده‌است، بودجه توزیع نشده می‌باشد. در این شرایط ذخیره احتیاطی می‌تواند جزء مشخصی از بودجه توزیع نشده در نظر گرفته شود با این شرط که زمانی توزیع می‌شود که ریسکی واقع شود یا لازم باشد یک برنامه اقتضایی/مشرط اجرا شود. براساس ANSI – ۷۴۸ با توجه به آنکه ذخیره احتیاطی ممکن است فاقد محدوده قابل تعریف باشد و در عین حال جزیی از مبنای سنجش عملکرد است، استفاده از این ذخیره می‌تواند غیرقابل قبول باشد.
• حساب کنترلی – Control Account (مرکز کنترل): نقطه‌ کنترل‌های مدیریتی است که در آن محدوده، بودجه، هزینه واقعی و برنامه زمانی یکپارچه و برای سنجش عملکرد با ارزش کسب شده مقایسه می‌شوند. هر حساب کنترلی ممکن است به بسته‌های کاری و / یا بسته‌های برنامه‌ریزی تجزیه شده باشد. حساب‌های کنترلی باید تنها به یک مولفه ساختار شکست کار و یک مولفه ساختار شکست سازمانی تعلق داشته باشند.
• بودجه توزیع شده: بودجه‌ای برای محدوده پروژه است که به حساب‌های کنترلی (در ساختار شکست کار) تخصیص داده شده‌اند. این بودجه دارای مسوول (مدیر) مشخصی است (مدیر حساب کنترلی). بودجه توزیع شده مبنای ارزش برنامه‌ریزی شده می‌باشد.
• ارزش کسب شده – Earned Value (EV): شاخصی برای کار انجام شده است که براساس بودجه مصوب برای کار بیان می‌شود. ارزش کسب شده ممکن است به صورت تجمعی تا یک مقطع زمانی خاص یا دوره زمانی مشخص، گزارش شود. [ارزش کسب شده] ممکن است تحت عنوان بودجه کار انجام شده نیز شناسایی شود.
• تخمین هزینه تکمیل: کل هزینه مورد انتظار برای تکمیل کل کار [محدوده پروژه] که شامل مجموع هزینه‌های واقعی تاکنون و هزینه تجمعی برای تکمیل (ETC) است.
• تخمین هزینه مورد نیاز برای تکمیل: تخمینی از تمام هزینه‌های لازم برای اتمام کارهای باقی‌مانده پروژه است. مجموع هزینه مورد نیاز برای تکمیل و هزینه‌های واقعی، تخمینی از هزینه تکمیل را نشان می‌دهند.
• ذخیره مدیریتی – Management Reserve: بخشی از بودجه مبنای پروژه است که برای اهداف و مقاصد مدیریتی کنار گذاشته شده‌است. این بودجه برای کارهای پیش‌بینی نشده، در محدوده پروژه، ذخیره می‌شود. استفاده از ذخیره مدیریتی مستلزم کسب مجوزهای خاص از مدیریت است. [از این بودجه] زمانی استفاده می‌شود که مدیر پروژه تغییر در مبنای سنجش عملکرد را ضروری می‌داند، اما بودجه پروژه آن‌گونه که در قرارداد یا منشور تعیین شده‌است، تغییر نمی‌کند.
• مبنای سنجش عملکرد: یک برنامه مصوب و یکپارچه برای کارهای پروژه [در حوزه‌های] محدوده، زمان و هزینه است که برای سنجش و مدیریت عملکرد، انجام کارهای پروژه با آن مقایسه می‌شود. مبنای سنجش عملکرد از مجموع بودجه‌های تخصیصی به حساب‌های کنترلی و بودجه‌های با محدوده [کاری] مشخص که بین حساب‌های کنترلی توزیع نشده‌اند (بودجه توزیع نشده) شکل می‌گیرد. [به بیان دیگر] مبنای سنجش عملکرد برابر است با مجموع بودجه‌های توزیع شده و بودجه توزیع نشده. مبنای سنجش عملکرد اندوخته مدیریتی را شامل نمی‌شود.
• ارزش برنامه‌ریزی شده – Planned Value (PV): بودجه مصوب تخصیص داده شده به کار برنامه‌ریزی شده (زمان‌بندی شده) تا یک مقطع مشخص برای گزارش‌دهی است. ارزش برنامه‌ریزی شده در هر مقطع زمانی، کاری را که باید انجام شود، تعریف می‌کند. ارزش برنامه‌ریزی شده می‌تواند به صورت تحمعی یا برای یک دوره زمانی مشخص گزارش شود. [ارزش برنامه‌ریزی شده] تحت عنوان “بودجه کار برنامه‌ریزی شده” نیز شناخته می‌شود.
