تکه‌ها / برداشت‌هایی از یک کتاب (مهم‌ها را بسنجید / نشر نوین) – بخش دوم

چگونه گوگل، بونو، و بنیاد بیل گیتس توانستند با OKR دنیا را متحول کنند.

کتاب «مهم‌ها را بسنجید» یکی از جذاب‌ترین کتاب‌هایی است که با موضوع OKR نوشته شده‌است. کتاب با مجوز رسمی ترجمه و نشر از ناشر اصلی، توسط نشر نوین (www.nashrenovin.ir) منتشر شده‌‌است.

? افراد از اولویت‌های مبهم، بی‌معنی، دائما متغیر یا مغایر با اهداف، خسته و بی‌انگیزه می‌شوند.

? OKR ابزاری منعطف و داده محور است و ابزاری همه‌کاری برای تمامی محیط‌ها محسوب می‌شود.

? OKR‌ها می‌توانند مانند تابلوهای راهنما برای شرکت‌های بزرگ عمل کنند. این اهداف و نتایج کلیدی، سیلوهای منزوی سازمان را نابود می‌کنند و عاملی برای برقراری ارتباط میان پراکنده‌ترین اعضای آن هستند.

? OKR چهار ویژگی و مشخصه‌های اصلی دارد که در این کتاب OKR نامیده می‌شوند. این ۴ ویژگی‌ها عبارتند از:

? ? تمرکز

? ? همسوسازی

? ? رهگیری (ردیابی)

? ? چالش پذیری

? تمرکز و پایبندی به اولویت‌ها

? ? سازمان‌های موفق تمام توجه خود را روی مهم‌ترین موارد می‌گذارند و

? ? مسائل نه چندان مهم را نیز به صراحت مشخص می‌کند.

? ? OKR رهبران را وادار می‌کند تا انتخاب‌های دشواری انجام دهند.

? همسوسازی و ارتباط با کار تیمی

? ? اهداف تمام افراد از مدیرعامل تا پایین‌ترین سطوح سازمان کاملا مشخص است.

? ? وابستگی میان اهداف شما و سایر تیم‌ها، مبنایی برای برقراری ارتباط ایجاد می‌کند.

? ? با افزایش حس مالکیت و کارکنان، تعلق خاطر و نوآوری آنها افزایش می‌یابد.

? رهگیری و ردیابی برای مسوولیت‌پذیری

? ? OKRها داده محور هستند.

? ? بررسی‌های دوره‌ای، ارزیابی بی‌طرفانه و تجدیدنطرهای مداوم از ارکان OKRها هستند.

? ? نتیجه این ویژگی افزایش روحیه مسوولیت‌پذیری بدون قضاوت درباره دیگران می‌شود.

? چالش‌پذیری برای دستاوردهای خارق‌العاده

? ? OKRها مشوق دستیابی به غیرممکن‌ها هستند.

? ? آزادی عمل برای سعی و خطا ایجاد می‌کنند، تا جاه‌طلب‌ترین و خلاق‌ترین وجه خود را نشان دهیم.

? افراد زیادی هستند که سخت تلاش می‌کنند، اما دستاورد چندانی ندارند.

? نحوه به‌کارگیری دانش یا اطلاعات قابل اکتساب و تبدیل آنها به دستاورد‌های حقیقی ارزشمند است. ?

? دو عبارت کلیدی این سیستم اهداف و نتایج کلیدی هستند که دو منظور متفاوت دارند.

? ? اهداف جهت‌گیری‌های سازمان را مشخص می‌کنند.

? ? نتایج کلیدی باید قابل سنجش باشند.

? OKR ریشه در MBO یا مدیریت مبتنی بر اهداف دارد.

? نمونه OKR در اینتل

? ? هدف: عملکرد سری ۸۰۸۰ در مقایسه با موتورولا را نشان دهیم.

? ? نتایج کلیدی (با معیارهای زیر سنجیده می‌شود):

? ? ? ۵ بنچ‌مارک تحویل دهم.

? ? ? یک نسخه دمو طراحی کنم.

