کانبان از نمای نزدیک

مقدمه

از زمانی که با سیستم کانبان آشنا شدم، روز به روز تمایل بیشتری به استفاده از آن و در عین حال معرفی‌اش داشته باشم.

کانبان

کانبان یکی از روش‌های مدیریت پروژه چابک محسوب می‌شود، اما از منظر دیگر، ابزاری برای مدیریت جریان کارهاست که با تصویرسازی به مدیریت پروژه و نیز مدیریت جریان کارها کمک می‌کند.

کارت و تابلو (برد / تخته)، ابزارهای تصویرسازی (Visualization) سیستم کانبان هستند که جریان کارها، مواد یا اطلاعات را به تصویر می‌کشند.

اصول سیستم کانبان

کانبان برپایه اصول زیر پایه‌گذاری شده است:

• تصویرسازی گردش کارها
• محدودیت کار در جریان (WIP)
• مدیریت و بهبود جریان کار
• شفاف‌سازی فرآیندها
• بهبود مداوم و مستمر

پیشینه کانبان

کانبان عبارتی ژاپنی است که از دو کلمه Kan به معنای دیدنی و Ban به معنای کارت تشکیل شده‌است و برای اولین بار در دهه ۱۹۴۰ در گروه خودروسازی تویوتا استفاده شد.

تخته کانبان

تخته (برد یا تابلوی) کانبان ابزاری برای پیاده‌سازی کانبان است، که ممکن است به‌صورت فیزیکی یا نرم‌افزاری مورد استفاده قرار گیرد (در سال‌های اخیر استفاده از ابزارهای نرم‌افزاری برای استفاده از کانبان، گسترش یافته‌است. این تخته ابزاری برای تصویرسازی گردش کارهاست، که به اعضای تیم پروژه در شفاف‌سازی روند کارهای پروژه کمک می‌کند.

این تخته از سطرها و ستون‌های گوناگون  تشکیل شده‌است و دارای حداقل سه ستون زیر است:

• برای انجام – To Do
• در حال انجام – In Progress
• انجام شده – Done

کارت‌های کانبان نمایان‌گر فعالیت‌ها یا کارها هستند که روی تخته چسبانده می‌شوند. محل قرار گیری هر کارت نشان‌دهنده وضعیت فعالیت یا کار مربوط است.

مزایای مورد انتظار از کانبان

می‌توان انتظار داشت استفاده از کانبان، مزایای را در پی‌داشته باشد، از جمله موارد زیر:

• انعطاف‌پذیری
• سادگی و قابل فهم
• صرفه‌جویی در استفاده از منابع
• بهبود جریان تحویل نتایج به مشتری
• حداقل کردن زمان چرخه (Cycle Time)

کاستی‌های کانبان

در کنار مزایا و نکات مثبت به کار گیری کانبان، این سیستم مانند تمامی سیستم‌ها و ابزارهای مدیریتی دارای کاستی‌هایی از جمله موارد زیر است:

• دشواری ناشی از عدم به‌روز رسانی برد
• دشواری‌ ناشی از تابلوهای پیچیده
• عدم ارتباط با برنامه زمانی

منشا تغییرات

تغییرات با منشا بیرونی را می‌توان به کمک «تحلیل علل ریشه‌ای» مدیریت کرد و در نهایت کاهش داد و حذف کرد.

الزامات غیر معمول تحمیلی یا تغییر در الزامات را می‌توان مورد رسیدگی قرارداد و مدیریت کرد.

تغییرات تصادفی با منشا درونی را می‌توان با تعریف قواعد کنترلی مانند دسته‌های خدمات و قوانین آنها مدیریت کرد.

متغییر بودن قابلیت و توان پیش‌بینی را کاهش می‌دهد.

عوامل بروز تاخیر و اتلاف

برخی از مهم‌ترین عوامل بروز تاخیر و اتلاف عبارتند از:

• تغییر در اهداف
• تغییر در امکانات و ویژگی‌های برنامه‌ریزی شده
• تاخیر در انجام یک کار / فعالیت
• دست به دست شدن کارها
• خطاها و عیوب
• ارتباطات ضعیف

گام‌های به‌کارگیری کانبان

برای به‌کارگیری کانبان، گام‌های زیر پیشنهاد می‌شود:

۱ جریان کارها را مصور کنید – جریان فعلی و معمول کار را روی تابلو تصویر کنید.