• بسته برنامه‌ریزی – Planning Package: کار و بودجه تعیین شده برای یک حساب کنترلی را شامل می‌شود که هنوز در قالب بسته‌های کاری تعریف نشده‌است. این [بسته‌ها] در واقع تلاش‌های آتی را مشخص می‌کنند که هنوز برنامه‌ریزی تفصیلی آنها انجام نشده‌است. پیش از آغاز تلاش‌های بسته برنامه‌ریزی، لازم است کار و بودجه در قالب یک یا چند بسته کاری تعریف شود.
• بودجه مبنای پروژه – Project Budget Base (PBB): نقطه شروعی (مبنایی) است که بودجه اصلی پروژه براساس آن شکل می‌گیرد. [این مبنا]، بودجه کل پروژه را در بر می‌گیرد (از جمله ذخیره مدیریتی و هزینه برآورد شده برای کارهای مصوبی که هنوز به طور کامل تعریف نشده‌اند). در مواردی که پروژه براساس یک قرارداد شکل گرفته است، این مبنا تحت عنوان “بودجه مبنای قرارداد” نیز نامیده می‌شود.
• بودجه برنامه‌ای کلان: بودجه زمان‌بندی شده‌ای برای کارهای آتی است که نمی‌توان به طور منطقی آن را در قالب حساب‌های کنترلی برنامه‌ریزی کرد. بودجه و کار تعریف شده در قالب بودجه برنامه‌ای کلان باید در زودترین زمان ممکن و پیش از شروع کارهای مرتبط، به حساب‌های کنترلی انتقال یابد. تمامی پروژه‌ها از بودجه برنامه‌ای کلان استفاده نمی‌کنند، اما در شرایط ویژه [این نوع بودجه‌بندی] می‌تواند به عنوان یک ابزار در نظر گرفته شود. [این بودجه] ممکن است تحت عنوان “بسته‌های کلان برنامه‌ریزی” نیز شناخته شود.
• بودجه توزیع نشده: بودجه‌ای برای کارهای محدوده پروژه است که هنوز به مولفه‌های ساختار شکست کار و حساب‌های کنترلی تخصیص داده نشده‌است. این بودجه هنوز در اختیار مدیر حساب کنترل قرار نگرفته‌است. بودجه توزیع نشده اساساً زمان‌دار [نیز] نشده‌است.
• بسته کاری: کار تعریف شده در پایین‌ترین سطح ساختار شکست کار است که می‌توان هزینه و زمان آن را برآورد و مدیریت نمود. هر بسته کاری محدوده کار، بودجه و تاریخ‌های آغاز و تکمیل یکتا و مشخصی دارد و تنها به یک حساب کنترلی تعلق دارد.
• ساختار شکست کار: ساختار شکست کار تجزیه سلسله مراتبی کل محدوده کاری است که باید توسط تیم پروژه انجام شود تا اهداف پروژه در خلق اقلام تحویلی مورد نیاز محقق شود. از منظر مدیریت ارزش کسب شده ساختار شکست کار یک تجزیه سلسله مراتبی مبتنی بر اقلام تحویلی است که باید توسط تیم پروژه برای تحقق اهداف پروژه انجام شود. [ساختار شکست کار] کل محدوده پروژه را سازماندهی و تعریف می‌کند. برای کسب اطلاعات بیشتر به استاندارد عملیاتی برای ساختار شکست کار مراجعه شود.
• جزییات ساختار شکست کار: سندی است که جزییات و اطلاعاتی تفصیلی درباره قلم تحویلی، فعالیت‌ها و داده‌های زمانی هر مولفه از ساختار شکست کار در آن ارایه می‌شود. برای کسب اطلاعات بیشتر به استاندارد عملیاتی برای ساختار شکست کار مراجعه شود.

شکل ۳  نمودار ساده‌ای است که بسیاری از این واژه‌ها را نمایش می‌دهد. همچنین شکل ۴ رابطه میان مولفه‌های بودجه‌ای را نشان می‌دهد.

شکل ۳ مفاهیم اصلی مدیریت ارزش کسب شده