? ? ? جزوه‌های لازم را برای آموزش فروشنده‌های خارج از دفتر مرکزی سازمان طراحی و تدوین کنم.

? ? ? به سه مشتری تماس بگیرم تا کارایی این جزوه‌ها را اثبات کنم.

OKRها شاهرگ حیاتی اینتل در دوران اندی گروو بودند، آنها محور تمامی گفتگوهای هفتگی رودررو، جلسه‌های دو هفته یک‌بار با همکاران و ارزیابی‌های ماهانه و سه ماهه هر بخش بودند. بدین ترتیب اینتل توانست ده‌ها هزار نیروی خود را به گونه‌ای هدایت کند که میلیون‌ها ریزتراشه سیلیکونی یا مسی را با دقت یک‌میلیونیم متر بسازد.

? ? جوهره فرهنگ OKR، صداقت فکری بی‌قید و شرط، نادیده گرفتن منافع شخصی و وفاداری کامل به تیم است. ? ?

? ? برای تشویق کارکنان به ریسک‌پذیری و کنارگذاشتن لاک دفاعی، بهتر است هیچ ارتباط میان OKR و پاداش آنها وجود نداشته باشد.

? دو نمونه OKR در اینتل در سه ماهه دوم ۱۹۸۰

? هدف اینتل: ۸۰۸۶ به قدرتمندترین سری ریزپردازنده‌های ۱۶ بیتی تبدیل شود.

? ? نتایج کلیدی:

? ? ? طراحی و انتشار ۵ بنچ‌مارک که عملکرد بهتر سری ۸۰۸۶ را نشان دهد (واحد App).

? ? ? بسته‌بندی مجدد کل محصولات سری ۸۰۸۶ (واحد بازاریابی)

? ? ? تولید قطعه ۸ مگاهرتزی (واحدهای مهندسی و تولید)

? ? ? ارسال نمونه‌ای از کمک پردازنده‌های حسابگر تا تاریخ ۱۵ ژوئن (واحد مهندسی)

? هدف واحد مهندسی: تا تاریخ ۳۰ می ۵۰۰ قطعه ۸ مگاهرتزی سری ۸۰۸۶ را به CGW تحویل دهیم.

? ? نتایج کلیدی:

? ? ? آماده‌سازی طرح نهایی برای ضبط تا ۵ آوریل.

? ? ? گذاشتن ماسک‌های نسخه ۲.۳ روی ماشین‌ها تا ۰ آوریل.

? ? ? آزمایش نوارهای تکمیل شده تا ۱۵ می.

? ? ? استارت دستگاه‌ها حداکثر تا ۱ می.

? ? وجه تمایز اینتل نبود رفتار سیاسی در این سازمان بود. مدیران حاضر بودند که اختیار شخصی اندک خود را فدای مصالح جمعی کنند.

? ?در پی وقوع بحران، شرکت‌های بد نابود می‌شوند، شرکت‌های خوب زنده می‌مانند و شرکت‌های عالی پیشرفت می‌کنند. ? ?

? انتخاب‌های هر شخص بسیار بیشتر از توانمندی‌هایش شخصیت واقعی او را نشان می‌دهد (نقل قول از جی‌کی‌رولینگ).

? ? سنجش‌های مهم با این پرسش آغاز می‌شوند: مهم‌ترین اهداف ما برای ۳ (یا ۶ یا ۱۲) ماه آینده چه هستند؟

? سازمان‌های موفق تمرکزشان را بر روی برنامه‌های واقعا تاثیرگذار و مهم می‌گذارند و طرح‌های نه چندان ضروری را به تعویق می‌اندازند.

? رفتار و گفتار راهبران سازمان‌ها نشان‌دهنده تعهد ایشان به برنامه‌های مهم است.

? مسوولیت تعیین OKR بر عهده رهبران ارشد سازمان است. آنها باید شخصا مسوولیت این فرآیند را قبول کنند.

?  وقتی شما مدیرعامل یا بنیان‌گذار شرکت هستید، باید برنامه‌های سازمان را اعلام کنید و شخصا الگوی اجرای آنها باشید.