۲ کار در جریان (WIP) را در چارچوب تعیین شده محدود کنید (به عنوان نمونه تعداد امکانات در حال تست را محدود کنید.

۳ محدودیت‌ها و عوامل اتلاف را شناسایی کنید. تابلوی کانبان و استندآپ‌های روزانه به شناسایی سریع عوامل موثر بر تاخیر یا تسریع در انجام کارها کمک می‌کند.

۴ بررسی مستمر عملکرد گذشته در قالب Retrospective به شناسایی محدودیت‌ها و عوامل اتلاف کمک می‌کند. در این مسیر می‌توان از ابزارهای ناب هم استفاده کرد.

۵ به گام دوم برگردید و همیشه روش‌هایی را برای کاهش WIP جستجو کنید.

از این گام‌ها تحت عنوان تئوری محدودیت نیز یاد می‌شود (به شرح زیر). می‌توان برای بهینه‌سازی گلوگاه‌ها از پنج گام زیر با هدف تمرکز بیشتر استفاده کرد:

۱) شناسایی محدودیت‌ها

۲) تصمیم‌گیری در مورد چگونگی مواجهه با محدویت‌ها

۳) سازگار کردن سایر مولفه‌های سیستم با تصمیم گام ۲

۴) ارزیابی محدودیت‌ها

۵) اجتناب از سکون و توقف و بازگشت به گام ۲ با شناسایی محدودیت‌های جدید

چند تعریف

• مورد کاری (Work – Item): هر مولفه یا موردی که در جریان حرکت در مسیر فرآیند، منجر به خلق ارزش می‌شود. مانند ویژگی‌ها، امکانات و مانند آن.
• وضعیت کار (Work State): وضعیت یا مرحله‌ای است که کار آن وضعیت یا مرجله خاتمه یافته است.
• تخته کانبان: تخته(برد یا تابلو) کانبان، همانند برد اسکرام است که کارت‌هایی روی آن قرار داده می‌شود و هر کارت مبین یک مورد کاری است و ستون‌ها وضعیت کارها را بیان می‌کنند.
• کار در جریان (WIP – Work In Progress): کار در جریان مبین کاری است که بخشی از آن انجام شده و در انتظار تکمیل و انتظار است.
• خط شنا (Swim-Lane): یک خط افقی است که بر روی تخته کانبان، دسته خدمت را نشان می‌دهد.

دسته‌های خدمات

هر دسته خدمت قواعد منحصر به فرد خود را برای اولویت‌بندی جریان کارها در کانبان دارد.

هر یک از دسته‌های خدمت قواعد خاص خود را در مورد زمان‌های تقدم و چرخه (Lead & Cycle Time) دارند.

دسته‌های معمول خدمات عبارتند از:

بسیار مهم – این دسته به عنوان بالاترین اولویت در دسته‌های خدمت مورد توجه است و نباید انجام آن دچار وقفه شود. تنها یک فعالیت از این دسته می‌تواند در جریان کار باشد.

مقید به زمان– فعالیت‌های این دسته باید در یک تاریخ مشخص تکمیل شوند. کم‌تر از ۲۰ درصد فعالیت‌های این دسته باید به هر انتشار تخصیص یابند.

باگ– باگ‌ها نشان‌دهنده استقرار و پیاده‌سازی دارای عیب در یک سیستم در حال استفاده و بهره‌برداری هستند و باید در زودترین زمان ممکن اصلاح شوند. باگ‌ها به هیچ انتشار مشخصی تخصیص نمی‌یابند.

امکانات (Features) – این دسته شامل فعالیت‌های معمول است که با آنها در چارچوب FIFO (First in, First Out) برخورد می‌شود. آنها مقید به زمان نیستند و می‌توانند تا ۵۰ درصد هر انتشار را شامل شوند.