? ? در نظرسنجی از یازده هزار مدیر ارشد و عوامل اجرایی سازمان‌ها، اکثرا اصلی‌ترین اولویت‌های سازمان خود را نمی‌دانستند، تا جایی که نیمی از این افراد حتی یکی از اولویت‌هایشان را هم نمی‌دانستند. ? ?

? اهداف و نتایج کلیدی عملکرد در عنصر مکمل هستند، یکی از اصول کلی و چشم‌انداز سازمان و دیگری معیارهای اجرایی را نشان می‌دهد. اهداف می‌توانند با نمایش افق‌های دور، الهام‌بخش باشند، در حالی که نتایج کلیدی چارچوب‌های مشخص‌تری دارند.

? برای پیشرفت سازمان، مدیران باید بتوانند عملکرد و نتایج حاصل را نسبت به اهداف بسنجند (نقل قول از پیتر دراکر).

? دستیابی یه هدف نهایی مستلزم تحقق نتایج کلیدی تعیین شده است. اگر هدف شما به درستی تعریف شده باشد، اغلب می‌توانید با تحقق ۳ تا ۵ نتیجه کلیدی به آن برسید. تعیین نتایج بیش از حد، تمرکز شما را کاهش داده، مانع پیشرفت می‌شود.

? تعیین چارچوب‌های زمانی کاملا مشخص، تمرکز و تعهد را افزایش می‌دهد. تحقق اهداف در موعد مقرر، بهترین انگیزه برای تلاش بیشتر است.

? سرگذشت شوم خودروی فورد پنیتو خطرات OKRهای تک‌بعدی را نشان می‌دهد (خودروی ارزان، کم‌مصرف، قابل اعتماد با امکان تعمیر ساده – در عین فراموشی ایمنی). ?

? هرقدر OKR جاه‌طلبانه‌تر باشد، ریسک نادیده گرفتن یکی از معیارهای حیاتی نیز افزایش می‌یابد.

? اجازه ندهید کار بی‌نقص مانع شکل‌گیری طرح‌های خوب شود (نقل قول از ولتر). ?

? تکامل تدریجی از ویژگی‌های OKR‌هاست. ?

? نمونه OKR ضعیف

? هدف: پیروزی در مسابقه اتومبیل‌رانی ایندی ۵۰۰.

? ? نتایج کلیدی:

? ? ? افزایش سرعت هر دور مسابقه.

? ? ? کاهش زمان پیت‌استاپ.

? نمونه OKR متوسط

? هدف: پیروزی در مسابقه اتومبیل‌رانی ایندی ۵۰۰.

? ? نتایج کلیدی:

? ? ? افزایش سرعت متوسط هر دور مسابقه به میزان ۲ درصد.

? ? ? کاهش متوسط زمان پیت‌استاپ به میزان ۱ ثانیه.

? نمونه OKR قوی

? هدف: پیروزی در مسابقه اتومبیل‌رانی ایندی ۵۰۰.

? ? نتایج کلیدی:

? ? ? افزایش سرعت متوسط هر دور مسابقه به میزان ۲ درصد.

? ? ? ۱۰ بار آزمایش در تونل باد.

? ? ? کاهش متوسط زمان پیت‌استاپ به میزان ۱ ثانیه.

? ? ? روزانه یک ساعت تمرین پیت‌استاپ.

? نوآوری یعنی نه گفتن به هزار چیز دیگر (نقل قول از استیوجابز). ?

? ? اهداف بیش از حد و متعدد می‌توانند تمرکز ما را روی مهم‌ترین مسایل کاهش دهد یا باعث شوند حواسمان به درخشان‌ترین دست‌آورد دم دست پرت شود. ? ?

? ? با اهداف کم‌تر با نتایج بهتری می‌رسیم. ? ?

? ? اصلی‌ترین دستاورد OKR، افزایش تمرکز اعضای سازمان است و این تنها با تعداد محدودی اهداف محقق می‌شود. ? ?

? ? باید علاوه بر قدرت آغاز برخی پروژه‌های مطلوب، صراحت، صداقت و دیسیپلین، رد تعداد دیگری را داشته باشیم. ? ?