کارهای روزمره (Chore) – کارهای معمول و روزمره، فعالیت‌های پشتیبانی هستند که دارای اولویت نبوده و به هیچ انتشاری هم تخصیص نمی‌یابند (مانند به روزرسانی سیستم). این فعالیت‌ها می‌توانند تا ۳۰ درصد فعالیت‌های هر انتشار را شامل شوند.

ساختار فعالیت‌ها

ساختار فعالیت‌ها برای شفافیت و انجام روان کارها اهمیت دارد.

این ساختار باید شامل جزییات زیر باشد:

• عنوان و تشریح (داستان کاربری و معیارهای پذیرش)
• شماره / کد فعالیت
• مالک
• دسته خدمت (Class of Services)
• چارچوب (جدول) زمانی
• تخمین (به طور مشخص و انحصاری برای اولویت‌بندی فعالیت‌ها)

به کمک این اطلاعات هر فردی می‌تواند به صورت مستقل در مورد پردازش فعالیت‌ها براساس ریسک و دسته‌بندی آنها تصمیم‌گیری کند. قواعد صریح در خط مشی کانبان تصریح شده‌است.

جلسه‌ها در کانبان

استندآپ روزانه – شامل تحلیل خلاصه‌ای از روند پروژه است. مسایل به سرعت شناسایی شده، جزییات آنها مورد بحث قرار گرفته و در جریان جلسه حل و فصل می‌شوند.

جلسه‌های کانبان – جلسه‌های کانبان ممکن است هفتگی یا در مواقع ضروری برگزار شوند و معمولا شامل بررسی تفصیلی برد (تابلو) کانبان، حل مسایل و اولویت‌بندی فعالیت‌های جاری و آتی است. مشارکت مشتری در این جلسه‌ها مورد استقبال قرار می‌گیرد. این جلسه‌ها از بهبود مستمر در کیفیت و جریان کارها پشتیبانی نموده، به تمرکز تیم کمک می‌کند.

گونه‌های دیگر از جلسه‌ها هم وجود دارند از جمله: جلسه‌های پیگیری، جلسه‌های برنامه‌ریزی برای انتشارِ جلسه‌های عملیات و مانند آنها (انتشار معادل Release در نظر گرفته شده‌است).

سنجش‌ها در کانبان

با سنجش جنبه‌های مختلف کانبان می‌توان اطلاعاتی را در مورد کیفیت فرآیندها به دست آورد.

مولفه‌های مورد استفاده در سنجش‌ها به شرح زیر هستند:

نمودار جریان تجمعی (CFD)

نمودار جریان تجمعی میزان کار در جریان (WIP) در یک دوره زمانی و شرایط مشخص را بیان می‌کند. با استفاده از این نمودار می‌توان تعداد فعالیت‌ها، گلوگاه‌ها و زمان تدارک (زمان تقدم) را نیز مورد سنجش و اندازه‌گیری قرارداد.

کار در جریان (WIP)

کار در جریان تعداد کارهای آغاز شده در هر ستون، توسط هر فرد یا در کل تابلو را محدود می‌کند. کار در جریان باید در حداقل ممکن تنظیم شود. افزایش WIP نشان‌دهنده بروز مشکل در سیستم است که باید به سرعت بررسی شده و مورد توجه قرار گیرد (یکی از ابزارهای مواجهه منشا تغییر پذیری است).

زمان تقدم (زمان تدارک – Lead Time)

هدف کانبان کاهش زمان تدارک است. این هدف با بهبود کیفیت و کاهش خطاها قابل تحقق است. زمان تدارک از یک بک‌لاگ آغاز و با ستون انجام شده‌ها خاتمه می‌یابد. زمان خالص برای کدنویسی، زمان چرخه است.

هدف: زمان تدارک باید ثابت بماند.

گلوگاه‌ها

گلو‌گاه‌ها شرایطی را در سیستم کانبان تبیین می‌کنند که منجر به تجمیع تعداد زیادی فعالیت ناتمام می‌شوند. در این شرایط زمان انجام فعالیت‌ها افزایش می‌یابد. گلوگاه‌ها (تنگناها) موانع یا رخدادهای موقتی هستند که می‌توانند براساس تئوری محدودیت‌ها برطرف شوند.

تصویر زیر روابط میان این مولفه‌ها را تبیین می‌کند.