? سه اصل مهم در کارآفرینی

? ? حل یک مساله / برطرف کردن یک مشکل

? ? ساخت محصولی ساده

? ? برقراری ارتباط با کاربران

?️ برای غربال‌گری پرسشی ساده بپرسید: آیا آن‌قدر ارزش دارد که یکی از اولویت‌های تیم / سازمان باشد؟ در صورت منفی بودن پاسخ، آن را نادیده بگیرید. ?️

? OKRها می‌توانند مانع مدیریت ذره‌بینی شوند. ?

? ? آموزه‌ای از دوی ماراتن: اگر انرژی بیش از حدی را در ابتدای مسیر بگذارید، مشکلات زیادی برای پایان کار خواهید داشت. ? ?

? ? هر قدر هدفی چالش‌ برانگیزتر باشد، وسوسه رها کردن آن هم بیشتر خواهد بود. ? ?

? هیچ‌گاه نمی‌توان در اولین تلاش به درستی OKR را اجرا کرد، حتی اجرای دوم و سوم هم بی‌نقص نخواهد بود، اما مایوس نشوید و مصمم بمانید. باید آن را با ویژگی‌های سازمان خود تطبیق دهید. ?

? ما افراد باهوش را استخدام نمی‌کنیم، تا به آنها بگوییم چه کاری انجام دهند، بلکه آنها را به‌کار می‌گیریم تا به ما بگویند چه کاری انجام دهیم (نقل قول از استیو جابز). ?

? ? با رونق رسانه‌های اجتماعی، زندگی روزمره ما در معرض دید دیگران قرار گرفته است. همین شفافیت می‌تواند باعث رشد شود. ? ?

? تحقیقات نشان می‌دهد که احتمال دستیابی به اهداف علنی بسیار بیشتر از اهداف محرمانه است. صرف علنی کردن هدف، می‌تواند دیدگاه سازمان را نسبت به آن تغییر دهد. ?

? ? شفافیت موجب افزایش همکاری می‌شود. وقتی همسویی میان کارکنان بالا باشد، احتمال موفقیت و عملکرد موفق بیش از دو برابر افزایش می‌یابد. ? ?

? مطالعات نشان می‌دهد تنها هفت درصد از کارکنان درک کاملی از استراتژی‌های کسب و کار و انتظارات از خودشان برای دستیابی به اهداف مشترک سازمان دارند. ?

? در ادامه نمونه‌ای از OKR برای یک باشگاه ورزشی با اقتباس از متن اصلی کتاب آمده است. ?

? اگر انتقال سلسله‌مراتبی اهداف در تعادل باشد، عملیات سازمان منسج‌تر می‌شود. اما وقتی تمام اهداف زیردستان براساس نتایج کلیدی مافوق‌ها تعیین شود، همه چیز بی‌روح و مکانیکی می‌شود و می‌تواند چهار اثر مخرب را در پی داشته باشد:

? ? کاهش چابکی

? ? کاهش انعطاف‌پذیری

? ? به‌حاشیه رفتن کارکنان

? ? ارتباطات تک‌بعدی

? اگر OKR در راستای اهداف کلان سازمان باشد، امکان ابلاغ آن بدون رعایت سلسله‌مراتب وجود دارد.

? ? نوآوری بیش از محور سازمان، در حاشیه‌های آن شکل می‌گیرد. قدرتمندترین OKRها اغلب ایده کارکنان عادی سازمان هستند. ? ?

? ? هر قدر اهداف بلندپروازانه‌تر باشد، عملکرد بهتر می‌شود. افرادی که شخصا مقصد خود را انتخاب می‌کنند، اطلاعات بیشتری برای رسیدن به آن دارند. ? ?

? در کسب و کارها به ندرت تنها یک راه‌کار صحیح برای موفقیت وجود دارد. اگر قوانین دست و پاگیر را کاهش دهید و از کارکنان حمایت کنید تا راه‌کارهای موفقیت خود را پیدا کنند، به نفع همه است.